現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策探索

白 辰

山東單縣人力資源和社會保障局

現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策探索

白 辰

山東單縣人力資源和社會保障局

在現代信息技術日益完善的過程中，企業要有效利用相關的發展機遇，更好地面對檔案管理工作的新挑戰。在日常工作中，要以社會市場為導向，優化檔案管理方法，注重檔案管理人員的系統化培訓，健全檔案管理制度，優化檔案管理設備。以此確保企業檔案管理水平能夠更好地不斷提升，確保企業走上健康持續發展的道路。鑒于此，本文主要分析現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策。

現代信息技術；企業檔案管理；影響

1、新形勢下企業檔案管理工作的特點

1.1 以轉換經營機制為目標的企業改革，要求檔案工作向高效服務方向發展

企業經營活動由行政管理轉向市場調節，是企業經營機制的根本性變革，是向市場經濟過渡的一次飛躍，現行的檔案體制同時也會產生諸多不適。企業獨立經營，將按市場設計自己，從而使上級檔案管理部門進行干預的傳統做法失去了基礎。同時企業推行全員勞動合同制，裁并機構、精簡人員，形成了對企業檔案管理工作的又一次沖擊，使企業的檔案管理工作任務更加艱巨。因此檔案部門要適應這一特點，必須迅速建立起優質高效的現代化服務體系。

1.2 隨著企業產業結構的調整，要求檔案向綜合化、統一化、現代化方向發展

隨著科學技術的發展與應用，企業檔案管理水平也不斷面臨新的挑戰與機遇，特別是企業集團、公司等新型經濟組織的出現，必須改變目前檔案管理分散性、部門性的管理模式，組建能適應新型經濟組織的檔案管理機制。

1.3 企業管理經營的外向化、市場化，要求檔案業務具有超前管理意識

作為企業檔案管理工作的重要組成部分，企業檔案不僅記載著企業經營發展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著企業經營管理過程中重要事件，成為企業歷史軌跡的再現者。特別是面對日益增多的各種合同、協議書、意向書、租賃等文書及建設項目、引進先進的技術項目等重要的依據性、法律性的文件，要求檔案管理的標準、業務規范，同企業經營業務接軌。

2、現代信息技術對企業檔案管理的影響

2.1 沖擊著傳統管理理念

在企業檔案管理過程中，現代信息技術的應用范圍不斷擴大，傳統檔案管理形式受到巨大的沖擊。隨著現代信息化的普及，企業生產者擁有更大的主動權，不再受到傳統思維局限性的影響，簡化了工作流程，極大地提高了工作效率。

2.2 對傳統檔案管理人員的綜合素質提出挑戰

在應用現代信息技術的過程中，企業檔案管理工作者需要進一步完善自身技能。當下，大部分企業檔案管理人員之間的差距較大，因此必須重組人員結構，提高人力資源利用率。其已有的知識結構體系已無法順應時代發展的客觀要求，不具備先進的管理理念，對信息化建設的認識不準確，沒有意識到檔案管理信息化建設的重要性。

2.3 檔案信息數據缺乏較高的共享性

在傳統檔案管理模式的影響下，企業內部管理部門處于獨立狀態，沒有構建統一的網絡結構體系，導致檔案信息部門信息系統無法及時向其他部門系統傳遞重要的數據信息，數據信息共享性較差，導致日常相關工作無法順利開展。在此基礎上，企業內部各工作部門具有不同的性質，缺乏必要的交流溝通，向外提供重要數據信息的積極性較低，各部門缺乏有效的信息共享，從而嚴重阻礙了企業檔案的信息化建設。

3、現代信息技術對企業檔案管理的對策

3.1 優化企業檔案管理理念

在現代化信息技術作用下，優化企業檔案管理理念已成為時代發展的必然趨勢，也是企業生存發展的重要方面，為了有效地指導檔案管理工作，有序地安排各個運營環節做好鋪墊，在日常工作中，企業要優化利用新時期企業思想的引導與潛移默化作用，確保企業檔案工作的有序開展。

3.2 強化檔案管理人員的綜合素質

在日常工作中，企業要定期對檔案管理人員進行系統培訓，優化已有的知識結構體系，提升專業技能。企業可以針對自身的運營情況，對檔案管理人員進行集中化訓練，并調動他們自學的積極性、主動性，充分利用持續教育機制，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。同時，企業要加強檔案管理部門和其他部門的合作，有效整合檔案管理資源，提高利用率。根據企業自身運行情況，構建合理的聯動合作機制，加強不同部門之間的溝通、聯系，構建完善的網絡體系，有效轉化檔案資源，優化檔案管理。

3.3 要加大對技術設備的投入，完善檔案管理的硬件設施

企業檔案管理的現代化不僅需要先進的管理理念，還要加大資金投入，積極引進先進的管理技術和設施。很多企業認為檔案管理工作通過手工就可以完成，忽視了信息技術在檔案管理中的重要作用，這樣就降低了檔案管理的效率，不利于企業長遠發展。有些企業雖然前期配備了先進的設備，但是在日常工作中沒有進行良好的維護，后期維修工作不到位，導致設備老化，計算機和其他時常出現故障。因此，企業在日常的檔案管理工作中要有良好的設備維護意識，及時更新管理系統，更換老舊設備，組織合格的設備管理人員定期對設備進行維護。

3.4 改善企業檔案管理工作設備條件

相對于國外企業而言，國內企業檔案管理設備以及技術上都還較為落后。這時，國內企業要向國外企業學習，并且引進國外企業中用來進行檔案管理工作的先進設備。只有這樣才能夠盡快的適應社會發展。同時，在關注國外技術之余，企業也要關注信息技術的發展趨勢，大膽創新，將先進技術應用到檔案管理工作中。

總之，在企業管理工作中，檔案是不可或缺的組成元素，它客觀記載著企業的發展歷程，特別是運營過程中的重大事件，是再現企業發展歷史軌跡的重要元素。在新時期，科技的應用范圍不斷擴大，企業檔案管理在迎來發展機遇的同時，也面臨著來自各方的挑戰。現代信息技術的應用深刻地影響著企業檔案管理，因此需要優化企業檔案管理方法，確保檔案數據信息的準確、客觀、完整，為企業管理者科學決策提供有效的保障。以此，確保企業能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，獲得較好的經濟效益和社會效益。

[1]徐方.現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策[J].辦公室業務，2012，07：93+96.

[2]蘇梅.論現代信息技術對企業檔案管理的影響與應對策略[J].東方企業文化，2014，24：192.