反腐新常態(tài)下如何做好項目檔案工作——以滁州市公管局項目檔案管理為例

汪　杰

（滁州市公共資源交易監(jiān)督管理局　滁州　239000）

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反腐新常態(tài)下如何做好項目檔案工作——以滁州市公管局項目檔案管理為例

汪杰

（滁州市公共資源交易監(jiān)督管理局滁州239000）

摘要公共資源交易市場是社會主義市場體系中的重要組成部分。近年來，各地積極推進(jìn)公共資源交易市場建設(shè)。截至2014年底，全國縣級以上各類公共資源交易市場4000多個，其中，集中統(tǒng)一的市場1200多個。這對于促進(jìn)和規(guī)范公共資源交易活動，加強(qiáng)反腐體制機(jī)制建設(shè)發(fā)揮了積極重要的作用。但在公共資源交易市場的建設(shè)和運(yùn)行過程中，也暴露出不少問題，主要是重復(fù)建設(shè)，資源不共享；運(yùn)行不規(guī)范，公開性不夠；干預(yù)交易主體自主權(quán)，加重企業(yè)負(fù)擔(dān)；以及交易服務(wù)、管理和監(jiān)督職責(zé)不清，監(jiān)管缺位、越位、錯位等現(xiàn)象，但是上述問題均可以通過加強(qiáng)公共資源交易項目檔案管理來實(shí)現(xiàn)歷史再現(xiàn)，恢復(fù)每一次項目招標(biāo)采購的完整過程。通過規(guī)范化、制度化的有效管理，讓違法違規(guī)行為在項目檔案中留下蛛絲馬跡。

關(guān)鍵詞項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)代理機(jī)構(gòu)招標(biāo)單位保管保密保管期限

How to Do a Good Project Archives Work under the New Normality of Anti-corruption - For the Example of Project Archives Management in the Public Resources Trading Administration Bureau of Chuzhou City

Wang Jie
(Chuzhou Municipal Supervision & Administration Bureau of Public Resources Trading Chuzhou 239000)

Abstract The public resources trading market is an important part of socialist market system. The actively promoting the construction of public resources trading markets in recent years. At the end of 2014, all kinds of public resources trading markets at or above the county level in more than 4000, among them, the centralized and unified market more than 1200. It's promoted and standardized the public resources trading activities, strengthening the construction of system and mechanism against corruption has played a positive role. But in public resources trading market in the process of the construction and operation, also exposed some problems, it mainly is the repeated construction and resource sharing; Operation is not standard, publicity is not enough; Intervention trading main body autonomy, to aggravate the burden; And trading service, management and supervision, supervision vacancy, offside, dislocation phenomenon, but all these issues can be solved through strengthening the public resources trading project archives management to realize the historical representation, restore the complete process of each project bid procurement. Through the effective management of standardization, institutionalization, violation behavior left traces in the project archives.

Keywords Project archives Business training Agent organization Bidding unit Escrow Confidentiality Escrow period

近年來，國務(wù)院高度重視公共資源交易市場建設(shè)，李克強(qiáng)總理多次強(qiáng)調(diào)，要加快推進(jìn)公共資源交易的市場化改革，實(shí)行全流程的透明化管理，建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺，把公共資源交易納入規(guī)范化、法制化軌道，強(qiáng)化事中事后監(jiān)管，促進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變和管理創(chuàng)新。但在項目檔案管理上一直沒有一個統(tǒng)一和規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。時至今日，仍然是各自為政，方法不一。筆者結(jié)合工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)淺談幾點(diǎn)加強(qiáng)項目檔案管理工作的做法，希望能為凈化公共資源交易市場做貢獻(xiàn)。

一、提高認(rèn)識，規(guī)范制度

1、提高項目檔案的管理權(quán)限，由公管局副局長分管項目檔案工作

（1）項目檔案實(shí)行誰代理，誰立卷，誰移交的歸檔管理流程。主要負(fù)責(zé)項目檔案的收集、整理、立卷、裝訂和移交工作；

（2）建立專門的項目檔案室，接受檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。負(fù)責(zé)制定本系統(tǒng)的項目檔案規(guī)章制度，并管理在滁備案的招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)的項目檔案工作；

（3）項目檔案原則上不得外借。需要調(diào)閱利用的必須填寫《滁州市公共資源交易項目檔案利用登記表》，并由公管局副局長簽批，方可交項目檔案室辦理調(diào)閱利用。

2、依據(jù)法律法規(guī)，嚴(yán)明獎懲制度

（1）招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)在收集、整理、立卷、裝訂和移交項目檔案工作中出現(xiàn)問題的，依據(jù)《滁州市招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)考評管理辦法（暫行）》視情況采取扣分或暫停代理業(yè)務(wù)的處理，對完成項目檔案工作任務(wù)較好的給予加分和一定范圍內(nèi)的通報表揚(yáng)。

（2）項目檔案室或有關(guān)人員在檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化建設(shè)上做出突出貢獻(xiàn)的，依據(jù)實(shí)際影響力給予一定的精神獎勵和物質(zhì)獎勵。并優(yōu)先推薦提拔任用機(jī)會，以此調(diào)動工作人員愛崗敬業(yè)，爭先創(chuàng)優(yōu)的工作積極性、創(chuàng)造新，營造拴心留人的工作環(huán)境。

（3）在項目檔案管理工作中出現(xiàn)違法違紀(jì)行為的，將參照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局令第30號）等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

二、加強(qiáng)項目檔案隊伍建設(shè)，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度

1、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，市交易中心各部門和在滁備案的招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)均需要指定一名兼職的檔案人員，負(fù)責(zé)與項目檔案室聯(lián)絡(luò)項目檔案工作。

2、指定的兼職檔案人員，首選業(yè)務(wù)素質(zhì)好、工作責(zé)任心強(qiáng)的。指定人員盡量不要頻繁更換崗位，減少人員流動頻繁對項目檔案工作帶來的不利影響。

3、市公管局每年按時組織安排項目檔案室檔案工作人員參加市級以上檔案行業(yè)的有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，為了提高檔案人員的工作業(yè)務(wù)能力和管理水平，增強(qiáng)專業(yè)性、理論性和實(shí)踐性。

4、項目檔案室負(fù)責(zé)定期組織招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)和市交易中心各部門指定的有關(guān)兼職檔案人員進(jìn)行項目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，每年度不得少于1次。

5、項目檔案室要充分利用新媒體和“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，創(chuàng)建項目檔案工作業(yè)務(wù)交流群，通過QQ群或微信群及時學(xué)習(xí)和交流項目檔案工作。

6、加強(qiáng)檔案行業(yè)交流和互動力度，項目檔案室每年度都要認(rèn)真總結(jié)全年工作，至少撰寫或發(fā)表一篇與項目檔案工作有關(guān)的典型案例分析或工作經(jīng)驗(yàn)成果等論文或匯報資料。通過媒介傳播讓項目檔案工作受到社會各界的關(guān)注，讓業(yè)內(nèi)人士通過良好的交流和互動將工作中遇到的一些問題在此產(chǎn)生共鳴，從而達(dá)到共同學(xué)習(xí)、共同發(fā)展、共同進(jìn)步的良好氛圍。

三、嚴(yán)抓項目檔案工作中的重點(diǎn)部位

1、多年來，經(jīng)過各有關(guān)部門對項目檔案的調(diào)閱利用，對招標(biāo)交易項目中可能存在違法違紀(jì)行為的案件進(jìn)行查處中發(fā)現(xiàn)，許多重要線索和證據(jù)都是依靠一個個完整、有效、可用的項目檔案資料反映出來的。但是由于項目檔案目前沒有統(tǒng)一、明確的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，所以在規(guī)范和共識上還存在爭議。

2、項目檔案資料應(yīng)當(dāng)確保真實(shí)性、完整性、有效性和可用性，項目前期資料中，招標(biāo)單位（人）提供的相關(guān)文件或其它資料等為掃描件或復(fù)制件的，必須要求招標(biāo)單位（人）或者發(fā)文單位加蓋印章予以證明該件的真實(shí)性，其它組織或者機(jī)構(gòu)不得蓋章確認(rèn)。

3、項目開標(biāo)的過程資料必須為原件。有關(guān)資料是正、副本的，以正本為主。包括：招標(biāo)代理合同、中標(biāo)單位（人）的投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等不得出現(xiàn)掃描件或復(fù)制件等現(xiàn)象。

4、驗(yàn)收項目檔案資料時，必須認(rèn)真檢查檔案資料內(nèi)需要蓋章、簽字和填寫日期的位置是否落實(shí)完備。

5、凡是需要?dú)w檔的文件資料，都應(yīng)當(dāng)做到書寫優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長久保存。

6、任何一個項目檔案中都必須收集下載在指定媒體上發(fā)布過的招標(biāo)公示和中標(biāo)公示等有關(guān)規(guī)定中要求依法必須公開上傳的資料信息首頁，予以證明招標(biāo)項目是否依法在指定媒體上公開有關(guān)的招標(biāo)、中標(biāo)等交易信息。

7、任何單位及個人不得擅自修改、偽造、變造和銷毀項目檔案和出現(xiàn)拒不歸檔等行為。

8、審查備案科和監(jiān)督監(jiān)察科的審核人負(fù)責(zé)審核卷內(nèi)項目的招標(biāo)投標(biāo)資料是否齊全、完整，并簽字確認(rèn)對其真實(shí)性、完整性、有效性、可用性負(fù)責(zé)。最終由項目檔案室按照接收標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)驗(yàn)收項目檔案資料，可以接收的項目檔案由檢查人簽字確認(rèn)，辦理接收手續(xù)。

9、充分利用和發(fā)揮好電子招標(biāo)投標(biāo)項目檔案系統(tǒng)的作用，認(rèn)真做好前期紙質(zhì)項目檔案資料的掃描和上傳工作。確保電子招標(biāo)投標(biāo)項目檔案工作有序和安全進(jìn)行。

10、為了避免招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)出現(xiàn)項目檔案不按時移交或不移交的現(xiàn)象發(fā)生，在發(fā)放中標(biāo)通知書時將發(fā)放信息上傳至系統(tǒng)自動提示功能。系統(tǒng)會在中標(biāo)通知書發(fā)放后7日內(nèi)以短信方式提示項目檔案室，直至項目檔案移交確認(rèn)為止。

11、項目檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、15年。建設(shè)工程類200萬以上（含200萬）、政府采購類100萬以上（含100萬），以及其它類（國有建設(shè)用地使用權(quán)出讓、礦產(chǎn)權(quán)出讓、國有產(chǎn)權(quán)交易等項目）列為永久保管；建設(shè)工程類20~200萬，政府采購類10~100萬項目列為30年保管；建設(shè)工程類20萬以下，政府采購類10萬以下項目列為15年保管。

四、項目檔案的整理步驟

1、招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)在被確定代理資格后，項目資料收集準(zhǔn)備工作已經(jīng)開始。

2、招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時收集所代理的招標(biāo)項目全部過程資料，包含：紙質(zhì)文件、電子文件、圖紙和圖表等該代理項目實(shí)際操作中形成的一切有關(guān)具有保存價值的各類資料。

3、項目招標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時整理該項目的檔案資料，整理時要嚴(yán)格按照‘卷內(nèi)目錄’對照‘文件題名’依次自然排列無誤后，進(jìn)行頁面編碼。編完頁碼后填寫‘卷內(nèi)目錄’的具備狀況、頁次、和備注的內(nèi)容。

4、案卷封面的內(nèi)容填寫：招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)只需要填寫案卷題名、項目編號、立卷單位（蓋章）和起止日期。檔號、保管期限和密級，由項目檔案室完成。

5、卷內(nèi)備考表的內(nèi)容填寫：招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)只需要填寫文件資料總頁數(shù)，文字資料頁數(shù)、圖樣資料頁數(shù)和光盤張數(shù)。‘說明’內(nèi)填寫項目開展的異常狀況，順利完成的不必填寫?！⒕砣恕顚懻袠?biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)的整理人姓名，‘日期’填寫招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)整理人實(shí)際裝訂的時間。‘互見號’、‘檢查人’、‘日期’，由項目檔案室完成。

6、立卷裝訂按照‘三孔一線’上、下穿管裝訂，線頭系于中端穿孔處，打死結(jié)。

7、項目檔案封條應(yīng)當(dāng)粘貼于案卷脊背中段，裁剪大小應(yīng)適當(dāng)，粘貼美觀，無損壞，不宜壓字，背面粘貼連接處蓋整理人印章。

8、項目檔案組卷時，若清單控制價、中標(biāo)單位（人）投標(biāo)文件、設(shè)計圖方案等資料過厚或不易一并組卷時，可以單獨(dú)組卷，單獨(dú)組卷需要另加案卷封面和封條裝訂。頁碼從‘1’開始編寫。不必另加‘卷內(nèi)目錄’和‘卷內(nèi)備考表’。

9、項目檔案另附光盤的，盒內(nèi)封面上招標(biāo)（采購）代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)填寫：‘案卷題名’、‘項目編號’、‘立卷單位’、‘文件容量’、‘刻錄日期’。‘檔號’由項目檔案室完成。

10、案卷組成排列順序必須嚴(yán)格按照‘卷內(nèi)目錄’里的‘文件題名’具體名稱順序進(jìn)行排列，沒有具體名稱的歸入相近名稱內(nèi)。

11、項目編號填寫：應(yīng)當(dāng)填寫最后一次招標(biāo)成功的項目編號。若多次開標(biāo)未成，業(yè)主自行招標(biāo)沒有項目編號的，不必填寫。

12、多次開標(biāo)的項目，在填寫‘卷內(nèi)目錄’時，‘文件提名’先后放入多次開標(biāo)文件資料的，應(yīng)當(dāng)在‘備注’內(nèi)填寫‘一次、二次、三次……’。

13、編寫頁碼時，同一項目單獨(dú)組卷的都應(yīng)當(dāng)在每卷內(nèi)文字頁面正面右下角處，反面左下角處用鉛筆按照順序填寫頁號，書寫要工整、清楚，易識別。單獨(dú)組卷的封面和目錄不編寫頁碼。單獨(dú)組卷的自有頁碼正確的，不必重復(fù)編寫。將招標(biāo)文件、清單控制價、合同、中標(biāo)人投標(biāo)文件及其它項目過程資料組成一卷的，上述文件資料內(nèi)自有頁碼符

合規(guī)定要求的可以在該文件封面首頁填寫一個頁號，代表本文件頁號。若自有頁碼不正確，需要按照實(shí)際編寫順序逐頁編寫頁號。一個完整項目組成一卷只需要一個案卷封面、一個卷內(nèi)目錄、一個卷內(nèi)備考表。

五、嚴(yán)控項目檔案的保管和保密關(guān)

1、市公管局或市交易中心要高度重視項目檔案的保管和保密工作，應(yīng)當(dāng)與項目檔案室工作人員和各兼職檔案人員簽訂《項目檔案安全、保密協(xié)議》，在制度上增強(qiáng)工作人員的保密意識。

2、建立健全項目檔案的調(diào)閱利用審批制度。

3、嚴(yán)格進(jìn)、出入項目檔案庫房登記制度。

4、嚴(yán)抓項目檔案庫房定期檢查、排除安全隱患制度。

5、加強(qiáng)“人防、物防、技防”，在項目檔案庫房內(nèi)安裝監(jiān)控攝像頭和防火、防盜報警系統(tǒng)，全方位、高規(guī)格的筑牢項目檔案保管和保密的“防火墻”。

6、公共資源交易平臺因國家發(fā)展和改革需要，對單位撤銷或合并的，應(yīng)當(dāng)及時與同級檔案行政管理部門聯(lián)系，在同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)下對項目檔案進(jìn)行妥善處理、安置，不得隨意遺棄或銷毀。

1999年8月30日全國人大常務(wù)委員會制定和頒布《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等有關(guān)法律法規(guī)以來，并未對項目檔案工作作出明確，使得各地公共資源交易監(jiān)管部門在項目檔案業(yè)務(wù)上各自為政，自定規(guī)章，自行標(biāo)準(zhǔn)，有些公共資源交易監(jiān)管部門制定的標(biāo)準(zhǔn)是與《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》相違背的。《檔案法實(shí)施辦法》第四條明確規(guī)定“國務(wù)院各部門經(jīng)國家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法?！?/p>

因此，我們可以看到對于統(tǒng)一的行業(yè)性標(biāo)準(zhǔn)制定，多種標(biāo)準(zhǔn)的存在不僅完全沒有必要，甚至?xí)π袠I(yè)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一推進(jìn)產(chǎn)生阻礙。國務(wù)院應(yīng)當(dāng)在加快統(tǒng)一公共資源交易平臺建設(shè)的同時，整合行業(yè)在項目檔案建設(shè)中做出的的努力和探索創(chuàng)新，要求國家檔案局牽頭，與國家發(fā)改委、財政部、工信部、住建部、交通部、水利部、商務(wù)部等有關(guān)部門積極采取有力措施，盡快調(diào)研出臺具體的項目檔案管理辦法，統(tǒng)一安排項目檔案標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作，逐步在全國范圍內(nèi)建立和執(zhí)行統(tǒng)一的項目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。項目檔案管理工作千頭萬緒、錯綜復(fù)雜，但實(shí)踐證明，只要工作思路和方法正確，就能確保項目檔案工作有條不紊地開展。

汪杰（1987~），男，安徽滁州人，本科，研究方向?yàn)檎袠?biāo)投標(biāo)檔案管理。

作者簡介

中圖分類號G273

文獻(xiàn)標(biāo)識碼B

文章編號160105-7183