淺析切實加強人事檔案管理工作

鄭順錦

黑龍江省依安農場

淺析切實加強人事檔案管理工作

鄭順錦

黑龍江省依安農場

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄人才信息的重要載體。它直接記錄和反映出個人經歷、德能勤績、工作表現、獎懲情況、行為軌跡和歷史背景等個人信息，是重要的人才信息源。它是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發、使用的重要依據，也是知人善任，選賢任能的重要依據。然而，當前很多事業單位人事檔案缺檔、斷檔、死檔的現象都不同程度地存在，給檔案管理工作帶來了困難，也直接影響到人才檔案信息的正確使用。因此，人事檔案管理在適應單位的改革與發展的進程中，特別是在當前正在進行的事業單位改革中作用越來越明顯。

人事檔案；特點；問題；措施；創新

一、人事檔案的基本介紹

人事檔案中所記載的信息資料，正是我們平常的生活中重要的閱歷，就是我們生活中所發生的一些大事件。這些都是我們能力的見證。同時，在記載我們榮耀的同時，人事檔案中也會大公無私地記載著我們生活中所犯的錯誤，以及我們平常所出現的一些重要違紀情況。如同美國的信用體系一樣。在美國，他們國家的公民能夠從銀行手里拿到錢，靠的就是信用體系所提供給銀行的自己信用級別證明。人事檔案也和這些信用體系一樣，具有法律效益。受到國家的機密文件保護，以免出現外泄導致居民日常生活活動受到干擾。

二、人事檔案管理的特點

從中國交通每年、每月的承載量來看，我國目前的人口流動量還是處于一個高峰時段。如此大的人口流動量勢必也就造成我國人事檔案管理的流動性特點。人事檔案一旦離開了具體的人，那么它的存在意義也毫無價值。另外，如前所述，人事檔案的作用是為了能夠讓對面可以在短時間內掌握住自己的基本信息以及自己的才華，那么人事檔案的另一個重要特點就是真實有效性。同時，在人事檔案的信息記錄中，還有一個重要的特點就是其的信息記錄應該是具有全面性的。現在的市場競爭壓力直接導致了我們的就業人員要了解十八般武藝，門門精通倒也處于其次，只需精通其一即可。片面的人事檔案記載很難滿足對方了解你過去的需求，也很難在短時間內判斷出你的能力。人事檔案的記載中，需要記錄好員工的成長感悟心得，政治面貌，個人履歷等。

三、人事檔案管理中存在的問題

（1）人事檔案管理手段落后。人力資源管理要求人事檔案規范化管理，能夠及時有效地提供各種檔案信息，為人力資源管理提供服務。但是，目前的人事檔案管理仍沿用傳統的管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于“看攤守點”，缺乏創新和競爭。這些情況嚴重制約了人力資源的開發，難以為現代人力資源開發、使用提供有效的服務。

（2）檔案管理的硬件設施相對薄弱。有的單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

（3）管理機制呆板。一方面檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案管理的重點和難點，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉變，這項工作的難度將越來越大。另一方面，目前人事檔案管理工作中材料收集范圍和如何對進檔材料進行鑒別等各項制度與新《條例》對人才考察任用時需提供材料提出的新要求不相適應。新《條例》對個人經歷和基本情況的要求更加明確和細化。另外，對離任審計、任前公示等材料應如何收集，收集時應注意哪些問題，在制度上沒有明確，在實踐中缺乏可操作性。

（4）檔案管理人員素質不高、管理制度執行不夠好。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手較多，專業知識缺乏，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不能嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，這就很容易造成個人檔案材料造假、銷毀、丟失、涂改等問題，給檔案管理工作帶來很多的問題。規范人事檔案管理，為現代人事資源提供有效服務隨著社會規范化、誠信化程度的不斷提高和信息化時代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據，必須引起重視，積極拓展管理職能，更新人事檔案管理理念。

三、規范人事檔案管理，為現代人力資資源提供有效服務

（1）加快人事檔案工作科學化、現代化進程。隨著時代的發展，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統，通過微機終端和系統互聯，可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務，更好地為單位各項事業的發展做出貢獻。

（2）加大對檔案管理工作的投入力度。要建立由公共財政全額提供經費的投入機制，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。另一方面，檔案管理所在的單位要建立定期的投入機制，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，可采取“以檔養檔、適當收費”的辦法，補充檔案管理經費不足的問題，以確保檔案管理工作的有效開展。

（3）建立健全合理的人事檔案管理制度。現代人力資源管理趨勢要求，人事檔案管理必須更加制度化、規范化。對于那些不適應新形勢、新情況的規章制度，必須進行改革、及時更新。要對檔案的內容、分類、檔案用品標準重新進行規范。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊；在遞轉檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠。

（4）切實提高檔案管理人員的素質。隨著現代化進程的不斷推進，傳統的管理模式不適應現代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質人才的同時，更要注重對現有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質，使其能夠適應現代人力資源管理的新要求。要使其端正思想、增強意識、轉變方式，變被動服務為主動服務。要加強溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為現代人力資源管理服務，為高層決策服務。

四、信息更新與及時性

由于人事檔案中所記錄的信息是要全面、真實地反映這個人的工作學習情況的，所以說，我們需要及時地對該本人生活中所發生的一些事件進行及時更新。保證人事檔案中的信息是可靠地、有效地。如果人事檔案中所記載的信息是些陳年往事，很難就針對現在的這個人的基本情況進行介紹的話，那么人事檔案也就失去了它本來的意義所在。

［1］徐君.加強企業人事檔案管理工作的幾點建議［J］.人力資源管理.2013（04）.

［2］沈洪香.關于做好人事檔案管理工作的幾點建議［J］.經營管理者.2013（04）.