華為的時間管理法則

李慶雙

華為在其針對時間管理的專項培訓中曾這樣總結：大量的時間浪費來源于工作計劃的缺乏。比如，沒有考慮工作的可并行性，結果使并行的工作以串行的形式進行；沒有考慮工作的后續(xù)性，結果工作做了一半，發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置；沒有考慮對工作方法的選擇，結果長期用低效率高耗時的方法工作。

此外，華為鼓勵員工特別是新員工敢于說“不”。因為人們在工作行為中最常見的一種情況就是不會或是不敢拒絕，這一現(xiàn)象特別容易出現(xiàn)在熱情洋溢的職場新人身上。新人為了表現(xiàn)自己，往往把來自于各方的請托都一一不假思索地接受下來，但這不是一種明智的行為。量力而行地說“不”，對己對人都是一種負責的行為。華為一向強調(diào)，接到別人的請托，不要急于說“是”，而是應該先分析一下自己能不能如期保質(zhì)保量地完成任務。如果不能，就需要具體與請托人協(xié)商，在必要的時刻，要敢于說“不”。

俗話說，成功地界定問題就已經(jīng)解決了問題的一半，但如果沒有切實可行的解決方案，困境還是不會改變，讓我們看看華為的時間管理法則吧。

法則一：以SMART為導向

華為的時間管理培訓指出，目標原則不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這里SMART標準是指：

具體的（Specific）。這是指目標必須是清晰的，可產(chǎn)生行為導向的。比如，“我要成為一個優(yōu)秀的華為人”就不是一個具體的目標，但“我要獲得今年的華為最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。

可衡量的（Measurable）。這是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的華為最佳員工獎”目標，它就對應著許多量化的指標，比如出勤率、業(yè)績表現(xiàn)等。

可達到的（Attainable）。這里“可達到的”有兩層意思：一是目標應該在能力范圍內(nèi)；二是目標應該有一定難度。

相關的（Relevant）。這里的“相關”是指與現(xiàn)實工作和生活相關，而不是簡單的“白日夢”。

基于時間的（Time-based）。“基于時間”是指目標必須確定完成的日期。在這一點上，華為的時間管理培訓指出，不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個時間段上的“時間里程牌”，以便掌控工作進度。

法則二：重點關注第二象限

根據(jù)重要性和緊迫性，可以將所有的事件分成四類（即建立一個二維四象限的指標體系，如圖1）。

一類是“重要且緊急”的事件，例如：處理危

機、完成有期限壓力的工作等。這個象限包含的是一些緊急而重要的事情，這一類事情具有時間的緊迫性和影響的重要性，無法回避也不能拖延，必須首先處理，優(yōu)先解決。

二類是“重要但不緊急”的事件，例如：防患于未然的改善、建立人際關系網(wǎng)絡、發(fā)展新機會、長期工作規(guī)劃、有效的休閑等。不同于第一象限，這一象限的事件不具有時間上的緊迫性，但對于個人或者企業(yè)的存在和發(fā)展，以及周圍環(huán)境的建立維護，都具有重大的意義。

三類是“不重要但緊急”的事件，例如：不速之客來訪、某些電話、會議、信件。第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情。這些事情很緊急但并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區(qū)，認為緊急的事情都顯得重要，實際上，這些不重要的事件往往因為它緊急，就會占據(jù)人們很多的寶貴時間。

四類是“不重要且不緊急”的事件，第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性，這種事件與時間的結合純粹是在浪費時間，是在扼殺生命。發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊、游逛，這是那些飽食終日無所事事的人們喜歡選擇的生活方式。

華為時間管理培訓指出，第三象限的“收縮”和第四象限的“舍棄”是眾所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往采取不同的方式——很多人更關注于第一象限的事件，這將會使人長期處于高壓工作狀態(tài)，經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭。長此以往既不利于生活也不利于工作。所以，華為主張關注第二象限中的關鍵事件，不提倡在其他象限浪費太多的時間和精力。

法則三：遵循韻律原則

日本一項專業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)指出：人們一般每8分鐘就會受到一次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%的工作時間。其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時，人們被打擾后重拾原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是5小時。根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時間的68.7%。

華為也明顯認識到這一點，華為提出了自己的時間管理法則——“韻律原則”，它包括兩個方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對于無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要盡量采用打擾性不強的溝通方式（如E-mail）進行溝通，要適當?shù)刂鲃优c上司溝通減少來自上司的打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，了解對方的行為習慣等。

法則四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡原則

崔西定律指出：任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以，必須要簡化工作流程。對于部門的工作流量，華為要求員工們做到“能省就省”，并編制出“分析工作流程的網(wǎng)絡圖”，每一次去掉一個多余的環(huán)節(jié)，就少了一個工作延誤的可能，這也意味著節(jié)省了大量時間。

責編/寇斌