淺談企業人事檔案管理

周志波

黑龍江省尾山農場

淺談企業人事檔案管理

周志波

黑龍江省尾山農場

由于人事檔案真實地記載和反映職工個人經歷、 政治思想，品德作風、業務能力等，是職工個人自身成長歷史的真實記載，為企業組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據，為企業合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著公司項目建設發展的不斷深入，企業人事檔案管理也出現了許多新情況、新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為企業組織、人事工作服務，就此結合幾年來檔案管理的實踐，就企業人事檔案的管理工作談談幾點體會。

人事檔案；管理

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的組織原則和政策在培養﹑選拔和任用人才等工作中形成的記載職工個人經歷﹑政治思想﹑品德作風﹑業務能力﹑工作表現﹑工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，也是考察了解和正確選拔使用人才的重要依據。

二、人事檔案管理存在的問題

但隨著國家改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”﹑“虛假檔案”﹑“人質檔案”﹑“人檔脫節”﹑“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”﹑“單位封閉”﹑“制度交易”﹑”身份阻隔“等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的﹑科學的人事檔案制度必將走向前臺。目前。人才流動性較大，人才流動中的區域﹑部門﹑行業﹑身份﹑所有制等限制逐步在釋放，發展人事代理業務，改革戶籍﹑人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。因此，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化﹑社會化﹑ 電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化﹑社會化﹑電子化﹑法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。

(一)內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高

一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”(年齡﹑工齡﹑黨齡﹑學歷)記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表﹑自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，職工人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷﹑社會關系﹑政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力﹑技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。

(二)使用上，技術手段滯后，運行效率較低

在整理檔案過程中，企業沒有啟用人力資源信息化系統建設工作，大部分是靠手工操作，費時﹑費力，效率低，與企業管理水平整體的現代化﹑信息化﹑科學化管理水平不相適應。

三、有關人事檔案管理的建議

保持職工人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著企業生產建設的發展和人力資源管理工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟人力資源管理工作的需求，實現管理的規范化和信息化：

1﹑實現檔案材料收集﹑歸檔和鑒別的規范化。職工人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集﹑歸檔﹑鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確﹑精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失﹑不積壓。

2﹑改進檔案的檢索與查閱方法，實行信息化管理，提高檔案管理的信息化。對于職工人事檔案的檢索，利用姓氏檢索的方式進行，這種方法有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息化，運行人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

3﹑分類管理。干部人事檔案一般由組織部門按管理權限建立并管理，而工人檔案則由人事部門進行建立和管理。目前形勢下，則需要打破身份﹑學歷﹑職稱﹑行業﹑地域等各種限制，由組織人事部門一并建立并統一管理。

4﹑利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集﹑反饋和跟蹤系統。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革﹑業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使人力資源管理工作中的諸多問題不攻自破﹑迎刃而解，必將為企業的發展與建設提供強有力的保障。

[1]王云慶，苗壯.《現代檔案管理學》.

[2]傅華.《人事檔案管理》.

[3]吳建美.《企業人事檔案管理淺議》.