淺談電力企業科技檔案管理創新

李登芳（成都城電電力工程設計有限公司，四川成都610000）

淺談電力企業科技檔案管理創新

李登芳（成都城電電力工程設計有限公司，四川成都610000）

電力企業科技檔案作為電力企業運營的真實記錄是電力企業管理工作中的重要組成部分，是電力企業工作效率和質量的反映，電力企業檔案管理的科學化與否直接關系到一個電力企業的經營和管理水平，近年來電力企業不斷加快了電力企業科技檔案管理工作的步伐。本文通過當前電力企業科技檔案管理現狀的分析，提出了實現電力企業管理科學化的建議。

電力企業；科技檔案；管理創新

1 引言

當今信息時代，企業積累的市場商業信息與技術信息已經成為多數企業發展的命脈，信息直接關乎企業的生存與發展的戰略，技術信息則是企業發展的根基，如果一個企業不能正確有效積累、充分利用已有的檔案信息與資料，沒有合理的檔案管理機制，則這個企業就難以做到持續改進與改革創新，也就難以保證企業持續健康發展。所以，企業不僅要從思想上跟上時代，重視信息，更要從行動上以創新的思維，結合企業的實際情況，做好信息的現代化管理與應用。科技檔案是企業信息管理的重要組成部分，但很多的企業并沒認識到也科技檔案的管理工作的重要性，不知道如何利用企業科技檔案，把企業科技檔案的資源白白的浪費掉，對企業造成沒必要的技術資源流失、商業機會喪失和大量資金浪費。

2 電力工程企業科技檔案的意義

2.1 科技檔案定義

本文探討的科技檔案主要指在企業生產經營以及工程建設中需要，并要求監管、保存、查閱、重復利用的圖紙資料、文件資料、圖識資料、經驗總結、經營實施計劃、聲像、商標、專利技術及專有知識產權等一系列的科技文件材料。科技檔案主要是對信息進行保存，并能夠為企業充分利用，用于企業間信息以及技術等方面的交流與合作。

科技檔案可以應用于企業發展的各個方面，有效管理的目的與意義就在于它既能夠進行知識的儲備、生產與經營、技術出讓與轉讓、也能夠作為工程活動的依據與的憑證，是企業新的生產力。通過科技檔案的整理、更正、改革創新、不斷提高技術水平與科技含量，企業就能更實現整體改革與創新，提升企業的競爭力，同時提高企業的效率和收益。

2.2 電力工程企業科技檔案特點分析

2.2.1 專業性

電力工程企業科技檔案面對的是專門的電力行業各個方面專業技術，從發電、輸電、變配電、終端應用等各個特定領域中的生產、建設、運營、維護與管理等方面的活動全過程記錄。電力企業新技術、新設備、新管理手段的應有也使得電力企業的科技檔案管理的專業性進一步增強。

2.2.2 多樣性

電力企業科技檔案的多樣性主要是由于電力企業的建設、生產管理活動形式的復雜性和多樣性決定的，現代科技檔案與傳統檔案最大的區別就是信息爆炸，知識爆炸，軟硬（電子與紙質）檔案并行，如何有效保存、保護、檢索、保密，如何利用、管理等成為企業發展的瓶頸，在這種情況下就產生了科技檔案管理的更高要求，從而導致了科技檔案管理內容復雜的與多樣性。

2.2.3 成套性

在目前的電力工程企業中，相關的生產活動都是針對某一項目或者是某一生產流程進行的，因此就整個項目需要完整的科技檔案，最終的科技檔案是根據項目或者工程成套進行或者存在的。

2.3 電力科技檔案現代化管理要求

2.3.1 提高檔案信息處理能力

21世紀時信息化時代，也是互聯網時代，在發展過程中，應該緊隨這一趨勢，實現電力企業科技檔案管理的信息化和高效化。新技術的產生為電力企業檔案管理提供了一定的契機，可以利用新技術開發相應的電力企業科技檔案管理系統或者數據庫管理系統，盡可能提高檔案信息的處理能力。

2.3.2 加強檔案的安全保護

電力企業的科技檔案會涉及到企業的許多關鍵及重要技術，涉及到企業的大量經驗積累與知識產權等相關的企業秘密，所以必須要加強對檔案的安全保護。并且計算機技術的發展，互聯互通的空間網絡，也對企業的信息安全造成了進一步的威脅，就需要在新形勢下采取新手段以及新措施加強檔案的安全保護。

3 企業科技檔案管理現狀

3.1 管理模式落后

當前許多電力企業的檔案部門在管理方面在處于對檔案實體的整理、收集與利用的初始階段，還沒能進入到對于科技檔案開展數字信息化的高級階段。在現如今的數字化信息時代，科技檔案的載體、內容、信息、類別等將會持續增多，科技檔案的數字化管理模式一定會替代傳統的科技檔案實體管理模式。

3.2 服務手段落后

電力企業的檔案部門以往的計算機網絡數碼設施，僅僅可以對科技檔案的專題目錄、案卷開展簡單的編輯整理，無法利用當今的計算機網絡通信技術開展信息交流與科技成果轉讓，因此對于科技檔案信息資源的利用率較低。

3.3 服務方式被動

以往電力企業檔案部門通常懷著按部就班的心態，因此其服務內容、方式比較單一，限制了其所服務的范圍，與外界缺乏溝通與交流，所服務的對象僅僅局限于在企業內部借閱和復制。

3.4 專職人員稀缺

很多電力企業檔案管理人員工作十分繁雜，很少接受過檔案管理方面的專業訓練，面對科技檔案的具體工作時，常常顯得力不從心，只能對日常文件資料進行簡單的收集整理工作，很難應對科技檔案信息的精細化工作。

4 電力企業企業科技檔案管理創新

4.1 創新思想觀念

檔案部門一定要具備創新型思維，與時俱進，轉變觀念，要有組織有規劃的有條不紊地進行科技檔案信息化建設。電力企業要將科技檔案信息化建設經費也納入年度財務預算的范圍，適當增加經費投入，配置高性能電腦、同時激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數碼相機、數據庫服務器、大型數據庫、檔案管理軟件、網絡安全設備等設施設備也是必不可少的，以此來解決好科技檔案信息化基礎設施建設等根本性問題。

4.2 創新管理方法

創建現代化的數字網絡信息化的科技檔案管理部門。首先要選取科學的電力企業檔案管理軟件，其系統功能、后臺數據庫、體系結構、適用網絡結構、辦公自動化系統數據接口，并且科技檔案的管理模式一定要符合檔案信息化建設的需求。其次要做好文件級、案卷級目錄數據庫的錄入、查詢以及維護工作，利用原文傳輸、掃描以及查詢目錄等方法，進行科技檔案文件目錄、案卷的檢索以及全文查詢，漸漸創建科技檔案網絡化、數字化的信息管理平臺，進而形成電子檔案管理、電力文件的利用中心。

4.3 創新組織機構

創新檔案組織結構的建立，首先需要創建獨立的檔案室，并且要配備好經驗豐富的檔案管理工作人員，結合實際情況改進原有的檔案規章制度，進而在根本上做好科技檔案的管理工作。同時要努力引入檔案信息化管理有關的專業技術人員，以實現擴大檔案管理人員建設的目的；其次，檔案管理人員要重視專業文化的積累工作，電力企業要強化檔案人員計算機方面的教育與培訓，讓他們可以熟練應用計算機方面的專業知識，持續提高自身的電腦網絡操作水平，提升檔案人員的業務能力與知識水平，進而使得科技檔案的管理模式向著創新型與技術型轉變。

4.4 加強科技檔案的有效開發與利用

無論是科技檔案的收集，還是科技檔案的管理，其最終目的是能夠實現對電力企業科技檔案的利用。因此，在檔案管理的基礎上，必須加強其利用等方面的建設，保證有效的利用。主要可以從兩個方面來進行：①應該注意相關的信息加工以及信息服務，對已有的科技檔案進行進一步的整理、歸納以及分析等，為其利用提供重要的條件和基礎。②應該積極地開拓市場服務，在科技檔案中涉及到企業的技術等，可以充分利用，加強技術轉讓等方面的操作，同時可以及時發現問題，對技術進行進一步的改進與開發。

4.5 創新服務方式

通過網絡信息系統，開設科技檔案在線服務，可以提高科技檔案信息資源的共享程度，優化資源配置，提高工作效率，提升企業形象，為企業發展提供高效優質服務。提高企業的經濟效益和社會效益，主動的現代化檔案管理服務方式必將取代被動的、人工式的傳統檔案管理服務方式。

4.6 創新管理模式

在管理體制上，企業科技檔案工作要建立層次分明，高效，緊湊的管理模式，企業檔案部門對本單位履行宏觀領導和管理職能，對所屬單位負責監督、檢查和建設性指導，確保科技檔案完整、準確和齊全，是創新性管理模式的基本目標。在管理機制上，創造出一種時刻尋求管理創新與理念創新的氛圍，從上到下，開展檔案部門與技術部門一起管理、領導負責的機制，進而形成多級梯度的管理模式。電力企業需要對科技檔案的信息化建設工作盡力支持，勇于改革創新管理模式。要利用現代化的網絡信息技術，合理管理科技檔案信息資源，實現標準化、科學化與規范化的科技檔案管理，進而帶來高質量的服務，逐漸實行現代化管理的合理高效的檔案管理模式。

5 結語

綜上所述，檔案管理工作是企業管理的一個重要部分。面對競爭日益激烈的市場，電力企業需進一步明確檔案工作對自身發展的重要性，加強對檔案的整理、收集、開發以及保護等各項工作，全面構建起基礎設施完備、服務功能齊全、信息化程度高的現代檔案管理體系，從而促進電力企業的可持續發展。

[1]葉 倩.如何做好電力企業檔案管理工作[J].中國管理信息化，2015（08）：34～35.

[2]陳曉莉.如何做好企業檔案管理工作[J].辦公室業務，2013（01）：68～69.

[3]樓頁新.現階段電力企業檔案管理及其創新[J].建筑工程技術與設計，2016（2）：29～30.

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2095-2066（2016）35-0152-02

2016-12-3