關于檔案信息化建設與檔案管理的探索

陸貝貝

定州市河道管理處

關于檔案信息化建設與檔案管理的探索

陸貝貝

定州市河道管理處

在信息化高速發展的當下，利用計算機以及網絡技術進行檔案的信息化建設和管理具有非常重要的作用，不僅能優化整體檔案管理項目的運行結構，也能提升信息傳遞的時效性以及信息留存的長效性，因此進一步加強對其的研究非常有必要。但是就目前的情況來看，檔案信息化建設與檔案管理中還存在很多問題，因此需要采取有效的措施進行優化，從而促進企業的發展。基于此本文分析了檔案信息化建設與檔案管理。

檔案信息化建設；檔案管理；措施

1 檔案信息化建設與檔案管理的內涵

檔案管理工作對于事業單位來說具有重要的意義，不僅是提供數據資源的路徑，也是事業單位發展進程以及發展趨勢的直觀化信息匯總，因此，將其與信息化結構結合在一起是時代發展的必然趨勢。檔案信息化建設項目主要就是利用現代化的信息技術進行整體建設結構的升級，并且借助計算機以及網絡對其檔案管理內容進行科技化的收集、存檔以及管理，從而為管理人員提供調取服務的應用模式。在利用信息化結構升級檔案管理和收集的過程中，能提升整體信息調取和使用的便捷度，在事業單位內部得到了廣泛的推廣。

2 檔案信息化建設與檔案管理的基本內容

在傳統的檔案建設和檔案管理工作中，所有的工作流程都是由人力獨自完成，檔案信息多而雜，單純只依賴人力是很容易出現差錯的。除此之外，傳統的檔案信息都是記錄在紙上的，當檔案數量增多時，檔案的搬運和轉移工作就十分困難，需要投入大量的人力和財力，紙質的檔案信息也給企業內部之間檔案信息流動造成了阻礙，當需要查閱某份檔案信息時，查找檔案的過程也是一項巨大的工程。隨著科學技術的不斷發展和網絡信息化的逐漸普及，我們可以利用網絡信息化的力量更好得開展檔案管理工作，檔案信息化建設可以將紙質的檔案信息轉化為電子信息并儲存在網絡上，同時利用網絡強大的數據處理能力將檔案信息進行歸類和儲存，如此一來，不僅可以節約大量的人力和物力，減少檔案信息處理過程中的差錯，而且分好類的檔案信息也有利于信息共享。

3 檔案信息化建設與檔案管理的有效措施

3.1 提升管理人員的服務意識

改善檔案信息化建設與檔案管理工作的首要任務就是提升管理人員的服務意識，幫助管理人員樹立正確的工作觀念和工作態度。首先，要使管理人員明白自己的工作內容以及工作的重要性，同時也要強調檔案管理人員和企業其他部門的工作人員處于平等地位的，因此在工作過程中不能出現懈怠或者消極的工作態度，其次要對檔案管理人員開展一系列的系統的服務知識培訓，在潛移默化中提高管理人員的服務意識。除此之外，還可以定期對管理人員的工作情況進行考察和評比，在工作過程中表現優異的工作人員可以予以一定的表揚和管理，在有職位晉升的時候也享有優先權，通過這些物質或者職位上的獎勵強化管理人員的服務意識。

3.2 提高檔案工作人員從業素質

檔案管理信息化建設的應用，需要檔案管理工作人員具備計算機軟件應用技術，同時要想檔案工作順利、有序的進行，加強檔案管理的長久發展，工作人員的綜合素質的提高是非常重要的。任何技術或知識的應用與實施都離不開人，因此，檔案館要加強工作人員先進技術的培訓，檔案管理知識的宣教，并采取考核制度和獎罰制度，以此來激發工作人員的自主學習性，從整體上提高檔案管理工作人員的綜合素質，還需要創作不同機遇，激發工作人員在信息化技術的環境下提高自我創造性，進而提高檔案管理信息化建設的工作效率。

3.3 改變傳統檔案管理模式，加強檔案信息化管理手段，實現檔案信息共享

要想提高檔案信息化的應用效率，檔案工作人員必須改變傳統管理模式和服務態度，轉變陳舊思想，加強反應能力和主動服務意識，在現代信息技術不斷發展的態勢下，檔案工作人員要洞察先機，加強時事熱點信息的整合，利用計算機、網絡、數據化技術，加強信息的創建和共享，主動提供資源信息內容，實現檔案管理信息的現代化作用，為社會、人們提供有價值的信息內容。同時，在檔案信息化管理中，要加強對信息內容和電子軟件的檢索，確保其安全性、規范性和有效使用性。

3.4 加大檔案管理信息資源的整合力度

檔案信息資源的工作在檔案工作中有著極大的優勢，檔案資源建設的相關工作是實現資源共享的重要基礎。一般來說，理想的檔案信息資源既能夠宏觀而又正確地反映出社會歷史的發展，也能微觀地反映出生活中的點滴細節，讓社會的整個集體以及個體的發展能夠一覽無余。在統一規劃領導以及分級管理的相關檔案信息管理制度下體現出國家資源配置的合理性以及高效性，從而滿足社會資源共享的要求。另外一個角度來看，檔案管理信息資源的整合途徑主要是通過分組整合以及整理的方式，在整理的過程中不僅僅要依靠檔案的系統化以及以編目，還需要對相關檔案進行編纂加工，提高其內在的使用價值；信息資源的組合則主要說的是將整合的目標以行政手段或者技術手段等進行檔案資源的結構管理，讓相關信息資源能夠在整體上趨于合理優化的發展趨勢。

3.5 優化管理機制

在實際管理過程中，在信息接收之后，管理人員要根據實際情況建立健全信息的分辨組合操作，并利用計算機技術進行信息的數字化結構轉換，在這個過程中，管理人員要有效的甄別具有實際意義的信息，確保信息留存的真實性以及完整性，同時要根據檔案信息管理規定有效提升管理的規范化操作，按照指定的制度進行實施和信息歸檔，保證信息收集和歸檔任務的實時性。

總之，檔案信息化的相關管理是適應現代化社會發展的必然趨勢，也是檔案管理工作者選擇的必然趨勢，其能夠有效提高檔案管理者的工作水平以及效率，因此進一步加強對其的研究非常有必要。

[1]張照余.關于檔案信息化建設效益問題的思考[J].檔案學通訊，2007，04：57-59.

[2]冉朝霞.關于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設的幾點思考[J].檔案管理，2006，06：48-49.

[3]吳建萍.新背景下檔案信息化管理工作探索[J].管理觀察，2013，18：108-109.