大型工程檔案集成管理策略研究

盧 靜

國網(wǎng)河南省電力公司開封供電公司

大型工程檔案集成管理策略研究

盧 靜

國網(wǎng)河南省電力公司開封供電公司

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)不斷的在發(fā)展，經(jīng)濟水平也不進一步的提升了，我們國家就會出現(xiàn)更多的大型工程。而作為整個工程項目最真實、全面的記錄，檔案是大型工程項目管理中非常重要的內(nèi)容。檔案不僅體現(xiàn)了工程項目的整體質(zhì)量，更為工程項目竣工后的運行和維護提供依據(jù)。

大型工程；檔案集成管理；策略

運用科學(xué)的、現(xiàn)代的管理理論與方法做好大型工程檔案管理工作，已經(jīng)成為十分緊迫的課題。論文在調(diào)研相關(guān)文獻和實際工作的基礎(chǔ)上，提出大型工程檔案集成管理與方法，并對此進行了系統(tǒng)的論證，探討了集成管理與實施方案，最后對泰州大橋檔案管理進行分析。

由于客觀原因和自身研究水平有限，本研究還存在很多不足之處。首先，沒有做到實地調(diào)研，只是通過走訪參與項目管理的專家；其次，還缺少一定的實證研究。究竟如何將集成管理模式在大型工程檔案管理中推廣還需要進一步的研究，相關(guān)集成系統(tǒng)還待完善。無論是從理論研究還是現(xiàn)實應(yīng)用的角度，對大型工程檔案集成管理進行深入研究變得尤為需要和緊迫。這不僅促進檔案管理理論的發(fā)展，更能夠幫助建設(shè)項目管理者找到大型工程檔案的集成管理方法，提高大型工程項目建設(shè)和管理效率。

一、我國大型工程檔案管理的現(xiàn)狀

1.大型工程楷案總體現(xiàn)狀

大型工程檔案管理為工程項目管理提供了重要保障，管理者可W透過完善的檔案清晰地掌握工程項目進展情況。對于任何一項大型工程來說，檔案都是極其重要的資料。而這些檔案資料無論是對于工程建設(shè)的后期審核還是投產(chǎn)使用過程中的維護、檢修和保養(yǎng)，都是具有極其重要的作用。因此，做好大型工程檔案至關(guān)重要。但面對突飛猛進的工程建設(shè)，大型工程檔案管理顯得有些滯后。項目管理者往往重施工，輕檔案，對檔案缺乏管理意識，存在一定的問題。

2.我國大型工程檔案管理面臨的問題

目前傳統(tǒng)的大型工程檔案管理工作面臨新的巨大挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)檔案的資料在收集中較困難。大型工程檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心工作就是檔案收集。由于大型工程投資大、參建單位多、建設(shè)周期長、風(fēng)險系數(shù)高，所形成的檔案數(shù)量多，種類多，并且管理分散，造成檔案收集工作難度非常大。在大型工程檔案收集中出現(xiàn)的問題主要體現(xiàn)在；缺乏系統(tǒng)性、完整性、準確性；缺乏統(tǒng)一的標準。

(2)檔案的信息化管理的水平將會提高。大型工程檔案的內(nèi)容多，持續(xù)時間長，資料形式多，形成的數(shù)據(jù)量大。如何有效、快速處理是已成為大型工程檔案發(fā)展的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的工程檔案管理只停留在利用計算機手工操作為主，工作效率低，數(shù)據(jù)查找、分析非常困難。目前，雖然大型工程檔案的管理也非常注重信息化建設(shè)，但通常是各部口使用的管理系統(tǒng)＂各自為政＂，沒有執(zhí)行統(tǒng)一的管理方式，無法相互融合，不利于充分發(fā)揮工程檔案的作用及利用價值。傳統(tǒng)的信息技術(shù)對于信息的搜集、分析、發(fā)布缺乏同步性，時效性差，信息滯后，沒有與工程項目管理同步。高科技信息化時代，大數(shù)據(jù)處理離不開先進的軟件、硬件設(shè)備，安全的網(wǎng)絡(luò)支持。

(3)缺乏檔案的管理人才。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息技能是大型工程擋案管理的人力資源保障。在工程建設(shè)過程中，常常會涉及到填寫各類技術(shù)表格，對一些圖紙及文件進行整理、分類和歸檔。這都需要從事檔案工作的人員既懂工程專業(yè)技術(shù)，又要懂檔案業(yè)務(wù)，更是要了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點和管理方法，熟悉電子檔案管理技術(shù)。在這樣一個數(shù)字時代，復(fù)合型檔案管理人才非常匿乏。由于大型工程檔案涉及的單位和部口眾多，傳統(tǒng)的管理方法導(dǎo)致信息傳遞的效率極低。不少單位缺乏各部口與檔案管理人員之間的有效溝通，檔案管理人員也不太愿意主動去和其他部口，特別是技術(shù)部口工作人員了解情況，這種“事不關(guān)己”的態(tài)度造成工程檔案在平時“無人問津”。

(4)沒有好的檔案管理規(guī)定。大型工程項目功能復(fù)雜，分包單位多，各部口管理人員對于檔案缺乏管理意識，在工程檔案的收集、整理和歸檔過程中存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在：1.大型工程搜案管理缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化管理。2.大型工程檔案缺乏統(tǒng)一的管理制度和管理模式。3.大型工程檔案管理意識淡薄。

二、大型工程檔案集成管理優(yōu)勢分析

目前在我國，對于大型工程檔案管理工作缺少有效的方法和工具，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及集成管理理念的提出，預(yù)示著集成管理將會為這些問題的解決帶來有效手段。我們已經(jīng)知道集成管理對現(xiàn)代企業(yè)的管理水平有重要意義，在其它行業(yè)中運用廣泛。筆者相信，集成管理運用在大型工程檔案管理中，一樣取得顯著效果。集成管理將是提升大型工程檔案管理水平的有效途徑。大型工程檔案集成管理優(yōu)勢體現(xiàn)在：1.可促進大型工程檔案資源的整合，實現(xiàn)資源的集成。2.提高大型工程檔案管理水平和工作效率。3.緩解資源的匿乏。4.帶來巨大的化會效益和經(jīng)濟效益。5.促進相關(guān)行業(yè)發(fā)展。

從上述管理形式中分析可以得出，加強大型工程檔案集成管理研究，對于大型工程檔案實施集成管理，進一步促進大型工程檔案資源整合，提高工作水平和工作效率，解決和緩解資源的匿乏，帶來社會和經(jīng)濟資金效益，促進行業(yè)發(fā)展，具有重要的現(xiàn)實意義。

結(jié)束語：

隨著化會信息化發(fā)展，集成化管理已成為檔案管理的國際化趨勢。而對于大型工程檔案管理來說，集成化即是對信息中各要素進行優(yōu)化重組，便更有效地保持工程質(zhì)量，為經(jīng)濟建設(shè)和化會發(fā)展提供更好的服務(wù)。更是為確保大型工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全與有效利用。管理模式是大型工程檔案管理工作規(guī)范控制、統(tǒng)籌管理的重要舉措。在大型工程檔案管理中運用集成管理理論與技術(shù)手段建立規(guī)范的管理規(guī)劃和組織機構(gòu)來指導(dǎo)工程檔案管理的全過程，這在我國的大型工程檔案的管理上是一個創(chuàng)新，是具有重要意義與價值的嘗試。我們相信，集成管理模式將在大型工程檔案管理工作中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用，為大型工程建設(shè)的管理創(chuàng)新做出貢獻。也為在大型工程檔案管理中的推廣和發(fā)展做出一點貢獻。

[1]聶娜，周晶.綜合集成管理下的大型工程組織系統(tǒng)[J].系統(tǒng)科學(xué)學(xué)報，2013，12：23

[2]盛昭瀚著.大型工程綜合集成管理[M].北京：科學(xué)出版社，2009，08：35

[3]周敏，汪霄.大型工程項目信息化管理與組織結(jié)構(gòu)變革[J].基建優(yōu)化，2004，09：28