淺談企業檔案管理與創新

孔 艷

濟寧市公里工程總公司第二工程公司

淺談企業檔案管理與創新

孔 艷

濟寧市公里工程總公司第二工程公司

隨著知識經濟時代的到來以及信息技術、網絡技術的發展，企業檔案工作的發展面臨著許多新的挑戰，傳統企業檔案管理模式體現出一定的不適應性，企業檔案管理模式創新成為檔案工作面臨的新課題。檔案管理模式是一種反映各層次檔案管理工作間以及檔案管理工作內部各個環節之間內在機理的一種管理形式。它包括宏觀檔案管理模式和微觀檔案管理模式兩個層次的內容。微觀檔案管理模式指具體的檔案管理模式，即我們通常所稱的檔案實體管理模式。本文主要研究檔案實體管理模式。

企業；檔案管理；創新

隨著我國企業檔案管理工作的日益深化，企業檔案管理水平有了很大的提高。但是，目前企業檔案管理工作仍存在一些制約自身發展的難題，唯有在觀念、人才、技術、制度等方面積極采取各項有力措施，多管齊下，企業檔案管理工作才可能在創新上出成績，進而提升企業檔案管理工作的整體水平，為企業檔案管理工作奠定堅實的基礎。基于此，針對企業檔案管理工作中出現的各種問題與挑戰，筆者從革新觀念、提高信息化管理水平、完善管理制度和提高管理人員素質等方面來探討企業如何在新形勢下促進檔案管理工作的創新與發展。

1 企業檔案管理工作的重要性

1.1 企業檔案是企業管理工作的查考憑據

檔案記錄了企業過去各種活動的狀況，其中包括處理企業事務的過程與結果以及管理活動的經驗，它是任何一個企業連續工作必須查考的憑據。可以說，各種企業為了有效地實行管理必須切實地掌握材料。而檔案可以為企業的領導工作和業務管理，提供證據和咨詢資料，借以熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。例如，許多企業在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策等各種活動中，大量地查考了檔案，順利地推動了工作。有的企業平時不重視檔案管理工作，造成檔案散失，結果給工作造成許多困難。因此，檔案作為企業管理工作的查考憑證對企業各項工作的開展無疑具有重要的作用。

1.2 企業檔案是企業進行決策的參考依據

檔案中記載了企業各種活動的情況、成果、經驗和教訓。從產品生產手段到生產過程以及生產技術等各方面的信息，可以作為企業進行生產、管理決策的科學依據和參考材料。當今日益增多的企業檔案，更是進行現代化企業生產、工作管理的重要條件此外，企業檔案對制訂企業生產計劃，檢查和總結生產情況，推廣先進生產技術和管理經驗以及防止企業風險等等，都是重要的參考材料。比如，有的企業為了切實規劃生產任務，查閱了歷年檔案，匯總分析，找出了本企業發展的規律、經驗和教訓，據此采取相應措施，為企業決策提供科學依據，從而促進了生產，推動了企業發展。

2 企業檔案管理與創新

2.1 創新檔案管理意識

(1)要樹立檔案工作服務大局的認識觀。新的經濟形勢下，黨和國家的中心任務就是以經濟建設為主要目標，這要求企業檔案管理工作也應該以促進企業經濟發展為工作重點，要以服務大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發與利用，全面系統的為企業經濟發展和長效發展做出貢獻。

(2)改革傳統的檔案管理思想。創新企業檔案管理工作的另一手段是，要加大對檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時建立一個與市場經濟相適應，并符合企業檔案管理自身發展的運行管理機制， 并且在做好安全保密的前提下，可以適當擴大企業檔案管理工作的開放范圍，使企業檔案工作能走進企業內部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務化功能可以充分發揮，還能夠增強檔案管理在企業管理中的影響力。

2.2 引入云計算技術、提高檔案管理信息化水平

云計算是一種模式，它實現了對共享可配置計算資源(網絡、服務器、存儲、應用和服務等)的方便、按需訪問，這些資源可以通過極小的管理代價或者服務與提供者交互，被快速地準備和釋放。在企業檔案管理工作領域中，云計算的最大優點在于以下四大方面：經濟實惠，降低信息化成本；減輕檔案人員負擔，使其能更專注本身專業；提高檔案信息資源的安全性；提高了檔案工作人員的專業技術水平。②正是由于云計算的成本適中、易用性、自動化、按使用計費等特點，云計算技術為企業檔案管理創新提供了全新的技術視角。企業在推進檔案管理創新的過程中，特別是要提升企業自身的檔案管理水平就要順勢而為，積極利用云計算技術的優點，充分汲取云計算技術的優勢，為推進檔案管理工作的創新注入新的活力。③因此，有條件的企業可以利用云計算技術，按使用量進行購買，借助云計算技術不斷提升自身的檔案管理信息化水平。

2.3 提高業務技能，適應檔案工作要求

努力提高企管辦檔案管理工作人員管理能力和業務技能，適應檔案管理工作的要求，認真研究檔案管理工作中遇到的新情況和新問題，完善檔案管理制度，加強檔案管理規范性研究和建設，健全檔案管理各方面的制度，這是當前新形勢下對于檔案管理工作的要求，也是對工作人員管理技能的要求。檔案管理工作是一項需要業務性較強的工作，也是一項服務于管理的工作，需要定期地對工作人員進行培訓和監督，要讓工作人員從心里提高對檔案管理的重視度，提高工作人員對檔案管理資料收集的意識和能力，要讓工作人員充分的了解到參加培訓的作用和目的，就是要將理論知識和實際的操作相互結合，提高工作人員對檔案管理的能力和對檔案管理的意識，這才是檔案管理培訓工作的最終目的。

總而言之，在信息化的時代背景下，企業檔案管理工作的作用已經開始得到了越來越多企業的重視，很多企業在檔案管理創新方面進行了很多有益的探索。為了進一步提升企業的檔案管理水平，創新檔案管理方式，觀念、人才、技術、制度始終是重要的影響因素，在這些方面下足功夫，那么企業檔案管理工作的創新水平才會更上一個臺階。

[1] 李穎. 檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析[J]. 檔案學通訊，2013，01：31-34.

[2] 周丹娜. 企業檔案管理系統的分析與設計[D]. 云南大學，2013.

[3] 趙霞. 企業檔案管理系統研究與實現[D]. 天津大學，2012.