企業采購外包管理研究

王 艷

黑龍江職業學院

企業采購外包管理研究

王 艷

黑龍江職業學院

企業在實施采購業務外包模式時，必須權衡考慮，盡可能地發揮其有利之處，防范規避其不利之處。尤其對于中小企業而言，在決定采取某項業務是否采用外包采購前，應根據中小企業采購外包決策模型，權衡采購外包的利弊，處理好內部流程和外部流程的有效結合問題，要把外包企業的核心能力和承包企業的核心能力有效整合起來，真正讓采購外包成為推動中小企業加速發展的助力器。

企業采購；外包；管理

一、采購外包風險及其管理內涵

(一)采購外包風險概念

“外包”突起于20世紀90年代的自制或外購決策。成本節約是采購外包最有吸引力的因素之一。埃森哲針對全球600多家跨國企業所做的研究表明，改善采購績效對提升企業的利潤水平有很好的推動作用。在大多數行業中，直接物料成本通常占企業銷售成本的50%～80%，相當于營業收入的30%～50%；對高科技企業而言，間接物料成本也占到了營業收入的15%～25%，由此可見，采購運作環節的成本節省，對企業增加利潤有重要意義。

采購外包業務的多參與主體、跨地域、多環節的特征，使采購外包業務容易受到來自外部環境各實體內部不利因素的影響，形成采購外包風險。采購外包風險是一種潛在威脅，它會利用外包關系的脆弱性，對外包關系造成破壞。從目標控制的角度出發，可以說采購外包風險是外包業務偏離預定目標的可能性。

(二)采購外包風險管理的內容

業務外包就是企業將非核心的業務交給合作企業來完成。業務外包過程本身就是一個風險轉移的過程。企業通過外向資源配置分散由政府、經濟、市場、財務等因素產生的風險，企業本身的資源能力有限，通過資源外向配置，與外部合作伙伴分擔風險，企業可變得更有柔性，更能適應變化的外部環境。采購外包風險管理旨在識別潛在的風險并采取適當的行動以規避或消除風險，可定義為通過采購外包系統成員之間協作，識別和管理采購外包系統內部風險和外部風險，來降低整體采購業務外包的脆弱性。其管理體系包括：風險意識，風險辨析，風險評估，風險處理，檢查及評價，咨詢及溝通。

二、采購外包風險的產生因素

(1)采購活動的宏觀環境復雜多變。宏觀環境的不利變化必然給采購機構帶來采購風險。(2)采購人員對采購風險的客觀性認識不足。采購風險是客觀存在的，在現實工作中，許多采購管理人員缺乏風險意識，認為只要管好合同，就不會產生采購風險，風險意識的淡薄是產生采購風險的重要原因之一。(3)采購決策缺乏科學性導致決策失誤。(4)企業內部關系混亂。企業內部各部門之間及企業與上級企業之間，在資金管理及使用、利益分配等方面存在權責不明、管理混亂的現象，造成資金使用效率低下，采購信息不靈，外界干預過多。(5)監管失控。企業不能直接控制采購職能，不能保證采購外包的準確和及時，不能保證顧客服務的質量和維護與顧客的長期關系，對采購外包公司過分依賴，放棄自己對采購專業技巧的開發等。(6)合作風險。采購外包服務實際上是一系列委托與被委托、代理與被代理的關系，是完全以信用體系為基礎的，存在著服務商的穩定性和質量下降或不履行先前的承諾等風險。(7)采購外包業務自身的復雜性，使企業面臨風險。比如與降低成本，增強核心競爭力的初衷相反，有可能導致把可能使企業形成新的競爭力和競爭優勢的學習機會的采購活動外包出去。

三、采購外包風險管理體系的構建

(一)采購實體本身設置的風險防范措施

采購外包服務商是企業采購活動的載體和主體，直接決定采購外包的效益；同時，其運行經費又屬企業采購固定成本。因此，企業采購機構設置是否科學，對采購外包成本效益比和風險防范有直接的決定作用。應采取以下措施防范風險。(1)規范運作、實行法制化管理。企業采購機構在運作過程中，要力求規范運作，確保采購外包活動公開、公平、透明、公正，實現企業采購“物有所值”和“廉潔高效”的目標，最大限度發揮采購外包的正效應。(2)建立完善的內控機制和外部監督機制。企業采購過程的公開、公平自然存在內在的監督制約機制，以及主管部門的監督制約，但作為企業的重要活動，必須要有外在的監督制約機制與之配合。(3)強化全員風險意識、健全防范制度。從機制上，要建立上級業務部門對下級的監督、部門內部核查、部門外部制約完善監管和部門間牽制互律制度，以提高風險管理質量；從程序上，要根據采購外包的實際情況，建立并逐步完善風險管理程序，把所有防范措施列入采購外包的高級管理手冊之中，使之制度化、程序化、規范化。

(二)采購人員和管理人員的風險防范

(1)樹立服務意識、質量意識和風險意識；(2)加強職業道德教育；(3)加強對員工招聘的事前控制，重視人力資源工作，做好人才的招聘、培養和使用是控制各種風險的最根本保障；(4)任賢選能，定期實行員工崗位輪崗制度。除此以外，還可以設立專門風險管理部門，以加強對風險的控制和防范能力。風險管理部門應作為采購實體經營主管領導的參謀部門，這有利于風險管理部門與其他采購業務部門、財務部門、人事部門等之間協調關系。

(三)擴大企業采購規模和范圍、建立廣泛可靠的戰略聯盟

企業應努力拓寬采購規模和范圍，降低采購成本，廣泛地和采購外包服務商建立長期合作關系，并與核心外包商建立戰略聯盟，可以降低采購風險。另外，采購外包機構應適度擴大貨物和服務類采購范圍，促使采購工程有明顯進展，提高企業采購規模效應和整體效益。

(四)招投標過程及質量控制的風險防范

(1)加強法律法規的學習和普及，認真檢查采購業務操作的規范性和合理性，規避法律風險。(2)集中采購機構應建立健全內部監督管理制度。采購活動的決策和執行程序應當明確，并相互監督、相互制約。經辦采購的人員與負責采購合同審核、驗收人員的職責權限應明確，并相互分離。

(3)建立質量體系認證制度，以完善企業采購工作的程序性和標準化，通過該認證制度為進一步規范采購業務操作程序，建立、健全相互制約的內部監督機制，提高采購外包工作的質量和效率具有較大的作用。

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[2]邢健.中小企業財務外包風險規避研究[J].現代經濟信息.2015(03)

[3]王俊彥.企業外包風險及外包風險控制[J].經營管理者.2016(06)