大數據時代背景下的檔案管理探討

周金霞

北京航科發動機控制系統科技有限公司

大數據時代背景下的檔案管理探討

周金霞

北京航科發動機控制系統科技有限公司

大數據時代背景下檔案管理工作雖然發揮了更大的作用，但在實際操作中依然存在些許問題亟待解決，當今社會各個領域的競爭都變得異常激烈，保證檔案管理工作的質量對檔案管理人員、所在企業甚至所在行業來說都十分重要。但目前，檔案管理人員依然無法完全適應和勝任大數據背景下的檔案管理工作，一定程度上阻礙了檔案管理工作的發展，因此必須積極發現問題，及時采取有效措施，以促進檔案管理工作的發展。鑒于此，本文主要分析大數據時代背景下的檔案管理。

大數據時代；檔案管理；措施

1　大數據檔案應用的特點

1.1數據巨大

大數據背景下的檔案管理要存儲的內容極大，每個單位的運營過程中的任何事情都要被記錄下來。例如人事信息，各行各業員工少說也得有上千萬人，每個員工時刻都在制造信息，談話、工作內容等都需要記錄下來，而且這些信息還可能是重復的，據數據統計，所產生的可分析數據已經超過104TB。傳統的檔案是沒有辦法滿足所有信息的存儲的，所以產生了大數據檔案，面對如此大的數據規模，對于數據處理的能力要求極高。

1.2數據種類多

大數據時代徹底顛覆了傳統檔案的收集整理方式，檔案的來源廣、種類多，它的數據類型既有結構化也有非結構化的，除了包括傳統檔案的音頻視頻，紙質檔案，證件等還包括電腦的瀏覽記錄，微博，網頁，日志，聊天記錄等。檔案工作者必須要打破傳統檔案的局限性，用全新的眼光去了解大數據檔案的種類多樣性，進行分析時需要工作人員有較強的分析能力，對所有的信息進行相關性挖掘，找出你所想要的信息，用全新的審查方式對檔案進行收集整理，提高檔案工作的效率。

1.3信息可用密度低

電子檔案在大數據時代，以指數級的速度增長，這給傳統的檔案整理模式帶來了沖擊。收集的信息多，并不是意味著數據信息越多，可用價值就越高。可能一萬條信息中沒有一條有用的，要想找到一條有用信息需要經過層層篩選，在篩選過程的任何一個步驟出現錯誤，都可能致使這條數據是無用的或者帶來更嚴重的后果。如果需要找一條需要做決定的相關數據，但是最后的數據是錯誤的，那么可能會導致整個決策失敗。

2　大數據時代背景下檔案管理的新要求

2.1需要更新檔案管理觀念和流程

在以往的檔案管理工作中，對于檔案資料的歸類存檔一般都是檔案管理員負責，分門別類標記檔案資料，留作日后的檔案查詢。然而，在大數據時代背景下，檔案管理工作變得更加復雜，需要處理的檔案信息變得更多，若還是采用以往的檔案管理院處理檔案的手段，不僅增加了檔案管理員的工作壓力，提升了工作難度，而且很可能無法處理交叉的檔案信息，不能做到科學化、系統化的檔案分類歸納。因此，在數據時代背景下，必須更新檔案管理觀念，改進檔案管理流程。

2.2需要多樣化的檔案保存形式

就現階段各行各業發展而言，很多數據信息都是無法通過紙質材料保存的，大多是以電子文檔、圖片等形式加以保存的，數據時代的來臨給檔案管理的保存也提出了新的要求。檔案管理工作本來數據量大，需要分門別類處理的檔案資料多，為此，必須適應大數據時代發展，應用多樣化的檔案保存形式，發揮關鍵詞的作用，做到對檔案信息的分門別類整理和方便快捷的查找。

2.3需要高素質的檔案管理人員

大數據時代的到來，檔案管理人員的工作內容也有了新的變化，對檔案管理人員的業務素質要求也變得更高。在數據時代背景下，檔案管理工作內容有了新的變化，需要應用軟件進行檔案分類、分析，對檔案管理人員的技術性提出了新的要求。

3　優化和提高檔案管理工作的對策

3.1提高檔案管理從業人員的綜合素質，優化人員結構

大數據時代的到來，作為檔案管理的從業人員，應當不斷更新觀念，以迎合時代發展的需要，應當不斷提高自身的綜合素質，首先扭轉傳統的檔案管理觀念，開始掌握大數據時代背景下應當具備的專業技能，在過去的傳統檔案管理工作中解放雙手，逐步引進具有先進的檔案管理理念的專業人才，提高從業人員的整體素質，這是針對大數據時代給檔案管理工作帶來挑戰的積極應對措施。

3.2將先進技術引進檔案管理工作中

為了使檔案管理工作與當前大數據的時代背景相結合，就必須將涉及到檔案管理工作的技術引進到檔案管理的實際操作中來。無論是政府機關還是事業單位，亦或是企業，檔案管理工作都應當主動謀求與大數據公司合作，針對單位的實際研發符合自身情況的檔案管理技術和工具，由于大數據環境下的檔案管理工作需要多方合作才能完成，不是一臺電腦就能完成相關工作的，因此要想使單位的檔案管理工作運用現代化的大數據技術，就勢必需要采用多種技術手段，將虛擬技術、云存儲等相結合。

3.3檔案管理監管制度的建設

大數據時代下，檔案管理工作既有機遇又有挑戰。面對大數據時代下的檔案管理工作，更加開放和多樣的信息也給檔案管理工作的安全性產生危機。因此，在實行大數據時代時，檔案管理的監管制度應當進一步加強，嚴格相關數據的準入制度，并對各類檔案信息加強監管，實行檔案數據的保護措施，防止因為操作不當，引起的檔案信息泄露，或不法分子利用系統漏洞入侵檔案管理系統，盜取相關信息。在加強對檔案管理監管的同時，可以降低檔案信息丟失的風險，使檔案信息的相關數據安全性得到保障。

總之，科技的不斷發展使得各個領域近年來都得到了很大的發展空間，而信息時代的來臨給各個領域帶來了發展機遇，同時也帶來了挑戰，大數據時代背景下的檔案管理工作也面臨著此種情況，檔案管理工作的繁瑣和重要性眾所周知，而其中包含的各項重要信息都需要妥善保管，為了跟上社會的發展步伐，需要不斷進行更新和存儲，以便于隨時查閱并發揮其應有的作用，但根據目前的情況來看，我國檔案管理工作依然存在一定問題，相關機構和人員應加強此方面的研究和實施力度。

[1]李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013，06：48-50.

[2]施永利.大數據時代背景下的檔案利用服務探討[J].商，2012，11：145+129.