淺談檔案管理

李志能

佛山市三水區公路局公路管養中心

淺談檔案管理

李志能

佛山市三水區公路局公路管養中心

檔案是一種原始記錄，它見證各種事實關系，反映一個單位的歷史面貌。檔案信息化、一體化是新時代的特征。我們要加快知識結構的變化，要不斷“充電”，不斷補充“能量”，以求適應新時代的要求。

檔案；管理；業務指導；信息；素質

1　檔案概述

什么是檔案？《中華人民共和國檔案法》為檔案作了定義：指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄，是歷史的第一手資料。它見證各種事實關系，反映一個單位的歷史面貌。從外觀上看，檔案并不是新產生的事物，而是由有形成檔案可能的原始記錄材料轉化而來的，不僅具有歷史使命，還具備責任感。

2　檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的有條不紊、井然有序是十分重要的。

3　業務指導

3.1提高有關領導及檔案管理工作人員認識

檔案記錄著本單位的各種活動，其中蘊藏著大量的有關本單位的經濟、政治、文化等信息，對本單位回顧歷史、總結經驗，有著不可或缺的作用。同時，檔案管理作為國家檔案事業的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對檔案的接收工作做的不及時，就會使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對日后的使用帶來困難。因此，有關領導及相關人員務必要提高警惕，加強對檔案管理工作重要性的認識，使本單位的資料檔案的管理有序。

3.2檔案管理的指導人員要加強自身的常規業務建設

管理人員要時刻注意自己的職責是指導與監督而不是參與具體的工作。平時要多在如何加強自身的指導藝術上下功夫，例如：可以在網上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網絡中一些專業的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項常規性、基礎性業務工作，搞好每年的年度立卷工作，對鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規范化目標管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導人員可以組織對新到的人員進行一個短期的培訓以增強他們的專業技能，減少因業務不熟練而造成的錯誤。

3.3指導人員要對本檔案室的檔案工作情況做到心中有數

指導人員在加強自身的業務建設的同時還要對本館室的檔案做到心中有數，不能只是提高自身而忽略對基本工作的落實。對于工作中存在的問題要根據國家和省檔案主管部門出臺的各種業務規范性文件和辦法及時提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進行。對于因為由于理解不同而造成的問題，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會對“一事”理解掌握不準，甚至出現“一文一卷”的做法，針對這種情況，就要求指導人員及時利用年度立卷檢查、案卷質量抽查等各種機會做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯誤做法。

3.4建立完善網絡檔案管理

檔案工作具有點多、面廣、線長的特點，目前大多數檔案館室都面臨著人手不足，經費短缺的困境。建立網絡檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時也是“國家數字檔案建設與服務工程”項目建設的客觀要求。所謂檔案指導網絡，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網絡體系。通過檔案指導網絡的建設，有利于檔案工作的順利發展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經驗、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創建電子檔案管理時，要選拔那些網絡技術基礎好的工作人員，組成專門的指導與管理部門，以便從組織上保證這項技術含量高、復雜難度大的工作能夠準確落實。

3.5指導人員要注意語言藝術

指導人員主要的交往對象是檔案管理人員，因此在指導時要注意語言的藝術性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準確傳達給對方，使對方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時，要有針對性，做到簡練、準確，做到對下屬的工作要心中有數，不能空口亂說；同時，還要注意個人的形象，堅持服務第一，奉獻至上，言必行，行必果的原則。

3.6指導人員的管理手段要與時俱進

社會不斷向前發展，新事物層出不窮，檔案管理事業也在不斷的發展中，這就要求檔案指導人員的指導手段要圍繞檔案工作的基本職能與時俱進，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業務水平。例如，化以前的紙質檔案收藏為如今的網絡管理，提高檔案的利用率；加強與其他檔案館的聯系，汲取他人長處，補充本館的不足，從而促進本館的發展。

4　檔案管理信息數字

隨著計算機的普及，互聯網技術的引入，我們現在已有非常成熟的檔案管理軟件，逐步實現公文辦理和檔案管理規范化與一體化，積極開展網上查詢服務，最大限度地提高利用的效果和質量。這樣一來既節約能源、節省時間，又和國際接軌，做到無紙化辦公、綠色環保。這需要我們熟練掌握計算機操作，更加強調應用機密等級，應用的保密措施能夠和數據機密性配套。我們要比前輩們在辦公條件上更快捷，以前辦公是用手抄，光查找工具就有什么卷內目錄、案卷目錄、文號目錄、全引目錄等等，工作量極大，又特別繁重。尤其1992―2003年的檔案有十大類分類，查找起來更難。而現在查找一份文件，輕輕一點擊計算機就可以了，實在太方便了。

5　檔案管理人員素質的提高

檔案管理工作是枯燥、乏味的，怎樣變乏味為生動和激情，從而促進檔案管理工作的更好發展是每一個檔案管理工作人員應該思考的問題。提到哪行哪業都要說到人員素質，素質決定了思想的高度，決定了工作的質量。敬業是最基本的要求。檔案管理人員要在工作中發現問題，并提出解決方案，還要有勇敢的探索精神，不滿足于前人的經驗，不滿足于目前的成績。檔案管理人員必須熟悉本工作的各個流程，對各個門類的檔案都要有所研究，對各種載體檔案的管理方法都要了然于胸，要根據新形勢、新要求，對舊有的管理模式有所突破，創造屬于自己的一套管理方法。我們所處的時代是一個日新月異的時代，每天都會出現新情況，我們要有求實創新的精神，在熟悉的檔案管理工作中發現新規律，扎實、有效、開拓性地開展工作。

總之，每個人的知識結構都要常常更新，檔案管理工作人員亦是。除了要補充知識以外，還要虛心向身邊從事過這個工作的老同事取經，實踐出真知，借鑒前人的經驗可以讓自己少走彎路。向身邊的人學習，向同行學習，向實踐學習，向社會學習，只有不斷地學習，檔案工作才會在新世紀有個飛躍性的突破。

［1］王秀芳，李春英.《淺談如何做好檔案指導工作》.

［2］張桂蘭. 檔案人員能力建設的若干思考［J］.山西檔案.2013（05）