探究當(dāng)前形勢(shì)下的人事檔案管理

何 英

黑龍江省八五〇農(nóng)場(chǎng)勞資科

探究當(dāng)前形勢(shì)下的人事檔案管理

何 英

黑龍江省八五〇農(nóng)場(chǎng)勞資科

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，我國(guó)戶籍制度改革從未停止過。與之相關(guān)的人事檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)。面對(duì)新的環(huán)境，應(yīng)積極推進(jìn)人事檔案管理的社會(huì)化、建立檔案管理平臺(tái)、改革人事檔案管理制度以確保人事檔案的安全性和可利用性為首要任務(wù)。

人事檔案；管理；人事檔案信息；信息化

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展，流動(dòng)人員的大量增加和人事檔案管理人員素質(zhì)不高，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中出現(xiàn)了一些問題同時(shí)，在當(dāng)前的信息化時(shí)代，對(duì)人事檔案信息的開發(fā)利用程度也不夠，種種現(xiàn)象說(shuō)明，當(dāng)前的人事檔案管理已經(jīng)跟不上時(shí)代的要求，迫切需要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行創(chuàng)新與變革，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。

1、始終制約我國(guó)人事檔案工作發(fā)展的問題

1.1人事檔案內(nèi)容缺乏實(shí)用性和真實(shí)性，管理分散多頭

首先涉及收集工作。有些基層單位檔案意識(shí)淡薄，檔案材料收集不齊，不能做到及時(shí)補(bǔ)充新材料，導(dǎo)致部分檔案材料內(nèi)容的不完整，不能跟上個(gè)人經(jīng)歷的變化，給工作帶來(lái)諸多不便，而且傳統(tǒng)的人事檔案采集越來(lái)越不適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，現(xiàn)存的檔案內(nèi)存放的還是十幾年不變的內(nèi)容，千人一面，根本無(wú)法反映具體一個(gè)人到底有什么樣的能力，素質(zhì)如何以及綜合信用等情況，而這些恰是用人單位最需要了解的；其次，是鑒定工作的問題。由于目前不少單位的人事檔案掛靠勞動(dòng)人事部門管理，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長(zhǎng)期無(wú)人整理，沒有經(jīng)過嚴(yán)格鑒定，材料是否真實(shí)無(wú)人監(jiān)督，造成人事檔案中假貨泛濫成災(zāi)，根本做不到歸檔齊全完整、鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求，嚴(yán)重存在零亂無(wú)序和丟失部分檔案內(nèi)容的問題；另外，近幾年造假的現(xiàn)象嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，給組織人事工作帶來(lái)了很多麻煩。

1.2人事檔案信息資源開發(fā)利用程度低，未能發(fā)揮應(yīng)有作用

人事檔案信息資源的開發(fā)利用仍然是滯后的、被動(dòng)的。歷來(lái)人事檔案工作就被認(rèn)為是保密性很強(qiáng)的工作，人事檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，是黨和國(guó)家的機(jī)密，這給人事檔案披上了神秘的面紗，還有就是現(xiàn)單位人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù)，只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來(lái)查閱，缺乏主動(dòng)精神，而且利用材料主要是黨團(tuán)材料，落實(shí)材料和工資調(diào)資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。另外，人事檔案檢索工具單一，查找方式落后，案卷質(zhì)量不高，嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流作用的發(fā)揮，相對(duì)于歷史檔案、文書檔案的宣傳活動(dòng)較少，使人事檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度受到極大的制約。

2、今后我國(guó)人事檔案管理的發(fā)展方向

2.1實(shí)現(xiàn)我國(guó)人事檔案管理的社會(huì)化

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)勞動(dòng)保障體系逐步形成，人事檔案管理工作的范圍逐漸擴(kuò)大，改革管理體制，使單一管理體制向多種管理體制轉(zhuǎn)變，在我國(guó)人事檔案社會(huì)化管理的過程中，應(yīng)始終堅(jiān)持集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。縣級(jí)機(jī)構(gòu)的人事檔案可以由該縣檔案館統(tǒng)一管理，不必分散在縣直各機(jī)關(guān)，這樣既可以節(jié)省人力物力，又可以防止互相推誘現(xiàn)象的發(fā)生。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，各單位用人制度的改革隨之深入，而且社會(huì)流動(dòng)人口越來(lái)越多，人員調(diào)動(dòng)越來(lái)越頻繁，過去由用人單位管理人事檔案的辦法便不能繼續(xù)滿足現(xiàn)實(shí)需要建立全國(guó)行業(yè)聯(lián)網(wǎng)（Intranet）的人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)。

人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立是建立人事檔案社會(huì)化開放式管理模式的重要組成部分，不僅有助于推動(dòng)各個(gè)單位人事改革，推動(dòng)聘用制，而且十分適合目前流動(dòng)人員大幅度增加的現(xiàn)狀，人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)除了傳統(tǒng)的人事檔案管理部應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)外，還肩負(fù)著新的職責(zé)。

2.2進(jìn)行人事檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

當(dāng)前社會(huì)是一個(gè)效率型社會(huì)，也是一個(gè)節(jié)約型社會(huì)，人事檔案管理作為社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，其管理的目標(biāo)和層次也要達(dá)到效率型和節(jié)約型，這就要求人事檔案管理成本的最小化和人事檔案管理水平質(zhì)量的最優(yōu)化，必須通過現(xiàn)代化的科技支撐和管理思維來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化是人事檔案服務(wù)于人事工作和人事制度改革和發(fā)展的需要。

人事檔案現(xiàn)代化管理的模式，必然需要面對(duì)檔案異地集中后數(shù)量大，材料來(lái)源散，內(nèi)容更新快，利用范圍廣，查詢頻率高，傳輸距離遠(yuǎn)等情況。對(duì)組織系統(tǒng)信息化工作，中央組織部明確提出了建設(shè)三網(wǎng)三庫(kù)一平臺(tái)的目標(biāo)要求。就目前而言，解決上述問題的有效途徑就是最大限度地使傳統(tǒng)的人事檔案手工管理向數(shù)字化、多媒體化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)、多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以其存儲(chǔ)數(shù)量大，占用面積小，檢索速度快，交互式傳輸、異地查閱、資源共享等優(yōu)勢(shì)當(dāng)仁不讓地成為實(shí)現(xiàn)人事檔案社會(huì)化管理的現(xiàn)代化手段。

2.3強(qiáng)化我國(guó)人事檔案的內(nèi)容改革

我國(guó)的人事檔案管理工作是在戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期人事檔案管理的基礎(chǔ)上建立和發(fā)展起來(lái)的，所以人事檔案的作用在很大程度上表現(xiàn)為管理人和控制人。在每份檔案的語(yǔ)言表述上，也存在格式化和公式化的問題，空洞無(wú)物，千人一面，這樣的人事檔案只能片面地反映一個(gè)人的歷史面貌，無(wú)法全面完整地將個(gè)人的特點(diǎn)和才能表現(xiàn)出來(lái)，在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的社會(huì)中，這樣的檔案內(nèi)容明顯不符合時(shí)代潮流，現(xiàn)實(shí)性差，無(wú)法在人事工作中發(fā)揮重大作用。

2.4加強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)功能

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，人事檔案利用信息的要求提高，因此，加快檔案信息化建設(shè)成了創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容。展望未來(lái)人事檔案管理工作的景象，將看不到包羅萬(wàn)象的檔案袋，代之以各種編碼、數(shù)據(jù)庫(kù)等電腦數(shù)據(jù)資料。用人單位如果需要養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等方面內(nèi)容，或各種考試機(jī)構(gòu)提供的資格證書和考試資料等，都可憑一定手續(xù)被授權(quán)上網(wǎng)查找，這樣得到的信息既準(zhǔn)確，又快捷，這種靈活方便的新辦法更適應(yīng)新形勢(shì)，是未來(lái)不可阻擋的潮流。更多的構(gòu)想還需要進(jìn)一步探索，如可以嘗試IC卡形式，用IC卡儲(chǔ)存?zhèn)€人的基本資料，由個(gè)人持有，但數(shù)據(jù)庫(kù)中的修改權(quán)限只有人事部擁有。

［1］丘軍江，林蔚.檔案管理信息平臺(tái)的深化與應(yīng)用［J］.中國(guó)電力教育，2011（27）.

［2］何孟原.檔案開放管理工作管窺［J］.蘭臺(tái)世界，2006（20）.