信息技術在高校教學檔案管理中的應用

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信息技術在高校教學檔案管理中的應用

計算機技術的應用，極大地促進了我國高校教學檔案管理的現代化，使高校教學檔案管理工作，展現出勃勃生機，信息化技術應用的管理過程中，進一步提高了高校學生管理的工作效率。現階段高校教學檔案管理工作的相關工作者所需要考慮的問題是如何將信息技術在學校檔案管理工作中充分發揮出來，更好地為高校教學檔案管理工作服務。

一、高校教學檔案管理工作的現狀

所謂高校教學檔案，其實就是指廣大教育工作者在日常的教學活動中，將教學工作、學校管理以及學生學習的教學活動中所形成的不同形式的文字材料。不論是什么樣的教育單位，都不能夠缺少教學檔案，教學檔案的存在對學校決策者來說至關重要。學校領導者可以通過教學檔案深入地了解教師在教學過程中的基本情況，從而幫助教師解決教學過程中遇到的問題，進一步提高高校的教學質量以及管理水平。[1]現階段，我國高校教學檔案管理方面存在諸多不足，這些不足嚴重影響了我國高校教學檔案管理效率，也極大地阻礙了我國高校教學檔案管理水平的進一步提升。具體來說，高校教學檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

首先，高校作為一種公共場所，在日常的教學管理活動中需要接觸的人有很多，一定程度上降低了高校教學檔案管理的保密性。傳統的工作人員在管理教學檔案過程中，由于缺乏必要的檔案管理保密意識，導致在沒有管理人員允許的情況下教師還能夠隨便出入檔案室，甚至有的教師還會直接拿走相應的教學檔案，不利于教學檔案的保管。

其次，高校教學檔案管理效率普遍偏低，很容易出現差錯。在信息技術沒有應用到高校教學檔案管理之前，相關工作人員只能按照傳統的方式對教學檔案進行管理，隨著信息化水平的提高，傳統的教學管理模式已經難以滿足高校相關教育工作者的需求，校領導一旦想要查詢文件，檔案管理工作者就必須在一大堆文件當中查找，一方面效率不高，需要耗費大量的人力、物力，另一方面，也不利于高校相關工作的展開。[2]

再次，高校教學檔案管理人員素質普遍偏低，高校教學檔案的信息化管理是大勢所趨，是符合社會發展趨勢的，在這種情況下，傳統的教學檔案管理方式顯然已經過時，因此，檔案管理工作人員應當抓緊提高自身的檔案管理素質，樹立全新的教學檔案管理理念，不斷學習先進的教學檔案管理手段，將信息技術在檔案管理中的優勢充分地發揮出來。

最后，傳統的高校教學檔案管理模式難以實現檔案的查找、更新以及維護。在傳統的檔案管理模式下，教學檔案只會越積越多，不利于檔案管理者及時淘汰掉相關信息，更不利于檔案的維護以及更新。

二、高校教學檔案管理信息化的優勢

現階段我國高校教學檔案管理依然沿用紙質媒介，這種模式一方面難以適應時代發展需求，另一方面也造成了大量的人力、物力、財力的浪費，在信息化高度發展的今天，傳統的高校教學檔案管理模式必然被信息化管理所取代。隨著信息技術的不斷發展，信息技術應用到高校教學檔案管理已然是大勢所趨，檔案管理模式有效的彌補了傳統檔案管理模式的缺點，進一步提升了高校教學檔案管理的效率，對于教學檔案管理者來說，信息技術的應用具有里程碑的意義。具體來說，

高校教學檔案管理的信息化具有以下幾方面的優勢：

首先，以信息技術為基礎的高校教學檔案管理系統具有處理迅速、查閱方便以及存儲量大等優勢。這種教學檔案管理模式能夠方便存儲大量的教學資料，以電腦為手段處理教學檔案，使檔案管理工作變得靈活方便快捷，實現對教學檔案的合理分配，進一步提高高校檔案管理水平。

其次，以信息技術為基礎的高校教學檔案管理，所需要的人員數量較少，通常情況下，僅需一至二名高素質的專職工作人員即可，值得注意的是，這些高素質的專職人員必須熱愛檔案管理工作，只有這樣，檔案管理工作人員才能夠全身心的投入到檔案管理工作當中，極大地降低了管理的成本。

再次，以信息技術為基礎的高校教學檔案管理工作能夠實現高校教學檔案的長久保存，以紙質版為媒介的高校教學檔案具有不易保存、占地面積較大的缺點，將信息技術應用到高校教學檔案管理工作當中，能夠有效的彌補紙質版教學檔案的缺點，使高校教學檔案能夠實現長久的保存。同時，極大的減少了教學檔案所占的空間。[3]

最后，以信息化為基礎的高校教學檔案管理能夠有效地實現教學檔案的迅速查找。在傳統的教學檔案管理模式中，通常需要大量的人力去查找相關資料，工作效率很難提高上去。而在信息化背景下，查找相關教學檔案，只要在電腦中輸入關鍵詞，幾分鐘甚至更短的時間內就能夠找到自己所需要的教學檔案。

三、做好高校教學檔案管理信息化的對策

為了進一步適應社會發展的需要，提高高校教學檔案的管理水平，高校教學檔案管理必須走信息化道路，實現高校教學檔案管理的信息化應當做到以下幾點。

首先，高校領導應當給予教學檔案管理信息化高度的重視。教學檔案與學校的教學水平息息相關，它直接關系著高校教學的改革、管理以及教學研究等，因此，高校相關領導應當充分意識到檔案管理信息化工作的重要性，將檔案管理信息化工作納入戰略議程上來，要定期對教學檔案管理信息化進程進行考核，并將高校教學檔案管理工作落實到人，除此之外，還應當投入大量的資金來支持高校教學檔案管理的信息化，從而確保高校教學檔案管理信息化工作的順利開展。

其次，進一步提高高校教學檔案管理規范化和標準化水平。現階段，我國高校教學檔案管理信息化的過程中存在諸多問題，例如標準化滯后、軟件應用不規范等，這些問題的存在，極大地阻礙了我國高校教學檔案管理信息化水平的提高，因此，我們應當在充分認識這一問題的基礎上，切實提出有效對策，筆者認為，高校教學檔案管理信息化的過程涉及各個方面，環節眾多，想順利開展信息化就必須建立健全檔案管理標準，并將標準落實到實處。但標準的建立，本身也是一項復雜的工程，所以在建立健全高校教學檔案管理標準的過程中，應當抓好檔案管理信息化中存在的問題，以實現檔案管理標準的適用性。建設高校教學檔案管理平臺，并在此基礎上建設高校教學檔案數據庫。高校教學檔案管理的辦公自動化是實現檔案現代化的前提。[4]因此，必須進一步提高高校教學檔案管理的效率以及教學檔案信息資源的利用效率，只有這樣，高校教學檔案信息才能夠實現全方位的現代化管理。值得注意的是，高校教學檔案地信息化管理不能局限于高校檔案管理內部，應當做到從全局出發，實現高校教學文檔一體化管理模式。現階段，我國高校絕大多數教學檔案信息管理還處于由文件處理逐步向信息管理系統的過度階段，想要實現文檔一體化管理模式，高校教學檔案管理者必須運用統一的計算機，因此，高校應當逐步從文字材料開始進行管理，完成公文處理以及檔案管理所有程序的信息化。在此基礎上，學校各部門可以通過網絡的形式分享高校教學檔案信息資料。

再次，進一步加強高校教學檔案管理辦公自動化建設，從而切實提高高校教學檔案管理工作的質量。檔案管理工作在知識經濟時代的主要標志就是微機的應用以及網絡的管理，作者認為，利用微機對文書檔案進行管理具有以下優勢：1.利用微機對文書檔案管理，能夠有效實現高校教學檔案的立卷、接收以及鑒定。2.能夠迅速補漏相關文件，還原檔案原貌，檢索效率更高。3.有利于教學檔案保密工作的展開。

最后，高校教學檔案管理者應當切實提高自身的管理素質，高校教學檔案的信息化建設，必須以高素質的檔案管理工作為依靠，教學檔案管理工作者一方面要具備較強的事業心，另一方面還要具備較高的計算機應用水平。具體來說，主要包括以下幾個方面：1.能夠維護高校教學檔案真實性的能力。2.能夠高效獲取檔案信息的能力。3.能夠切實評估檔案信息的能力。4.能夠加工提煉檔案信息的能力。5.能夠有效地根據檔案信息進行交流和溝通的能力等。除此之外，高校教學檔案管理工作人員，還應當具備較好的基礎知識、具備較高的專業素養，在日常的工作中，不斷地掌握高校教學檔案管理的方式方法，開闊自己的眼界，從而進一步提高高校教學檔案管理工作的水平。

隨著經濟水平的發展，知識經濟時代的到來，高校教學檔案管理工作者必須進一步提高自身的素質，將信息技術在檔案管理工作中的作用充分的發揮出來，實現高校教學檔案價值的有效發揮。將高校教學檔案管理視為校園文化建設的重要組成部分之一，積極鼓勵全校師生共同參與，檔案管理工作者在管理檔案的過程中，應將檔案管理與校園文化建設有機的結合在一起，將學校檔案的有效利用融入到校園文化建設的浪潮當中。

四、結束語

總而言之，在經濟時代下，高校教學檔案管理工作只有實現信息化才能夠做到與時俱進，才能夠切實滿足高校師生對高校教學檔案管理工作的要求。高校教學檔案管理的信息化過程并不是一蹴而就的，它是一個長期發展的過程，需要高校教學檔案管理工作者以及高校師生的共同努力才能夠實現。

參考文獻

[1]于大偉.加強教學檔案信息資源管理為高校教學評估服務[J].現代情報，2006，1：206+209.

[2]趙巧芳，李永飛.高校教學檔案管理人員的信息技術素質培養[J].科技信息，2011，19：229+242.

[3]邱戈紅.信息技術在高校檔案管理中的有效運用[J].辦公室業務，2012，3：34-35.

[4]王鳳秀，李勤姣.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用[J].科技傳播，2014，17：214-215.

王金偉
（鄖陽師范高等專科學校，湖北十堰442000）

摘要：近些年來，我國信息技術得到了迅猛發展，并逐步滲透到高校學生檔案管理當中，為教學檔案管理工作提供了極大的方便。利用信息技術對我國高校教學檔案進行管理可以進一步提高檔案管理的效率、使查閱更加方便。因此，我們應當對高校教學檔案管理信息技術的應用給予高度重視，本文從高校教學檔案管理的現狀出發，系統的闡述了信息技術在高校教學檔案管理的應用途徑，旨在進一步提高我國高校教學檔案管理的管理水平。

關鍵詞：檔案管理；高校；信息技術

Abstract:In recent years, China's information technology keeps booming, and gradually infiltrates into the col-lege students' archives administration, which provides a great convenience for teaching archives administration. The employment of information technology in our college teaching archives administration will contribute to the efficiency of archives administration and convenient access. Therefore, we should pay more attention to the application of the information technology in teaching archives management in Colleges and universities. Taking the current situation of teaching archives administration as the starting point, this paper demonstrates the application of information technolo-gy in teaching archives management in Colleges and universities, and aims to improve the management level of teaching archives administration in Colleges and universities.

Keywords:archives administration; college; information technology

作者簡介：王金偉，男，湖北十堰人，鄖陽師范高等專科學校，助教，主要從事高等教育研究。

中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：2096-000X（2016）02-0136-02