淺談高校會計檔案管理

歐陽鳳平 魏 紅

湖南廣播電視大學

淺談高校會計檔案管理

歐陽鳳平 魏 紅

湖南廣播電視大學

高校會計檔案管理的規范與否及管理水平的高低直接影響到高校會計檔案的利用價值，筆者根據自己高校會計檔案管理工作實踐，就如何做好高校會計檔案的管理工作，從會計檔案的合理整理、內容規范、管理手段先進、鑒定及銷毀理性等方面來談談自己的體會。

高校；會計檔案；管理

高校會計檔案是指在會計核算活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位財務的的重要史料和證據。會計年度終了后，應將會計檔案裝訂成冊，并進行整理立卷，規范管理使之充分服務于高校的管理。

一、要合理地整理高校會計檔案

1、會計檔案分類立卷的基本要求。會計檔案按材料的類別，分類組成相關聯的類型立卷，將立卷按順序編號。會計檔案按年立卷，統一格式的標簽貼在裝訂賬簿歸檔冊上，活頁賬上要加封面，要按會計類別逐項填寫清楚，簽字蓋章都要求齊全，賬簿使用登記表要按財務會計類別逐項填寫齊全，高校會計的有關輔助賬、登記本、賬、冊也應該按照會計規定整理裝訂、認真編制立卷清單，要按照會計規定統一歸檔，裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2、高校會計憑證整理。每月末將會計憑證裝訂成冊，案卷的目錄要統一登記，每月末要立卷一份。會計憑證要根據原始憑證的多少，分類、分項裝訂，會計憑證裝訂要做到整齊和牢固，財務會計人員月末將會計憑證整理，按類型順序排列，按統一要求裝訂成冊。

3、高校的基本建設項目的會計檔案整理。項目竣工驗收后，基建會計結轉完交付使用，并且結轉完債權、債務款項及其他未結算完款項之后，才能進行基建會計檔案的立卷歸檔。在移交的會計檔案封皮正面及冊背上應注明憑單名稱，卷號，封皮注明冊數、起止年度和檔案編號，會計檔案歸檔手續要完備。

4、高校會計賬簿的裝訂順序。會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂頁→會計裝訂封底。會計賬簿裝訂后應牢固，應該很平整，不得出現賬簿有折角、掉頁的現象。會計賬簿裝訂的封口處，裝訂人應加蓋印章。會計賬簿裝訂后，要按會計規定注明所屬的賬簿名稱、年度及編號。高校會計賬簿編號應該為一年一編，編號順序應該為總賬、分戶、分類、分項明細賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶、分類輔助賬。

5、其它會計檔案整理。高校會計報表及其它會計資料分類按年裝訂，編號要統一，目錄要認真編寫，月報表和年報表，要按月份和年度分開組卷，歸檔保管的會計檔案盒要統一，涉及到外事的會計資料應分類按年單獨裝訂，包括：會計的移交清單、會計檔案的保管清單、鑒定及銷毀的清單，都要統一編號，并要加封面，分類編寫目錄，統一歸檔保管。

二、要規范高校會計檔案的內容

1、會計檔案的內容要求。會計檔案首先是高校的所有相關經濟活動的歷史記錄，其次，又是會計檔案資料管理的重要組成部分，是高校重要的經濟信息資源。會計檔案的精確性、完整性以及會計檔案的真實性，都將直接影響到會計檔案管理的發展。所以規范會計檔案的內容就顯得尤為重要。只要具有保管價值的所有高校會計事項記錄的資料、核算的資料、財務會計管理類的資料，都要認真、細致、及時地收集，不應該有缺少。如果發生了缺少，要立即向經辦人追回，確保會計檔案材料的完整性。會計檔案管理人員工作調崗時，要按要求填寫“工作交接明細單”存檔，以保證會計工作的連續性。

2、會計檔案資料分類。高校財務根據《會計檔案管理辦法》，將會計檔案資料按性質分為：第一，《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報、月報、季報、年度會計報表，報表附注及財務會計情況說明書，上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。第二，會計總賬、會計明細賬，會計現金日記賬和銀行存款(借款)日記賬、固定資產卡片、會計的各種輔助登記簿等。第三，會計原始憑證，包括外來的原始憑證、自制的原始憑證、會計原始憑證的匯總表、會計記賬憑證、會計記賬憑證的匯總表。涉及對外對私改造資料，匯總憑證及其他會計憑證，銀行存款(借款)余額調節表，銀行對賬單，其他應保存的會計核算專業資料，年度終了都必須按照規定歸檔。第四，會計檔案保管、經濟分析報告和總結報告、會計制度、經濟合同、內部以及外部審計資料、凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參與價值的數據，會計移交清冊單、資產評估報告、驗資的報告、所有專用發票、鑒定及銷毀清冊單等資料。第五，電算化會計檔案的收集，是指在一定的期限內，會計電算化的一切數據資料，把計算機會計軟件系統中，所有的會計數據備份到磁性介質或磁盤、光盤上，成為脫離于原計算機系統的高校會計檔案。

三、利用先進管理手段管理高校會計檔案

要用信息化手段來管理高校會計檔案。會計檔案工作，已經從原始的紙質會計檔案，發展到電子的會計檔案，由于電子系統財務會計的數據易被修改，所以，要嚴格地執行計算機的授權權限，嚴格執行高校會計管理人員的審批制度。會計檔案除原始會計憑證需紙化歸檔以外，還應該充分利用現代計算機及信息網絡技術，對電算化高校財務會計資料進行分類、歸檔整理。會計資料應充分利用優質的光盤、硬盤等先進存儲介質，存儲高校會計賬簿、會計報表。對存儲的介質要進行一一編號，標明存儲的時間、標明存儲的內容。要按高校會計分類、分項的類別進行管理，要充分利用壓縮的存儲空間，減少會計檔案存儲的成本。目前在計算機辦公自動化、無紙化的計算機技術安全支持下，既要保證會計檔案資料的及時、準確、完整，又要提高其管理工作的效益，更為及時查找高校會計檔案保管期內的所有會計資料提供極大的方便。

四、要理性地看待高校會計檔案的鑒定及銷毀

會計檔案的鑒定及銷毀要按照財政廳、國家檔案局《會計檔案管理辦法》相關規定，要根據學校財務會計工作中的實際情況，制定出適合會計檔案鑒定及銷毀的規章制度，并且編制會計檔案鑒定及銷毀清單。

1、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，檔案部門提出詳細的鑒定及銷毀清單，并與高校會計部門共同鑒定后進行銷毀。檔案、財會、審計、保衛等部門要共同派員監銷。監銷人在銷毀財務會計檔案前，高校負責人在財務會計檔案銷毀清冊上必須簽署意見，經學校主管領導簽字后，方可進行銷毀。要認真清點、核對，銷毀后，審計、保衛監銷人員應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況書面報告有關領導，從而保證會計檔案銷毀制度的嚴肅性。對其中會計未結算的債權、債務的會計原始憑證，應該單獨立卷，并且要由檔案部門保管到會計結清債權、債務時為止。正在建設期間的項目建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

2、保管期滿但未結算清的債權、債務原始憑證和涉及其他未結算事項的原始憑證，不得銷毀。應當單獨抽出立卷，保管到未結算事項完結為止。單獨抽出立卷的高校會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明，要使會計檔案鑒定和銷毀工作有據可依。按照會計檔案規章制度規范實行，要嚴格執行會計制度往來款項債權、債務的管理，對于超過一定期限的會計的未能追償款項，高校會計管理人員應提前做好單獨立卷管理，審計部門要大力加強審計的力度，使得高校會計人員及時發現問題，及時改善發現的問題，做好高校會計檔案的鑒定和銷毀工作，最大限度合理的利用存儲的空間，節約人力、物力資源。各種會計檔案保管期限：高校會計憑證要保管15年；高校會計賬簿要保存15年，其中，高校會計的現金日記賬、銀行存款(借款)日記賬要保存25年；高校會計報表要保存10年，其中，高校會計年度決算報表要永久保存；收、發貨等發票要保管5年；采用電子計算機進行會計核算，應當保存打印出的紙質會計檔案，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存的會計檔案，按照財政廳有關規定執行。

結論：

根據自己在高校擔任會計工作及會計檔案管理工作的實踐經驗，從合理整理會計檔案、規范會計檔案內容、采用先進管理手段和理性科學的鑒定及銷毀會計檔案等方面來談談我們的體會。以期更好地管理高校會計檔案，使會計檔案的價值得以發揮，更好地為高校管理提供服務。