如何做好初中檔案收集工作

王 靜

萊西市競技體育運動學校

如何做好初中檔案收集工作

王 靜

萊西市競技體育運動學校

收集檔案材料不僅是初中檔案管理的起點，更是整個檔案工作的關鍵環節之一，是整理檔案的物質基礎和利用檔案的前提條件，收集工作質量的好壞與能否做好其他環節的檔案管理工作有直接關聯。因此，只有做好檔案收集工作，才有可能做好檔案管理的其他工作。下面從初中檔案收集工作的主要特征入手，探討做好檔案收集工作的有效措施，希望對初中學校優化檔案收集有所幫助。

初中；檔案收集；檔案管理；工作措施

初中檔案形成于學校科學研究、教學活動、行政管理等日常工作過程，且門類繁多，檔案材料來自學校各個部門，通過收集各部門檔案材料來配合檔案管理工作的開展。因此，初中檔案收集工作不但要有靈活多樣的方法，還要注重制度的完善，確保初中檔案管理有良好開端。

一、初中檔案收集工作的主要特征

一般情況下，初中檔案收集工作主要呈現出以下幾點特征：一是檔案涉及面廣、分類多。在初中學校里形成檔案的部門廣泛涉及每一個職能科室，人員涉及需學校的管理者、教師以及學生，檔案種類包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案，檔案載體有傳統的紙質檔案及現代化電子檔案、光盤、照片等。同時，初中檔案收集內容涵蓋文書、教學、學生、科研、設備、基建、會計等檔案以及在學校各種重要活動中形成的聲像檔案、各類禮品、獎牌等實物，這些檔案類別不但能客觀反映學校活動原貌，還對之后的檔案開發利用、查詢借鑒等都有重要價值。二是初中檔案收集工作有很強的連續性。初中學校教改科研課題、實驗課題等重要的跨學年事件一般都會持續很長的周期，每一學期、每一學年的階段性實驗報告、終結性實驗成果報告等相關資料的連續性都很強。三是初中檔案收集工作的對象是人。在初中檔案管理實踐中，整理、鑒定及保管檔案的對象都是檔案實體，只有收集工作的對象是學校的管理者、教師、學生，需要檔案工作者與形成檔案材料的人打交道。但每一個人的檔案意識是存在差異的，認識檔案工作的程度也不同，這就決定著人們會用不同的態度對待檔案收集工作，需要重視調動并發揮人的主觀能動性[1]。所以初中檔案收集工作更多的是檔案管理部門在行使行政管理職能。

從這一系列特征可以看出，檔案制度的建立和完善、檔案收集方法的改革和創新、檔案保管條件及檔案服務能力的提升等都與初中檔案收集工作能否順利開展有關，要想做好檔案收集工作就需從這些方面入手。

二、做好初中檔案收集工作的有效措施

(一)健全檔案收集制度，規范收集初中檔案

實踐證明，與實際越是契合的、針對性強的制度，其可操作性也就越強，執行度也越高。所以初中學校檔案室要認真研究形成檔案的規律及特征，按照學校機構設置及職能分工健全檔案收集制度，詳細說明檔案收集的歸檔范圍、時間、要求及原則等，合理劃定校級與各部門級檔案歸檔范圍，并按照工作實際及時修正，從制度上確保初中檔案收集的及時性、準確性與完整性，預防發生應歸未歸、收而不全等現象，在做好歸檔范圍相互銜接的同時預防因重復設檔而浪費人力、物力。建立健全初中檔案收集制度還可為學校開展檔案工作提供指導，提高檔案收集的規范性。初中學校要對不同檔案的收集建立起有效的管理辦法，實現對檔案收集工作的監督[2]。且針對初中檔案收集制度、檔案管理規章制度、崗位職責制度等的建立，可由學校各部門編制檔案收集歸檔的目錄、收集規范、收集內容及技術要求等，從而指導學校有效開展檔案收集工作，提高檔案收集工作的質量。

(二)采取多樣收集方法，保證初中檔案齊全

初中學校總是周而復始地開展常規工作，很有規律地形成很多常規檔案，包括學年度或學期工作計劃、工作總結、教學類、招生計劃等常規檔案，所以檔案收集工作也須采取靈活多樣的方法，保證檔案齊全。一是按照初中學校的檔案歸集制度做好收入常規檔案的工作，最主要的收集方法就是對各部門在工作中產生并處理完畢的檔案材料進行定時集中的收集，由產生檔案的部門或個人依據歸檔要求及規定時間將檔案資料移交到學校檔案室。如校長辦公室的行政檔案，教研室、教務處的教學文件，校黨支部、工會及團委等的黨群類檔案等，都要按照學年度或學期全部移交檔案室。

二是即時跟蹤收集、零散收集的方法。要針對初中學校發生的重大事件、重大活動中形成的文件、照片、錄音等材料進行及時跟蹤收集，如學校重要的會議，包括黨代會、團代會、教代會、校慶等，以及學生在學習中形成的文件材料。即便初中學校有較完善的歸檔制度作為保障，但綜合產生少數零散文件，或遺漏一些文件，如領導、相關人員外出考察、學習、參加各種會議時所形成的有價值文件材料，學校內部各部門產生的一些在個人手中分散存在的文件，加上學校機構調整、職工變動等因素的影響，也有可能造成檔案收集不完整、不齊全。因此，初中學校檔案人員在收集檔案時要重視將收集零散文件的工作做好，結合保密檢查、機構調整、職工變動、年終或節日清理文件等機會集中所有需要歸檔保存的檔案，彌補初中檔案收集的缺陷，保證檔案完整、齊全。

(三)科學分類初中檔案，提高收集工作效率

初中學校檔案室要及時、科學地分類檔案，主要包括教學管理文件、統計材料、規章制度；教學改革材料、考試管理材料；建設學科及實驗室的材料；與教研室活動相關的材料；優秀的課件、教案等；教師獎懲材料；教材目錄、自編教材的使用材料；學生管理工作的相關材料等，從而為查閱檔案提供便利，優化檔案利用。檔案人員在確認檔案科目之后要做好標識，貼在卷盒的背面，并把已經處理好的文件卷盒擺在對應的位置之上，真正做好檔案的對號入座，方便以后查找。初中檔案能客觀、真實、充分地記載和反映學校各項工作、活動的情況，為學校以后的發展提供有價值的材料和經驗，為一線教學工作服務，所以提升檔案收集工作的專業性非常重要。

三、結語

初中檔案收集不僅是檔案部門的工作，需要學校各個部門的相互配合。在實際工作中，初中學校管理者應充分認識到檔案的重要作用，積極探索做好檔案收集工作的措施，以進一步提高初中檔案收集工作的準確性、及時性，從而不斷豐富檔案資料，提高檔案管理水平，為學校的發展提供更優質的檔案信息服務。

［1］廖明.淺談學校檔案管理中的檔案收集工作［J］.科技視界，2014 （16）：190.