防范和降低財(cái)務(wù)差錯的綜合措施

焦璐婷　周 靜

1.北京航天長征飛行器研究所　2.中鐵建工集團(tuán)資產(chǎn)公司

防范和降低財(cái)務(wù)差錯的綜合措施

焦璐婷1周 靜2

1.北京航天長征飛行器研究所2.中鐵建工集團(tuán)資產(chǎn)公司

財(cái)務(wù)工作差錯是指計(jì)量、確認(rèn)、記錄、報(bào)告、資金收付方面出現(xiàn)的各種差錯。這些差錯會影響財(cái)務(wù)信息使用人分析、預(yù)測、決策，會造成經(jīng)辦人員及財(cái)務(wù)人員額外修正工作，在降低工作效率的同時(shí)引起知悉人對財(cái)務(wù)人員可靠性專業(yè)性的質(zhì)疑。

財(cái)務(wù)差錯；防范；措施

一、財(cái)務(wù)差錯現(xiàn)狀

根據(jù)財(cái)務(wù)內(nèi)部工作內(nèi)容，財(cái)務(wù)差錯大致分為基礎(chǔ)工作類、稅務(wù)及發(fā)票管理類、薪酬類、基建及固定資產(chǎn)類、資金收付類、檔案管理類、預(yù)決算編報(bào)類、其它類。根據(jù)具體差錯表現(xiàn)為輔助核算差錯、科目差錯、發(fā)票內(nèi)容差錯、手續(xù)不全差錯、重復(fù)做賬差錯、貨幣資金收付差錯等。由于財(cái)務(wù)人員就業(yè)通用性較強(qiáng)及目前航天軍工單位財(cái)務(wù)人員普遍學(xué)歷層次及能力較高，近10年人員流動性比上10年有顯著提高。人員流動頻繁造成財(cái)務(wù)工作差錯呈現(xiàn)上升趨勢。而軍工單位財(cái)務(wù)人員招聘對象為大學(xué)應(yīng)屆生，實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)欠缺，對軍工事業(yè)單位財(cái)務(wù)制度不了解，更容易增加財(cái)務(wù)差錯。

二、財(cái)務(wù)差錯分析

根據(jù)差錯類型分析，現(xiàn)階段單位的財(cái)務(wù)差錯特點(diǎn)為低層次、多類型、普遍性、遞增性的特點(diǎn)。以2015年為例，根據(jù)業(yè)務(wù)量計(jì)算的差錯率以達(dá)到1.77%，其中重要性及補(bǔ)救難的差錯占總差錯的1/5，財(cái)務(wù)差錯問題已經(jīng)是一個亟待解決的問題。根據(jù)人員是否輪過某一崗位，把某人對應(yīng)的崗位分為新崗位、舊崗位。根據(jù)人員是否具有某一崗位全部經(jīng)驗(yàn)分為新人員、老人員。

新崗位新人員——重復(fù)別人已犯錯

新崗位老人員——重復(fù)別人已犯錯

老崗位新人員——重復(fù)別人已犯錯

老崗位老人員——重復(fù)自己犯過的錯誤

本人認(rèn)為差錯近年來增加，應(yīng)當(dāng)尋求措施進(jìn)行系統(tǒng)性管理。導(dǎo)致差錯的因素有一部分是人為因素，但用知識管理和質(zhì)量歸零的思路通過制度、流程是可以規(guī)避的。

三、防范和降低差錯的綜合措施

1.財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)“老中青”相結(jié)合

任何一個團(tuán)隊(duì)，擁有經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工，對現(xiàn)狀整體及細(xì)節(jié)工作指導(dǎo)與青年員工培養(yǎng)具有重要作用。應(yīng)該說老員工是一個團(tuán)隊(duì)的財(cái)富，他們的經(jīng)驗(yàn)通常代表著一個崗位較高的水平。發(fā)揮老員工具有豐富經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)判斷能力，能夠一定程度上避免財(cái)務(wù)差錯。中年員工一方面對新政策新事物有很好的接受能力，一方面也有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，能夠承受難度較大的非常規(guī)工作，同時(shí)也能夠牽頭引導(dǎo)需要共同配合的工作。基于持續(xù)經(jīng)營的會計(jì)假設(shè)，財(cái)務(wù)工作將周而復(fù)始地不斷繼續(xù)下去。長遠(yuǎn)考慮，那么培養(yǎng)一批未來的中堅(jiān)力量具有戰(zhàn)略意義。綜上所述，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)人員應(yīng)盡量形成“老中青”的年齡和經(jīng)驗(yàn)梯度才能承前啟后傳承好財(cái)務(wù)工作。

2.梳理形成5W2H職業(yè)手冊

管理學(xué)中的5W2H分析法理論同樣適用于財(cái)務(wù)工作，5W2H即When、What、How、Why、Who、Where、Howmuch。其翻譯成財(cái)務(wù)工作即是何時(shí)干、干什么、怎么干、為什么干、誰來干、從哪入手干、干成什么程度水平。本人認(rèn)為5W2H是描述一個工作最全面的維度。同一崗位先后輪替的所有人員都應(yīng)當(dāng)在從業(yè)期間對工作進(jìn)行梳理，提煉后規(guī)范化的工作流程、注意事項(xiàng)要固化到職業(yè)手冊，對從事這個崗位的人員提供參考和學(xué)習(xí)的材料。如果何時(shí)干某一工作不明確，就會容易產(chǎn)生到時(shí)間截點(diǎn)無法完成工作，臨時(shí)補(bǔ)救則會出現(xiàn)錯誤，即使不出現(xiàn)錯誤，質(zhì)量也難以保證。如果怎么干一項(xiàng)工作不明確，則容易造成操作程序上的流程錯誤。如果標(biāo)準(zhǔn)不明確，則容易出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理處理過度和不及，與數(shù)據(jù)需方難以銜接得當(dāng)。最后，財(cái)務(wù)工作不是孤立的，有可能與人力、行政、資產(chǎn)等多個部門進(jìn)行信息互通，查詢系統(tǒng)不同財(cái)務(wù)人員權(quán)限也不盡相同，那么多個可以提供數(shù)據(jù)的人員如何選取及以誰為準(zhǔn)也需要明確固化下來。依靠5W2H形成的職業(yè)手冊可以清晰地描述一個工作的全貌，避免財(cái)務(wù)職業(yè)手冊中遺漏帶來的差錯。

3.嚴(yán)格科學(xué)崗位帶培模式

不論新員工老員工在換崗時(shí)，除了交接工作還應(yīng)當(dāng)注意帶培期履行科學(xué)的帶培過程。本人認(rèn)為科學(xué)的帶培過程應(yīng)包括三個階段：階段一，交出人又做又講，接交人又看又問階段。這個階段交出人應(yīng)當(dāng)充分給接交人展現(xiàn)工作過程，同時(shí)隨著進(jìn)程配合講解幫助接交人理解。階段二，接交人在交出人監(jiān)督下試做工作，在碰到有疑問的地方請交出人指導(dǎo)。階段三，在交出人認(rèn)可接交人工作質(zhì)量后，接交人獨(dú)立工作，交出人反饋接交人獨(dú)立工作中的發(fā)現(xiàn)的難點(diǎn)。

4.設(shè)置豁免期與考核責(zé)任制

建立輪崗員工初涉入新工作豁免期，建立輪入新崗位人員工作信心。在豁免期內(nèi)，原崗位人員對現(xiàn)崗位人員的工作質(zhì)量負(fù)全責(zé)，迫使崗位過渡期內(nèi)原崗位人員竭盡所能幫助現(xiàn)崗位人員掌握崗位技能。在豁免期內(nèi)，原崗位人員不能良好輔導(dǎo)現(xiàn)崗位人員完成工作并掌握技能的要在考核績效中適當(dāng)體現(xiàn)。

5.崗位輪換及頻率

本人認(rèn)為一些崗位的界限，在銜接中配合不當(dāng)會造成財(cái)務(wù)工作差錯。長期對別人的工作不了解，配合工作需要溝通時(shí)間長，往往事半功倍。崗位輪換是提高財(cái)務(wù)人員綜合能力的方式之一。崗位輪換可以使財(cái)務(wù)人員全面了解不同的工作內(nèi)容，獲得不同的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，不斷培養(yǎng)出高素質(zhì)復(fù)合型財(cái)務(wù)人員，避免一部分工作銜接上的財(cái)務(wù)差錯。而崗位輪換也要注意頻率，短時(shí)間內(nèi)頻繁變換崗位對于員工的壓力遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于工作新鮮感帶來的工作熱情。崗位輪換后，在工作穩(wěn)定提升后，充分發(fā)揮一段時(shí)間優(yōu)勢再考慮再次輪崗較為恰當(dāng)。根據(jù)崗位難度探索評價(jià)機(jī)制，使崗位輪換更加制度化、科學(xué)化，最終兼顧崗位輪換及頻率才能使崗位銜接中的財(cái)務(wù)差錯達(dá)到平衡降低。

6.發(fā)揮接交人對新崗位的主觀能動性

每一個財(cái)務(wù)人員職業(yè)生涯中或多或少都會經(jīng)歷輪崗，每個人都面臨重新學(xué)習(xí)一些知識，這不僅需要交出人悉心傳授指導(dǎo)，也需要接交人努力掌握新崗位技能。在工作中，我常能看到有些財(cái)務(wù)工作者在新崗位工作一年，但是僅能夠按照流程進(jìn)行重復(fù)性業(yè)務(wù)，不能理解為什么這樣處理，也不能根據(jù)條件變化進(jìn)行職業(yè)判斷。本人認(rèn)為財(cái)務(wù)人員應(yīng)不斷提高自己業(yè)務(wù)素質(zhì)，通過查看以前歸檔資料，對自己未經(jīng)手的臨時(shí)性工作了解學(xué)習(xí)。在這個縱向繼承的過程中，財(cái)務(wù)人員多想一步為什么，會對崗位有更多領(lǐng)悟。財(cái)務(wù)人員有條件可以與其他軍工事業(yè)單位的同崗位財(cái)務(wù)人員橫向交流，拓寬思路，尋求優(yōu)化工作的新途徑。

7.慎重選擇稽核崗位人員

財(cái)務(wù)稽核制度是內(nèi)部控制的重要組成部分。財(cái)務(wù)稽核是財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)本身對于財(cái)務(wù)資金往來、會計(jì)核算工作進(jìn)行的一種自我檢查或?qū)徍斯ぷ鳌ＴO(shè)置財(cái)務(wù)稽核人員的初衷在于防止會計(jì)核算工作上的差錯和有關(guān)人員的舞弊。有經(jīng)驗(yàn)的稽核人員，對日常會計(jì)核算工作中出現(xiàn)的疏忽、錯誤等及時(shí)加以糾正或者制止，可以保證甚至提高會計(jì)核算工作的質(zhì)量。在財(cái)務(wù)部門人員普遍經(jīng)驗(yàn)不足時(shí)，應(yīng)選擇業(yè)務(wù)能力最為全面、經(jīng)驗(yàn)最為豐富的財(cái)務(wù)人員擔(dān)任稽核人員，對工作可以進(jìn)行全面把關(guān)。財(cái)務(wù)稽核人員是財(cái)務(wù)崗位中十分重要位置，也是規(guī)范會計(jì)行為、提高會計(jì)資料質(zhì)量的重要保證。

［1］賈旭聰.公司財(cái)務(wù)報(bào)表重述與財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)部控制的研究［D］.首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)，2014.