關于電力企業檔案信息現代化管理及對策的探析

梁東剛

中國電建集團核電工程公司

關于電力企業檔案信息現代化管理及對策的探析

梁東剛

中國電建集團核電工程公司

當前，隨著科技的發展，檔案數字化建設成為檔案事業適應時代和社會發展的必然趨勢，是促進檔案管理工作現代化的客觀要求。通過檔案管理信息化建設，能夠對企業發展過程中的各項業務進行更加透徹的分析，并且對企業的未來發展方向做出科學的預測。所以，對于電力企業而言，只有充分注重檔案管理水平的提高，才能真正有利于電力企業的進一步發展。基于此，文章就電力企業檔案信息現代化管理及對策進行分析。

電力企業；檔案信息現代化管理；對策

1.電力檔案信息現代化管理的作用和內容分析

1.1 電力檔案信息現代化管理的作用分析

電力企業的檔案信息化管理，對檔案管理的水平提高有著積極的意義。應用新技術有助于對檔案信息的采集以及存儲和傳輸等進行優化，能有效提高檔案管理的效率水平，也有助于電力企業檔案的管理結構得以優化。

1.2 電力檔案信息現代化管理的內容分析

從電力檔案的信息現代化管理的內容上來看，電力企業的檔案信息中的案卷是對電力企業面貌進行反映的重要資料，也是有利于企業決策發展規劃的重要內容。在對整體的電力企業的發展方面都有著積極作用。要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、管理方法和手段，以達到預期目的。

2.電力企業檔案管理信息化建設的現狀

檔案管理信息化建設工作是對檔案管理工作的一種創新和變革，所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難，需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統的檔案管理工作都是由人工完成的，而在實行信息化建設之后，所有的流程都需要通過計算機信息技術來實施，所以首先在工作習慣和思想觀念上就存在一定的難度，有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業水平較高，但是對于檔案管理信息化建設中使用的操作軟件不夠熟練，所以還需要一個適應的過程，在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業的業務開展情況不同，所以在檔案管理信息化建設中所應用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設方面還處于起步階段，各方面的體系建設還不夠完善，所開發的軟件系統比較單一，而企業又缺乏相應的人力和資金去自主開發適用于自己企業的檔案管理軟件，所以在實際應用的過程中，無法根據企業的發展需求靈活處理。而在內部的體系建設方面也不夠健全，檔案管理信息化建設的覆蓋范圍較小，沒有在企業內部形成完整的網絡體系，所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度，阻礙了檔案管理信息化建設的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設的過程中可能會面臨的，所以需要不斷的努力，克服各種困難，推進檔案管理信息化建設工作的高效開展。

3.電力企業檔案信息化建設與管理措施分析

3.1 完善檔案信息化建設管理體系

逐步建立完善檔案數字化建設的制度規范，建立統一的標準體系，是檔案數字化建設的首要外部驅動力，其首要目標是建立規范的管理制度。在建立數字化系統的同時，形成配套的適用于檔案收集、審核、儲存、使用等各環節的管理制度，保障整個過程有序進行。其次，要統一評價標準，綜合借鑒國際標準與國內相關法律法規，兼容目前各先進檔案管理標準的優勢，建立一個統一的系統的標準體系，避免“信息孤島”的出現。合理的檔案數字化指標體系是指導各單位組織建立規范的電子化檔案的標尺。優化的崗位設置是人力資源充分發揮的前提，長效的人才激勵機制是檔案管理人員積極進取的保證。完善的制度建設和統一的標準體系建設是檔案數字化建設進程中的重中之重。

3.2 加強檔案管理基礎設施建設

為了實現企業的檔案信息化，提高企業的信息技術水平，就必須要加強對硬件等基礎設施的建設，充分發揮計算機的功能，建立企業檔案信息數據庫，同時還要及時進行各項系統的更新，在分析紙質檔案記錄的弊端上，利用先進的信息技術實現企業檔案資源的高度共享。實力不同的企業更要學會充分利用現有的多媒體設備，中小型企業雖然無法投入大量的資金進行企業檔案信息的建設，但可以結合企業發展的實際，配置相應的計算機，優化處理企業現有的信息資料，根據材料的特點將文件進行分類整理。企業檔案信息化建設可以在現有的人員儲備上花費更多的時間和精力去維護和保養系統，才能實現優質資源的網絡性和共享性，適時地整理企業的重要信息資源是一個企業長期發展所必須采納的重要措施，這也是目前中小型企業發展所需要借鑒的方式。

3.3 注重計算機信息技術和電力檔案的有機結合

電力企業要與自身的運營情況進行緊密結合，加強對電力企業的運行信息采集以及保存和編目等各個環節的管理，將信息管理技術應用到電力企業生產的各個環節當中，完善電子文件檔案的鑒定以及保存工作。

3.4 加強電力企業的檔案現代化管理隊伍的建設

電力企業的檔案管理工作實施過程中，其作為檔案管理目標實現的重要力量，就要能夠充分注重管理隊伍的建立與完善，將檔案工作隊伍的專業水平不斷提高。這就需要加強對檔案信息管理人員的專業化培訓，只有將檔案管理人員的隊伍素養進行有效提高，才能有助于檔案管理整體水平的提升。具體的培訓過程中，要突出計算機技術熟練應用技能，加強對檔案管理的相關法律知識的學習。

3.5 加強企業檔案信息化的網絡防護

為保證網絡的安全，企業檔案信息化管理要使用僅內部工作人員能使用的封閉式網絡，并在聯網時進行物理隔離。同時，為了在根本上保證網絡系統的安全，企業要建立檔案信息化網絡的安全管理制度。

4.結束語

在經濟社會的不斷發展的條件下，信息技術的應用全面而廣泛，進行電力企業檔案信息化建設，能夠有效打破傳統的信息資源利用封閉狀況。要充分注重檔案管理的現代化技術的應用，注重現代化管理質量水平的提高，只有在這些基礎層面得到了加強，才能有助于檔案管理的整體質量水平的提高。

[1]張敏.企業檔案信息化管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2015，04：200.

[2]龍菊開.淺談電力企業檔案信息化建設[J].赤子(上中旬)，2015，07：152.

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