關于機關文書檔案管理思考

文/安徽省宿州市教育局 王海英

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關于機關文書檔案管理思考

文/安徽省宿州市教育局 王海英

【摘要】檔案管理是一項基礎的工作，但是在機關單位中卻起著重要的作用。只有做好檔案的管理工作，才能保證其他各項工作有條不紊地進行。本文簡要分析了目前機關文書檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出了相應的改進策略，為機關單位的檔案管理提供了一定的參考。

【關鍵詞】機關單位；文書檔案管理；策略

檔案的主要作用就是對工作的真實記錄，同時，它也是一個單位持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。所以，妥善地管理檔案，對整個機關的工作具有重要的作用。而隨著社會的不斷發(fā)展，對于機關文書檔案的管理也逐漸地暴露出一些問題，針對這些問題，我們需要采取相應的措施，不斷地完善機關文書檔案管理工作，以促進機關的和諧發(fā)展。

一、機關文書檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）紙質(zhì)檔案管理中存在的問題分析。首先，機關領導對于檔案管理工作沒有足夠重視，沒有安排足夠的人員去進行管理，使得文書檔案的管理效率低下。另外，安排的管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理的知識，管理意識也比較淡薄，這樣就會直接影響檔案管理工作的進行。其次，收集的檔案資料不齊全。在收集和整理資料時，各個科室不能相互配合，這樣就很難保證收集的資料比較齊全，而且很容易造成一些具有重要價值的信息被遺漏，會給檔案管理工作帶來巨大的損失。另外，有的工作人員長期借用一些有價值的文件，導致檔案的不完整性，給檔案管理工作帶來了諸多的不便。再次，對于檔案的利用效率也不高。由于機關單位中的檔案種類多，數(shù)量大，這使得管理工作變得異常的復雜。很多檔案雖然已經(jīng)建立，但是沒有直接為社會和機關對象服務，使檔案的利用率較低，檔案的建立形同虛設。

（二）電子檔案管理中存在的問題分析。第一，電子檔案經(jīng)常出現(xiàn)失真的情況。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案出現(xiàn)差錯的概率要高得多，很容易出現(xiàn)被復制、篡改的現(xiàn)象。這樣使檔案的原始性出現(xiàn)了差錯，在信息傳遞的過程中，影響信息的真實性，并且還需要付出大量的技術和資源成本進行維護，使得維護的成本增高。

第二，很難保證電子檔案的完整性。在對電子檔案進行編輯時，很容易出現(xiàn)不及時保存的現(xiàn)象，這樣就會導致信息的丟失；有的電子文件的結(jié)構(gòu)比較復雜，保存的時候流程比較多，一旦出現(xiàn)不當?shù)牟僮鳎蜁斐尚畔⒌娜笔?；在對文件進行處理時，各種背景信息就會不斷地增加，這樣在信息逐級傳遞的過程中，就會造成缺損、丟失的現(xiàn)象。

第三，電子檔案的安全性較差。由于電子數(shù)據(jù)比較容易進行修改，這就給一些不法分子提供了便利。一些黑客直接對電腦進行攻擊，竊取重要的檔案信息，或者非法篡改信息，使電子檔案的安全性沒有保障。

二、機關文書檔案管理的策略

（一）針對紙質(zhì)檔案管理的策略探討。第一，要加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，機關的領導要對檔案的管理工作給予足夠的重視，為檔案管理人員的培養(yǎng)提供一切便利的條件。其次，要建立一支高素質(zhì)的檔案管理的隊伍。對檔案管理人員進行相關理論知識的培訓，以提高他們的業(yè)務基礎素質(zhì)；通過經(jīng)驗交流的方式，提高工作人員的知識水平以及相關的職業(yè)技能，這樣就能有效地提高工作效率。機關的領導要經(jīng)常鼓勵工作人員，提高他們工作的積極性，使整個工作團隊和諧穩(wěn)定。

第二，建立完善的檔案管理的規(guī)章制度。機關文書檔案的管理工作要向標準化和規(guī)范化發(fā)展，因此，要建立并完善檔案管理的規(guī)章制度，對各個工作細節(jié)都要進行嚴格的規(guī)定，工作人員必須按照規(guī)定執(zhí)行。將檔案管理的工作放在與其他工作同等重要的位置，使檔案管理工作不斷向正規(guī)化發(fā)展。

（二）針對電子檔案管理的策略探討。第一，通過建立防火墻保證電子檔案信息的安全性。防火墻的建立，能夠防止其他網(wǎng)絡，包括非法網(wǎng)絡對信息資源的訪問，這樣就能阻止信息的外漏，也保證信息不被篡改，從而保證了電子檔案的安全性。

第二，加強電子檔案管理的有序性。首先，檔案的管理人員要加強對信息的保護意識，并具備對電腦的基本操作技能。其次，工作人員要對所有的信息都備份，防止信息丟失，造成巨大的損失。再次，為了提高電子檔案信息的安全性，要將電子文件設置成“只讀”的狀態(tài)，這樣就能防止信息被篡改，使電子文件的原始性和真實性得到了保障。

第三，要進行密碼的認證。為了防止電子檔案在信息傳遞的過程中，被其他人篡改或者替換，需要進行消息認證的技術。其中，最常用的方法就是進行密碼的認證，也就是不知道密碼，就不能夠隨意訪問電子檔案信息，當然也不能進行修改。該方式有效地保證了電子檔案信息的完整性和真實性，也提高了信息的安全性，保證其不被隨意竊取。

三、總結(jié)

對機關文書檔案進行有效的管理，能夠提高機關工作的效率，對機關的工作起著重要的作用。因此，要不斷地提高檔案管理人員的素質(zhì)，完善檔案管理的相關制度，有效的解決管理中存在的問題，更好服務社會，服務人民。

【參考文獻】

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