四大策略助HR掌控時段

張林強

新年伊始，HR手頭的工作漸漸多了起來，諸如上年度績效考核的總結，年終獎的評定與分配，全年人力資源狀況的盤點、總結與規劃，核心人才梯隊的建設，外部薪酬調查和內部薪酬滿意度調查，本年度調薪計劃的落實等等，這些都是關系到全年人力資源管理工作順利推進的重點任務，自然是一刻都耽誤不起。然而，當頻頻接到公司老總臨時安排的工作后，原本已經分身乏術的HR難免會在突發的任務面前顧此失彼。在此，筆者根據多年的實踐經驗，提出HR掌控時間的四大策略，或許可以幫助廣大同仁從容應對時間管理的難題。

策略一：調整時間分配原則

或許很多HR都會在全年中的某個固定時段感到有心無力。比如春節過后的3、4月份招聘季和9、10月份的校園宣講，還有年終歲尾的績效考核等。而年終績效、薪酬調整溝通、人事變動等也大都會在同一個時間段集中爆發。為了應對這些工作，HR需要花費大量的時間去落實相關方案的策劃、調研實施及方案調整建議等。因此，非常有必要預先做好這些周期性很強的工作預案，并將該計劃并入部門工作計劃中，以便部門員工調整安排自身工作計劃，確定計劃實施調整策略，確保各項工作按時間節點順利完成。

如果在平時，HR往往只會用小部分時間去思考“大方向”的事情，其它的大部分時間則用來完成常規工作，比如搭建人力資源管理體系、帶團隊、把握人力資源戰略規劃的實施等；如果到了某些固定時間段，則要把“規劃”和“執行”兩大部分工作的時間分配比例進行調整，大幅增加規劃的時間。比如，在年初要用六成的時間來進行梳理、分析全年人力資源狀況；在年中要重點進行人才盤點；在年終要進行人力資源管理體系評價、下一年人力資源發展戰略規劃等大事情。這些工作無一不是要HR親自組織、策劃，甚至實施的，決不能因為手頭“臨時性”工作的增多而耽擱，一定要按期啟動。

策略二：善用“授權”做杠桿

上面提到的這些“大事件”，不可能都由一個人來完成。諸如人力資源的盤點、人力資源環境的內外部審計以及人力資源管理體系的狀態，這些都需要通過團隊的分工來完成。而人力資源的基本數據、員工狀態、能力素質等基礎數據應該在人力資源信息系統中保存，即便企業沒有e-HR系統，人事管理專員或者員工發展專員等也都會有相關信息及數據，只需指定負責人就可以將數據進行完整、清晰的統計和分析；而人力資源供給需求分析則可由招聘與員工發展專員來完成；人力資源的管理體系的狀態則可由各模塊的專員進行梳理和總結而獲得。

授權作為時間管理的杠桿，可以有效節約HR大量的時間，但能否保證質量，還要看HR是否在日常工作中有計劃地對團隊進行針對性的培養和指導。所以說，HR的任何工作都是一環扣一環，需要靠平時碎片化協作的積累得以實現。同時，這種培養下屬的能力本身也是對HR的一項基本要求，那種凡事親力親為的HR顯然做不了掌控時間的高手。

對于HR來講，對“大事件”的授權不只限于信息整理和對現狀梳理，更重要的是鼓勵HR部門其他成員提出對現狀的分析、建議和改進想法。實際過程中，

這些工作需要HR來分步分期組織實施，強調用獨立完成、團隊研討的方式來進行，目的是在完成團隊年度自我總結分析的基礎上，共享信息，分享經驗，并為后續開展其他工作奠定基礎。

策略三：見縫插針做“功課”

雖然“大事情”的基本工作可通過團隊授權來完成，但還有很多工作除了HR是無人可以替代的。因自身角色、在組織中的位置以及自身的專業視野和經驗，只有親自動手才能完成的專業程度極高的工作必須要盡早投入。

作為HR，除了例行的日常工作，還有更多臨時性的事情，諸如要參加各種會議、臨時招聘或裁員等，這時就得學會見縫插針。只要平時稍有空閑時間，就要抓緊時間“充電”：看同行、看同業、看內部；觀人、觀心、觀事兒；一點一點地梳理、思考并學習。結合本企業特點和行業特性，大致梳理出具有季候性特征的人力資源管理策略和應對辦法：比如本企業何時為招聘旺季，何時又面臨員工離職高峰，什么時間段加班較多等等。

善于見縫插針的HR，無論臨時工作怎樣突然，都不會因該做的事沒有做而緊張焦躁，且在充分準備的大事情中，能夠在企業各種決策中給出科學而有見地的建議，出色地履行人力資源部門的使命。

策略四：為團隊協作爭取信任

不少HR在工作中都有這樣的體會，無論怎樣合理安排時間，工作內容總是有增無減，而有效時間卻剛性到底。由此我們就需要換一個角度來思考，即以空間換時間，以時間換時間。

首先來看以空間換時間。在HR全年的工作安排中，有些時候各個部門間信息交換比較集中、各種決策交鋒頻繁，所有部門都非常忙碌，各種會議和工作安排密集，人力資源相關工作也是如此。HR不妨在這個時間段，借助信息交換和各部門往來頻繁的機會，把人力資源部門的工作情況和全年大致的工作周期介紹給其它部門，以此爭取更多的理解和支持，引導各部門在人力資源管理方面的參與和信息反饋。

再看以時間換時間。充分利用發達的互聯網信息技術，無論是電子郵件、企業內部信息系統還是微博、微信，都是人力資源可以服務企業各部門快捷、有效的工具，人們對這些平臺的接受程度也越來越高。諸如調研問卷、信息反饋表單，甚至一整套標準的績效考核、薪酬調整流程等都可以通過這些平臺來完成。由此可以節省出一部分的時間去處理非程序性或計劃外的工作。對于HR來講，未來的人力資源管理必然是向企業內部提供更多個性化的服務與支持，這意味著要讓團隊利用先進的管理渠道、工具和方式來提高工作效率，把自己從常規事務性工作中解脫出來，從而做出更多具有創新性、能給企業帶來更多價值的事情。這些都需要HR開動腦筋，對自身與團隊的時間碎片進行探索式的管理和應用。 責編/寇斌

十個實用的時間管理方法

定制生活目標，按照重要程度排序

為你的生活制定目標，如果你一直漫無目的地生活，那現在是需要設計一個目標的時候了。如果你有太多的目標，那就認真地管理它們。你生活中的每一個領域都需要目標，比如工作、健康等。

集中精力完成最重要的任務

有了目標后，就要制訂完成目標的計劃及如何實現這些目標。如果你的目標是健康，那你就要考慮每天如何堅持煅煉身體。

每時每刻銘記最重要的目標

如果你的目標過多，那么就每天優先完成最重要的五個目標。最好把這五個目標列出優先順序。

用金錢衡量時間

如果你知道你的一小時值多少錢，時間管理就會變得容易得多。

不要太執著于完美

人人都想把每一件事做得完美無缺。但是，過于追求完美只會浪費時間。在適當的時候放手不是一件壞事。

為每個任務設置一個時限

如果你通常要花三個小時完成一項任務，那么，你可以把完成其它任務的時限也設置成三小時。你會驚奇地發現，在規定時限內你還可以完成更多任務。

試著為每天的工作制定時間表

每天早上上班前，專門為今天的工作制定時間表，這樣你會更快地完成工作。

將大目標轉換成小任務分別完成

你可以將每個目標分成幾個步驟完成，這樣你就可以很快地達成目標。

可以將某項任務交給別人

如果你有更緊迫的事情要做，可以將很重要又費時的工作托付給他人幫忙，比如瀏覽工作郵件。

給每個步驟制定時限

工作時限很重要。如果一個工作任務下達時，上司沒有給你規定時限，那么你也應該設定一個時限，你將會為自己變得如此高效率而驚奇。