信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用

孔然然

汶上縣住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局

信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用

孔然然

汶上縣住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局

城市建設(shè)的發(fā)展離不開城建檔案管理。城市管理可以直接從檔案管理體現(xiàn)出來，其主要表現(xiàn)為技術(shù)要求高、工作量大。城市建設(shè)檔案資料的管理工作，應(yīng)當(dāng)逐步從實(shí)體化檔案信息記錄載體向著電子信息化檔案記錄載體的方向進(jìn)行客觀轉(zhuǎn)化。信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大大的推動(dòng)了城市化建設(shè)的高速發(fā)展。基于此，文章就信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行簡要的分析，希望可以提供一個(gè)有效的借鑒。

信息化技術(shù)；城市建設(shè)；檔案管理；應(yīng)用

1 檔案管理在城市建設(shè)發(fā)展中起到的作用

1.1 促進(jìn)城市未來建設(shè)發(fā)展

檔案管理促進(jìn)城市發(fā)展主要作用表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是能夠?yàn)槲磥沓鞘邪l(fā)展提供動(dòng)態(tài)管理資料及科技資料，通過情報(bào)資料、書面、雜志、電子郵件等方式表現(xiàn)出來，為城市未來發(fā)展提供科學(xué)、合理的理論依據(jù)。二是通過城市各階層管理，為城市未來建設(shè)提供更加全面的服務(wù)。城建檔案作為城市發(fā)展的信息集合體，不同時(shí)期的城市建設(shè)、管理方式能夠幫助城建工作吸取過去的經(jīng)驗(yàn)，從而更好地發(fā)展。通過檔案信息記錄各個(gè)階段的總結(jié)、研究，為未來城建工作提供更加先進(jìn)的管理模式。

1.2 檔案管理是城市建設(shè)中的重要組成部分

一個(gè)城市的形象是通過城市文化建設(shè)體現(xiàn)的，一個(gè)良好的城市文化能夠提供人民的自豪感、使命感以及凝聚力。城市檔案正是城市文化中的一部分或者是子系統(tǒng)，而檔案室正是可以表現(xiàn)不同單位文化屬性的部門，檔案室作為檔案管理的重要場所，同樣也是不同機(jī)構(gòu)的信息中心。要充分發(fā)揮檔案室的作用，利用其文化屬性，就要將檔案室建立成一個(gè)集教育、文化、宣傳、服務(wù)為一體的管理機(jī)構(gòu)，讓其成為城市文化中心。通過檔案記錄城市文化面貌，從而提高城市文化的知名度及市民的使命感和榮譽(yù)感。

2 當(dāng)前我國城市建設(shè)檔案信息化管理的不足

2.1 管理軟件不統(tǒng)一

當(dāng)前，我國城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是發(fā)展不穩(wěn)定，二是發(fā)展不平衡，三是發(fā)展方向不統(tǒng)一。信息化技術(shù)在城市建設(shè)檔案管理中得到了有效應(yīng)用，檔案生成方式也發(fā)生著改變，機(jī)讀和自動(dòng)化成為主要的檔案生成方式，在很大程度上提升了檔案的保密性和真實(shí)性，同時(shí)也對檔案的系統(tǒng)性提出更高的要求。

2.2 城建檔案管理基礎(chǔ)工作不規(guī)范

信息化在城建檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用，需要基于更加規(guī)范化的城建檔案管理基礎(chǔ)工作之上。不同城市對于城建檔案管理的制度不統(tǒng)一，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這與地區(qū)間的差異有著直接的聯(lián)系。城建檔案信息化管理還缺乏統(tǒng)一的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高，在處理城市建設(shè)檔案信息資料方面仍然存在不足和缺陷，信息化技術(shù)水平有待提高。

2.3 工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高

城市建設(shè)檔案的相關(guān)文件和資料具有機(jī)密性，這對于檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，需要具有較強(qiáng)的操作能力和技術(shù)水平。要熟練掌握信息化技術(shù)，保證城建檔案管理工作有條不紊進(jìn)行。但當(dāng)前的實(shí)際情況是城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏信息化技術(shù)性人才，對于信息設(shè)備不能熟練進(jìn)行操作，極大限制了城市建設(shè)檔案信息化管理的發(fā)展。

3.城市建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)途徑

3.1 完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，為信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)

為了保證城市建設(shè)檔案信息資源的原始性、安全性和可靠性，提高城建檔案的管理水平，首選就要求提高內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)質(zhì)量。建設(shè)齊備網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，發(fā)揮出內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的作用，可以為實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享創(chuàng)造條件，同時(shí)也是提高城市檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)水平和應(yīng)用水平的基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)信息化管理，做好城市檔案信息資源的建設(shè)

由于電子文件載體的穩(wěn)定性差，當(dāng)大量的電子文件傳輸?shù)骄W(wǎng)上時(shí)，為了能夠保證信息的可靠性和通用性，這就需要檔案工作人員對電子文件有一個(gè)深入的了解和認(rèn)識，加強(qiáng)對電子文件的管理。同時(shí)，由于電子文件發(fā)展形成的時(shí)間較短、易損壞，為了防止城市建設(shè)檔案信息的丟失，就要加強(qiáng)對電子文件的管理，定期對文件進(jìn)行檢查。

城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)就是信息資源的開發(fā)，要做好城市建設(shè)檔案信息資源的開發(fā)，首先要對原有的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，并通過所完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施來實(shí)現(xiàn)信息的資源共享，其次是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對城市建設(shè)檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化電子處理。

3.3 強(qiáng)化城市建設(shè)檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在城市建設(shè)檔案管理的過程中占有重要位置的就是檔案的管理人員，由于信息化建設(shè)需要較高的知識層面和技術(shù)水平，因此為了保證城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展以及提高信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量，就需要強(qiáng)化檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在當(dāng)前信息化檔案管理工作中，大量的現(xiàn)代設(shè)備投入使用，使工作人員以往所掌握的知識和技術(shù)，難以達(dá)到對這些設(shè)備進(jìn)行穩(wěn)定操作的水平。因此，檔案部門應(yīng)重視管理人員專業(yè)水平的培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。

3.4 切實(shí)加強(qiáng)城建檔案工作系統(tǒng)內(nèi)部電子文件管理工作的實(shí)施水平

緣于辦公自動(dòng)化軟件的普及使用，使得現(xiàn)有階段的較大數(shù)量規(guī)模的檔案信息資源都以電子文件的形式客觀呈現(xiàn)，在實(shí)際的工作發(fā)展實(shí)務(wù)路徑中，電子化文件本身具備著較差的技術(shù)穩(wěn)定性，客觀上使得在技術(shù)層次開展相關(guān)的操作運(yùn)作模式的探索提升，成為今后一段時(shí)期內(nèi)有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，為了切實(shí)做好城市建設(shè)檔案信息管理工作的信息化進(jìn)程，就應(yīng)當(dāng)有效提升電子文件信息資料保護(hù)工作的技術(shù)探究工作力度。

結(jié)束語

未來城建檔案管理會更加公開化、全面化，為社會提供更加真實(shí)、可靠的信息，因此，這就需要在城市建設(shè)檔案管理中開展信息化建設(shè)。文結(jié)合我國城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀及所存在的問題，對城建檔案管理信息化建設(shè)提出了相應(yīng)的對策，以供參考。

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[3]張曉偉.新媒體技術(shù)在推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程中的應(yīng)用分析[J].新媒體研究，2015，14：41-42.