企業檔案管理現狀分析與對策研究

徐金婷

金埔園林股份有限公司

企業檔案管理現狀分析與對策研究

徐金婷

金埔園林股份有限公司

隨著我國企業檔案管理工作的日益深化，企業檔案管理水平有了很大的提高。但是，目前企業檔案管理工作仍存在一些制約自身發展的難題，唯有在觀念、人才、技術、制度等方面積極采取各項有力措施，多管齊下，企業檔案管理工作才可能在創新上出成績，進而提升企業檔案管理工作的整體水平，為企業檔案管理工作奠定堅實的基礎。為企業檔案管理創新做出一些思考，以期有利于企業檔案管理工作者調整管理思路，不斷提升檔案管理水平和質量。

企業檔案管理；現狀分析；管理對策

企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。例如企業檔案可以為企業經營管理決策提供必要的參考；在實施技術改造時，科技檔案作為一種技術資源，它的開發利用，可以節省人力物力財力，給企業帶來巨大的經濟效益；在處理產權糾紛時，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時，它維護企業的經濟效益和合法權益；在進行企業資產評估時，它是必不可少的重要依據。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理手段的落后

科學技術在發展，而檔案技術卻落后究其原因有以下兩點：一是“硬件”方面的原因：部分企業領導對檔案工作的重要性認識不足，管理觀念落后，導致在檔案管理技術上的財力投入少，資金不到位，檔案管理技術硬件的完善成為空談；二是“軟件”方面的原因：對高新的檔案管理技術操作不善，部分企業雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但對檔案管理人員的培訓不到位，對設備操作不熟練，導致先進設備沒能發揮先進作用。

1.2 信息化水平仍有待提高

目前大多數企業缺乏計算機專業技術人員，企業在招聘的時候一般不會針對檔案管理工作而專門招收計算機專業技術人員，更多的是從辦公室業務開展的角度出發。此外，企業局域網和網站建設剛剛起步，企業上網方式落后，除了大企業以外，很多中小企業很難跟得上現代信息技術發展的腳步。正是由于許多企業信息化基礎設施落后，企業在信息化觀念上的局限，企業檔案管理信息化還停留在較低的階段且缺乏廣泛性，這給企業檔案管理帶來了較大的局限性，同時應用的滯后性也對企業檔案管理產生了副作用。

2 實施措施

在企業運行及發展過程中，應當立足于市場經濟體制改革理念的基礎上，積極采用現代化的科技手段，來對企業內部計算機設備硬件等進行有效的防護，最大程度上減少企業檔案管理系統的安全隱患，促進管理效率的提升。與此同時，應當規范企業檔案管理的工作流程，加強檔案信息的管理，確保企業檔案信息得以安全穩定的流轉。

2.1 企業管理者加強對檔案管理工作的重視

處在社會經濟發展的大背景下，企業的決策者應該提高對檔案管理的重視程度，正確的認識檔案管理對本企業發展的作用。把檔案管理工作與企業其他相關的管理工作有效地結合起來，配置有專業技術管理的檔案管理工作人員，并根據檔案管理工作人員的工作建立一套獎罰機制，加強對管理人員的教育培訓，使其樹立管理責任心，能夠主動積極地進行相關的檔案管理工作，提高管理的技術技能，保證檔案管理水平逐漸地提高，使檔案管理工作能發揮其在企業發展中的重要作用。

2.2 引入云計算技術、提高檔案管理信息化水平

云計算是一種模式，它實現了對共享可配置計算資源(網絡、服務器、存儲、應用和服務等)的方便、按需訪問，這些資源可以通過極小的管理代價或者服務與提供者交互，被快速地準備和釋放。在企業檔案管理工作領域中，云計算的最大優點在于以下四大方面：經濟實惠，降低信息化成本；減輕檔案人員負擔，使其能更專注本身專業；提高檔案信息資源的安全性；提高了檔案工作人員的專業技術水平。②正是由于云計算的成本適中、易用性、自動化、按使用計費等特點，云計算技術為企業檔案管理創新提供了全新的技術視角。企業在推進檔案管理創新的過程中，特別是要提升企業自身的檔案管理水平就要順勢而為，積極利用云計算技術的優點，充分汲取云計算技術的優勢，為推進檔案管理工作的創新注入新的活力。③因此，有條件的企業可以利用云計算技術，按使用量進行購買，借助云計算技術不斷提升自身的檔案管理信息化水平。

2.3 制定標準化的檔案管理制度

單位領導要對現今檔案管理工作給予高度重視，在薪酬待遇方面應該給予檔案管理人員相對優越的條件。同時制定標準化的檔案管理制度，做好企業檔案管理制度的建立和完善，形成檔案管理系統的優化體系。首先，各檔案管理的單位應該按照國家檔案管理有關規定，并結合自身特點制定出具備完善系統的管理方案，從而起到提高檔案的利用率及質量，優化和集成檔案資源，從而促使檔案管理工作的有序化和規模化。其次，根據實際情況中遇到的一些問題，制定出檔案文件歸檔的詳細步驟，在具體的執行過程中也要做到嚴格按照自動化的規章制度進行執行，來保證檔案管理工作的系統的完善。再次，制定定出更加合理的崗位責任的制度要求，而且明確要求每個崗位的職責和任務，而且一定要熟悉每個人自己的工作流程，認真且嚴格的完成自己工作任務。單位要幫助企業員工檔案管理人員做好培訓工作，吸引更多優秀的企業檔案管理人員，為企業檔案管理信息化建設工作的開展奠定基礎。

企業檔案管理工作是一個企業發展和進步的根本出發點，如果企業連自己的基礎文案整理和管理工作都做不好，那么它在發展的路上也走不了多久，目前，雖然很多企業都有了自己的企管辦和專門的檔案存放室，但是對于檔案管理工作的重視度仍然不夠，很多企業沒有明確檔案管理工作的要求，企業管理人員對于企業檔案管理工作也是睜一只眼閉一只眼，這不僅使檔案管理部門形同虛設，還在一定程度上遏制了企業的發展，不利于企業的進步。該文針對當前企業檔案管理工作中存在的三點問題分別做出了相應的解決方案，希望能夠為企業檔案的管理工作提供一些建議。

[1] 楊青. 如何創新和完善企業的檔案管理工作[J]. 檔案工作，2016(02). [2] 彭小芹，程結晶. 云計算環境中數字檔案館服務與管理初探[J]. 檔案學研究，2010(6)：71.

[3] 李淑華. 新時期民政局如何更好地開展檔案管理工作[J]. 才智，2013(24).