論檔案管理的創新

隋向前

平泉縣財政局

論檔案管理的創新

隋向前

平泉縣財政局

檔案資源是一種重要的公眾資源，具有不可替代的地位，我國的檔案工作起步較晚，基礎設施建設比較落后，傳統的檔案管理工作，工作內容繁重、復雜，因此必須要創新檔案管理工作，不斷提高檔案工作的質量和效率，才能夠適應檔案事業發展的切實需要。

檔案管理；創新

創新是一個社會進步的靈魂，沒有創新就沒有進步，創新是各項事業發展的共同課題，檔案管理也一樣，本文就將對檔案管理的創新進行分析與探討。

一、檔案管理創新的必然性

檔案是歷史的記載者，有了檔案，才能了解歷史的發展，它匯聚著大量的可用信息，是科學考察的基礎，是單位、企業和業務工作的查考依據，檔案的信息是真實的、可靠的，也是最直觀的、最原始的，它對于歷史文明的發展起到了極大的推動作用，其價值是不可估量的，由此可以看出檔案管理工作的重要性，人類社會的進步以及科學技術的發展，使檔案管理工作也有了新的更高的追求，傳統的檔案管理在現今社會爆發出了一系列的弊端，比如：管理手段的老化、管理技術水平不高、管理檔案工作者的現代化意識低下以及資金短缺、硬件設備落后等等，從這些問題可以看出傳統的檔案管理已經不能夠跟上時代的步伐，無法滿足社會的需求了，為此，檔案管理的創新就顯得尤為迫切與重要。

二、檔案管理創新的途徑

1.更新檔案管理意識，創新檔案管理方法。創新意識是一個民族得以生存和發展的重要保證，事業單位的檔案管理工作也一樣，不能固步自封，必須創新檔案管理思路，提出更多能夠跟得上時代節奏的工作方法，此外，還需要不斷革新現在的工作，改變傳統的工作方式，通過新思路、新方法和新技術去革新工作，因此，要想做好檔案管理創新工作，必須不斷豐富和完善知識結構，培養創新思維和創新意識，并將其貫穿于工作的始終。

2.創新檔案保存管理環境，進一步完善優化檔案管理模式 。檔案管理的建設離不開堅實的硬件設施建設，尤其是隨著信息化社會的到來，檔案保存也開始逐步進入信息化，但是目前在很多企業檔案管理過程中，傳統意識仍然很濃，過于依賴傳統的檔案保存方式，總感覺紙質或者其它實物形式的檔案存放起來真實，因此，他們缺乏對檔案保存形式和管理的學習，包括計算機軟硬件水平、其他影音保存設備都沒有過多的了解，而信息化時代的背景下，各種音頻、視頻等數據形式保存的檔案已經成為檔案保存的主流，因此，我們需要進一步提高檔案管理人員的綜合素質，完善和優化檔案保存保管環境，提高檔案保存效率，首先要加大投入力度，改善檔案館內的溫、濕度控制措施，比如一些磁帶，濕度過大的時候容易粘連變質：再比如，很多檔案數據保存在電腦中，尤其是一些涉及企業發展的機密檔案，在網絡上有可能會被不法分子員竊取，或者說丟失等。

3.創新服務手段。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館的服務器上歸檔，傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化，因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替，隨著改革開放的不斷深入，到檔案館查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息，為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

4.創新檔案搜集整理制度，為檔案數量和質量提供保障。一是各中層單位都要建立相應的檔案信息搜集員，負責整理和搜集本單位的檔案信息，為了提高檔案搜集的效率，各中層單位的檔案搜集員可以建成模板式的流水檔案記錄，把檔案生成的速度提高，以最大限度的收集本單位的檔案；二是要不斷完善檔案管理制度，包括從收集、整理、清退、銷毀與歸檔等每個過程，都等應嚴格按規定手續辦理，做到任何過程必須經指定的主管領導審批，認真履行登記、簽字蓋章手續；三是對于檔案搜集可以采取獎勵的制度，對于那些能夠主動發現檔案，而且檔案有價值的工作人員，尤其是非檔案管理人員可以采取一定的激勵制度；而對于那些能夠積極的在檔案管理和搜集中創新方法、創新模式的員工也可以給與一定的精神和物質獎勵，以激勵全體職員都參與到企業檔案的搜集工作中來，只有不斷的創新和改進檔案搜集整理制度，才能使檔案的數量和質量有保障，使檔案更好的為企業發展服務。

5. 創新檔案存儲方式 。運用電子壓縮技術，代替傳統的紙張存儲方式，把檔案錄入到電子設備上，再提供給利用者，可以確保檔案的原文件不會受到損害，能夠延長檔案的保存壽命。

6.創新檔案的保密管理。在事業單位的檔案管理過程中，保密工作是我們必須要實行的一項工作，要求我們在庫房建造和選址過程中必須要嚴格按照我國相關規定來進行建造，做到辦公室和庫房分開建造，閱覽室和庫房分開建造，庫房門窗必須要進行加固，這樣能夠在一定程度上防止盜竊行為的發生，在庫房的管理方面，我們要派遣專門的負責人員進行看管，那些與檔案管理無關緊要的人員必須要禁止其進入，最后，我們要對庫房管理人員進行培訓，使他們能夠正確的對保密檔案和保管檔案進行區分，如果保密檔案泄露出去，一定會對國家利益和安全造成嚴重的危害，因此，筆者認為，在事業單位檔案管理工作中，加強檔案管理的保密工作是十分必要的。

綜上所述，在各個行業中，創新都是必不可少的，創新是檔案事業發展的必要條件，同時也是能更好的服務于社會的先決條件，總而言之，在當前的檔案管理工作中，我們必須要堅持與時俱進，并且積極地改進創新，從而才能夠使檔案管理工作能夠滿足時代發展的需要，進而才能夠促進檔案管理的發展和創新。

［1］王彥芳，王金財.關于現代企業檔案管理創新的思考［J］.機電兵船檔案，2012（06）

［2］賈博.關于事業單位檔案管理創新的思考［J］.赤子（上中旬），2014（21）