社區檔案管理工作中的問題與對策探析

張 萍

山東省青島市市北區寧夏路街道辦事處

社區檔案管理工作中的問題與對策探析

張 萍

山東省青島市市北區寧夏路街道辦事處

隨著我國城市化進程加快，社區建設工作也如火如荼的開展著，社區檔案管理工作是保證整個社區管理工作順利進行的重要基礎。經濟發展迅猛，社會的進步飛速，信息化的發展來勢洶洶，對社區的檔案管理工作要求越來越高，為使檔案能夠更加有效的為社區管理工作的進一步發展提供有力的支持，促進社區建設完善，必須正視現今社區檔案管理工作中存在的問題，加強對社區檔案管理的建設。

社區檔案管理、問題、對策

社區建設是城市建設中的重要組成部分，而檔案管理工作又是社區各項管理工作的重要組成部分，它真實的收集和記錄著整個社區建設和管理的各種歷史活動，為接下來的社區建設和其他工作的進一步開展提供依據。社區檔案管理則有其特定的價值和意義，在衡量社區檔案管理水平中起著重要作用，對于推進城市建設和社會進步也有著特殊意義，社區檔案管理水平的高低直接影響著社區檔案資料保存的質量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，社區檔案管理工作還不能完全符合當代社區檔案工作的需要。

一、社區檔案管理工作中存在的問題

1.社區檔案管理人員的專業素質不足,職業道德缺失

目前，大多數的社區檔案管理工作人員都是非科本出身，專業素質不高，甚至與所學專業完全不對口，缺乏檔案管理相關的工作經驗，對檔案工作的重視程度較低。部分工作人員對于現代信息技術及檔案管理相關軟件的應用不熟練，不僅會使社區檔案管理工作出現安全隱患，甚至造成了社區檔案的缺失，更嚴重導致了檔案管理工作的效率和成果落后。由于檔案管理的工作性質讓人感到乏味，一些工作人員出現工作積極性不高，受傳統觀念影響，對檔案管理認識不足，對工作缺乏熱情，缺乏主動性。另外其他社區工作人員檔案意識不強，沒有主動歸檔的意識。社區檔案缺乏規范化和標準化，進一步拉低了檔案管理工作的效率。

2.對檔案的重要性認識不到位,檔案管理人員過少

社區檔案管理還屬于一個新興領域，人力、物力、財力的支持明顯不足。據統計表明，至今仍有些社區沒有設置專門的檔案管理場所，還有很多社區的檔案管理人員極少，有些甚至直接由社區普通工作人員兼任。社區領導對此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進社區檔案管理工作所需要的檔案管理軟件，影響了檔案管理工作的工作進度和成效。缺乏一套完善的社區檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有準確的指導。另外，社區檔案管理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領域，隨著社區建設的逐步完善，社區檔案事業的規模不斷擴大，檔案的內容愈加豐富，傳統的社區檔案管理工作模式根本無法滿足當前社會的需要。

3.對新媒體技術運用不到位,忽視電子信息保密工作

社會逐步進入數字化、信息化階段，信息化技術在各領域各行業中的作用越來越突出。很多社區已經實現數字化的檔案管理，利用現代信息技術對檔案進行歸類管理和儲存，有效的改善了之前檔案管理中存在的種種局限和不足。但是大多社區忽視了對檔案管理的安全，沒有配備相應的軟硬件設施，一旦計算機硬軟件出現無法預測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失，這對社區建設來說，是一個極大的隱患。加之社區檔案管理人員對計算機殺毒知識的欠缺，對電子檔案的保護意識較差，給社區檔案管理帶來了很多損失。

二、提高社區檔案管理水平的對策

1.注重社區檔案管理人員的專業素質和政治素養的培養

首先，各社區單位把檔案管理工作納入進一步的工作目標和建設計劃，應把引進專業的復合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常地規范化的進行職業道德培訓、專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等邊講邊操作的培訓方式。社區檔案管理人員的專業素質決定著檔案管理工作水平的高低，不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術的運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，以更好的適應檔案管理信息化建設的需要和要求。

其次，社區檔案管理工作是一項嚴密的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質，對檔案管理工作要保持積極向上的工作作風，對工作投入高度的熱情，提高工作效率。社區應把檔案管理部門應把被動接受變為主動上門服務，主動收集各部門檔案資料。對社區檔案管理工作認識認識充分，一心一意為社區和人民服務。

2.加強制度建設,實現規范化管理

社區檔案管理工作需要與檔案局、街道辦事處等相關部門密切配合，社區領導應重視對本社區檔案管理工作的管理，聘請專業的社區檔案管理人員。主管社區案管理工作的領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統理論的檔案管理信息化建設制度。為社區檔案管理設置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作，各部門之間密切交流、加強溝通，規范化管理工作流程，共同促進社區檔案管理工作的順利進行。另外，后期的制約與監督措施也是必不可少的，通過對檔案管理工作的監督，對檔案的安全進行保護，絕不能給予不法分子可乘之機。社區檔案工作者要充分認識到自身工作的責任，增強自己的使命感和責任感，確保檔案管理工作順利和深入的開展，努力開創檔案工作的新紀元。

3.軟、硬件配置齊全,減少安全隱患

軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設的基礎性條件，只有擁有齊全的配置，社區檔案工作人員的工作才能順利進行。計算機技術進行社區檔案管理能夠有效地處理大量文件信息，政府及社區單位要舍得在這方面花錢，為社區的檔案管理工作配備良好的計算機及其系統，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應邀請專業人士為社區的檔案管理工作設置其特定的檔案管理軟件，為社區檔案管理設置一個專門的保護系統，盡量避免檔案信息的泄露或流失。

小結:

社區檔案工作是社區建設乃至城市建設健康可持續發展的重要基礎，而檔案工作人員的素質是做好檔案工作的基礎。只有建立健全社區檔案管理機制，保證社區檔案管理人員的專業素質和綜合素質過關，對電子檔案實施有力的保護措施，才能保障社區管理工作有條不紊的前進，提升社區管理工作的整體業務素質。

［1］王穎.社區檔案管理工作的存在的問題及對策［J］.人人健康，2016，06： 240-241.

［2］羅文珍. 社區檔案管理工作的難點與對策研究［J］.黑龍江史志，2015，13： 212.

［3］樊曉紅. 社區檔案管理現狀、問題與對策［J］. 黑龍江檔案，2016，01：80.