淺談如何做好財務管理信息化建設提升財務管理水平

王小永

大唐呼倫貝爾化肥有限公司財務部

淺談如何做好財務管理信息化建設提升財務管理水平

王小永

大唐呼倫貝爾化肥有限公司財務部

企業信息化水平不僅關系到財務核算水平的高低，在當今更是對企業全面管理有著舉足輕重的作用。目前國內各大企業都在積極加強自身的信息化建設，通過對信息的合理應用有效提升企業的管理水平。本文結合所在公司實際，從企業業務流程優化、方案設計與現場管理，軟件應用培訓，賬務管理與信息應用，信息優化等方面探討如何做好財務信息化建設，提升財務管理水平。

財務管理；信息化；企業管理

一、企業業務流程優化

企業業務流程優化是企業信息化所必須，也是企業加強管理所必走之路。

1、成立業務確定和業務流程優化小組

為了更好進行信息化建設，從各部門抽調綜合能力強，具有管理經驗的員工，成立業務確定和業務流程優化小組，以下簡稱“信息化小組”。

2、業務確定和業務流程優化

信息化小組成員，結合部門實際確定本部門業務，編寫業務流程，繪制業務流程圖，使業務流程清晰。信息化小組對編寫完的業務流程按部門逐項進行討論，不能全面了解業務實質的，務必到現場進行調研，切實掌握業務實質。確認業務流程中的數據控制點，及實際操作中數據的取得方式，數據無法控制到的業務流程部分，進行精簡，但對現場管理具有重要意義的，應確定控制指標，并將控制指標抽象為數據，輸入信息化系統。

3、對采購成本、生產成本、銷售成本、企業管理有重要影響的業務，需延伸流程管理

如某材料采購價為10元，運費為10元，廠內倒運費10元，如果在業務流程控制中僅僅反映了其入庫成本為30元，在成本實際控制中就沒有著力點和對比的角度，那么就應將此項業務流程控制延伸至采購流程、運費、廠內倒運三個流程，通過與當地市場價格和同業對比，就能確定造成材料成本高的癥結在那一環節，從而確保財務價稅職責發揮作用。

4、結合業務流程，制定相應的管理制度。

業務流程確定后，務必制定相應的管理制度。管理制度需管控到業務關鍵點，無需太多太細，但執行起來必須嚴格。

二、方案設計與現場管理

1、盡量減少不同軟件的嵌套使用

新的企業管理軟件代表著一種新的企業管理理念，各個板塊之間都相互緊密聯系，只有在使用中保證其完整性，才能確保數據傳輸正確。在軟件實施中，十分忌諱將軟件進行肢解使用和把一些別的軟件的管理思想融入其中(如軟件實施過程中，人力資源部要求從其原有的管理系統中獲取人員，薪酬等信息，燃料部門要求從其燃料檢斤計量軟件中取數，棄新軟件的功能不用)，這樣既會造成業務不完善或使用人員經常徘徊于兩種管理理念中，又存在大量尾差難以處理的現象，與財務管理的嚴禁性不相容。因此在方案設計時，要禁止此類情況。

2、方案設計時，要縮短方案流轉環節，減少不必要的取數點

軟件公司做方案設計時，要依據業務流程，盡量縮短方案流轉環節，避免在實際操作中由于流轉過長造成的數據錯誤，對接困難，或分析取數時，部分數據反映出的信息無法理解。

3、成本核算方案設計時，要樹立成立中心控制意識，將所有產品納入流程制造管理，按成本中心對各項費用做好歸集。

要為基本生產車間和輔助生產車間產出的產品設計“產品工藝路線”，確定產品配方，將產品消耗的原輔材料、“化工三劑”、水、電等完整反映在配方中，以便企業分車間、分產品控制各項原輔材料的單耗及費用的發生，從而實現以“成本中心”為單位，建立考核獎懲機制，推動企業降本增效及精細化管理工作。

4、按實際工作需求，設計各部門所需報表，將信息化平臺打造成為公司的信息共享平臺，建立日利潤管理模塊，動態庫存管理機制

信息化小組成員，要根據本部門實際，設計日常管理所需報表，理清取數方式及取數點，并同財務人員、實施人員做好溝通協調，保證所傳輸數據所表達意思的一致性，從真正實現數據在各部門之間的共享，提高辦事效率。

建立日利潤管理模塊。按日掌握企業成本變動情況，以便及時發現在生產運行、物料消耗、費用發生出現的數據異常，從而對實際業務偏差及時控制。

建立動態庫存管理機制。要對公司整體貨位合理編號，對存貨準確定位，按國家標準為物資命名編碼，便于招投標，按天及時反映庫存變動，并為常用備件建立合理庫存，從而實現產、供、銷一體化。

5、現場管理中務必職責清晰

信息化小組成員結合軟件公司確定的方案，明確本部門的職責，檢查方案是否符合本部門的現場管理，有無造成使現場管理混亂的可能。感覺不妥時及時提出改進建議。在軟件公司對提出問題作出妥善的解釋時，可以不進行改進。

要確定新信息化軟件出具的單據，是否符合公司實際管理的需要，是否滿足涉外的訴訟要求等，不能滿足要求的要及時優化，報公司批準。

建立相互牽制的軟件操作機制，一個業務務必要經過兩個以上人員處理，避免操作過程中為掩蓋已犯錯誤而弄虛作假。

三、人員配置與軟件應用培訓

1、人員配置

根據軟件方案設計和部門構成情況合理確定應配置人員崗位及數量。由于信息化軟件將大部分分錄制作和基礎單據審核分解至各業務主管單位，因此相應人員不僅要熟悉本單位業務，而且還需要有一定的財務知識，熟悉企業相應的規章制度，能夠迅速接受新的事物。否則軟件的應用將步步受挫，而且信息將管理混亂，對企業管理不具有太大的意義。

設置信息建設主管崗位，主要管理在軟件使用過程中由于網絡等一些硬件問題造成軟件運行過慢等事故，并定期提報軟件維護費和需要配置的設備。定期對一些無用的操作記錄進行清理，全天候保軟件運行暢通。

設置軟件業務主管崗位，主要解決各部門在軟件操作中遇到的問題，該崗位人員需要有較強的財務知識，熟悉軟件操作和企業業務流程，一旦出現問題，能迅速判定問題癥結所在，及時處理問題保證軟件運行正常，結賬正常。并定期對各部門業務進行審核，及時發現問題。

2、軟件應用培訓

(1)企業規章制度培訓。各操作崗位必須熟知企業制度和業務流程，否則基礎單據審核將變得毫無意義。

(2)軟件操作。各崗位務必編寫操作手冊，軟件公司務必對操作細節進行反復培訓，通過軟件培訓要使操作人員從會操作到熟練操作到分析應用。通過一些業務操作實例，增強操作人員的職業判斷能力，和多種情況事故處理能力。

(3)財務人員培訓要求。財務板塊是信息化管理軟件正常運轉的核心。因此會計人員僅僅會核算是遠遠不夠的，必須了解企業所有業務，對一些業務還必須達到一定專業的程度，這樣財務信息化的作用才能真正體現出來。

會計人員要進行業務及其流程培訓，必要時要請現場管理人員進行講解，或從業務開始進行全過程跟蹤，真正掌握企業的業務。方案設計與軟件操作必須全過程掌握，否則一旦遇到操作故障，將無法解決，大大降低軟件的運行效率。

四、賬務管理與信息應用

1、將全面預算納入系統管理

將各項業務預算數據，按車間、部門、產品，按月全面分解至系統各個模塊，實現預算控制的全面性、針對性和成本效益性。預算金額控制按“計劃中項目費用金額+實際發生項目金額-實際發生項目的計劃金額”，從而實現一旦計劃費用超支，將觸發預算在計劃階段的控制，實現事前、事中控制。通過產品模塊預算控制，實現對物料消耗，產品單位消耗的控制。從而讓軟件真正對企業管理發揮實際作用。

2、財務人員對數據的深化使用

財務人員通過對業務流程學習和軟件賬務處理特點理解，務必將信息管理與賬務管理結合應用起來，不僅要建立大量的備查帳，而且還要熟知各個會計科目所代表的企業業務，借、貸方變動所代表業務是如何變動得，一旦數據變動，我們所掌握不僅僅是財務數據的變動，而是在業務端出現了什么異常，必要時要親自到現場了解，掌握情況后及時撰寫報告，向公司反映。會計科目盡量和現場管理結合起來，一旦數據出現了變動就知道現場什么地方出現了變動，及時通知相應部門提供說明，采用措施，減少損失。

結語

財務人員在信息管理水平逐步提升的年代，核算型的會計已越來越不適應企業管理的需要，隨著時代的發展，很多方面都需要會計人員做出專業性的判斷，復合型人才將成為會計人員的代名詞。因此財務人員必須從繁重的手工勞動中解放出來。企業財務信息化管理對每一個企業來說，都已經勢在必行。相信在做好業務流程優化、方案設計與現場管理，軟件應用培訓，賬務管理與信息應用，信息優化等方面的基礎上，企業信息化建設將不再是一個問題，財務管理水平也會因此得到大幅度的提升。

[1]潘蔡巍. L集團財務管理信息化探析[D].西南財經大學，2009.

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