淺談檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用

成 超

邯鄲市人力資源和社會保障局

淺談檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用

成 超

邯鄲市人力資源和社會保障局

檔案有憑證的作用，也還有參考的作用，主要是通過聲像、圖表、以及文字等多種手段對現發展在或者過去經歷進行記錄，這是一項系統化的工作。不僅僅要充分地應用到現代高科技網絡技術，且必須遵循一定的原理，只有這樣才能真正提高檔案管理的質量和效率。鑒于此，本文圍繞檔案管理原理，為有效地保護檔案的安全性和完整性，在檔案管理現代化中的應用這一主題展開論述。重點從檔案管理原理和內容認識、在現代化檔案管理中對檔案管理原理的應用，這兩個層面進行闡述，旨在提高檔案的合理利用。

檔案管理；原理；現代化

在事業單位中，對于人事的統籌和安排，需要有依據。其中，檔案就是其中重要的依據。這些依據記錄的是都是個體在過去和現在從事各種活動的狀況。故而，檔案具有憑證作用和參考作用。主要采用的是聲音、圖表，以及文字。

1.檔案管理原理及內容

1.1 技術信息化

檔案管理的信息化，指的是在檔案的記錄、整理和存貯，以及加工、查找，還包括交流和傳遞中，要用到科學技術裝備，真正實現工作手段的科學化和現代化。在檔案管理過程中，所涉及到的很多的新設備和新技術，比如電子計算機技術、電訊設備、印刷技術，以及聲像技術、縮微技術，還包括復制技術等。在檔案的檢索過程中，將計算機廣泛運用于檔案的檢索、編目，以及閱覽管理、庫房管理、各種統計工作，與此同時充分地將通訊技術、縮微技術、電子計算機充分地結合起來，有助于檔案管理的自動化。

1.2 管理現代化和檔案工作組織

我們知道，在檔案工作的組織與和管理以及檔案事業的建設中，必須依靠控制論、信息論、系統論等一批現代化的科學理論為指導，充分地運用管理科學的基本原理，并且充分地遵循檔案工作的客觀現實，對各種工作進行探究，進而達到管理工作現代化，管理機構高效化，以及管理方法科學化和檔案工作標準化。

1.3 檔案管理人員知識化

由于管理的科學化和設備的現代化，進而需要一支具有現代化業務知識和現代化科技知識的檔案管理人員。在這種隊伍里，只有高度知識化，才能在檔案管理中發揮出作用。在這群檔案管理人員，這些人員不僅需要進取的精神和較高的政治素養，還必須具備使用電子計算機的基本技能，懂得電子計算機最基本的管理理論和最基本的技能。只有具備一定的文化知識后，才能勝任檔案管理[1]。

1.4 在資源平臺共享檔案資源

社會的發展，信息時代已經到來。在信息化在各行各業中已經成為主導。中國國民經濟的發展必將是信息的發展。在檔案管理領域中，通過對信息的網絡傳輸，在資源平臺上實現檔案資源的共享。

1.5 檔案的保護制度必將嚴格化

就傳統意義上的檔案主要是以檔案為載體，對其保護，主要是對檔案進行庫房。而現代化的檔案保護，則廣泛應用現代信息處理技術，其中檔案的載體不一定就是傳統的檔案載體，而是出現了全新的檔案。比如電子檔案、聲像檔案以及機讀檔案等。且載體可能是光學性的、有磁性的、如光盤和磁盤以及磁帶等不同的形式。這種載體與傳統的檔案載體有著天壤之別的差距，不論是在存儲方式、利用方式、形成介質都是不同的。新型檔案載體的檔案保護，必將提出全新的保護制度來保護檔案。

2.在現代化檔案管理中對檔案管理原理的應用

文化全球化和經濟全球化是人類社會的大背景，在這樣的一種大背景下，網絡全球化的態勢越辣越明顯。在當今社會，網絡已經成為一種重要的交際工具。加上高速發展的經濟為我們的網絡信息技術提供了良好的傳播條件。在現代化檔案管理中，可以充分地讓傳統的繁瑣的人工手段管理轉化為技術性的管理，進而提高了檔案管理的安全性。在充分地利用先進的信息技術過程中，有效地提高了管理人員的素養以及技術。檔案管理中出現的智能化，促使原有的枯燥管理環境轉變得更加生動化[2]。

2.1 進行系統化的管理

在管理過程中，只要實施系統化的管理，則可以將原本雜亂無章的東西瞬間變得井井有條。如果只是在局部實施管理，終究是片面的。檔案管理原理在現代化檔案管理的運用中，只有展開整體的管理，才可以稱之為系統的管理。而管理的標準化是系統管理的基礎，系統管理的規范化是統一化，另外系統管理的要求則是簡潔化，系統管理的目的為通用化，而系統管理的催化劑則為最優化。以上的標準化、簡潔化、通用化等等每一項都是進行系統化的管理部分中不可忽視的部分。假如，缺乏標準化，其工作就不可能繼續開展。如果缺乏統一化，那么就有了準則，秩序出現混亂。如果缺乏簡潔化，那管理過程中的一些繁瑣之事就會讓管理工作停止不前，其工作效率無從談起。假如沒有了通用化，就會導致管理工作失去有序性。而假如缺乏最優化，就會與時代脫節。希望系統管理得到優化發展，其這些原則不可忽視，只有促使相互之間互補地發展，才能真正促使系統管理更加可靠、安全和全面。

2.2 進行合理地組合

我們必須承認，世間的每一個事物，都是從一個小物體在一定的環境中逐步發展而來。在工作中，我們將一個事物通過某種方式將其分成許多小小的事物，再將這些小事物通過某種合理的方式進行組合，則可以將一件大事情做好。而在檔案管理過程中，充分地將細小的事物通過某只方式依照統一化、簡潔化，最優化，以及標準化和通用化實施合理的組合。這樣有助于檔案管理效率的提高。

2.3 進行反饋整理

要想推動檔案管理現代化的發展，有必要總結經驗，對工作中的問題，應該對其不斷地地肯定，并對管理工作中的問題改善。與此同時充分地利用檔案管理工作，促進國家效益和社會效益的提升[3]。

3.結語

綜上所述，檔案管理是時代的產物，該產物完全符合時代發展的要求。檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用，必須認識到檔案管理原理及內容，在此基礎之上，進行系統化的管理、進行合理地組合、進行反饋整理，推動檔案管理工作的現代化。

[1]滑程.芻議檔案管理現代化中檔案管理原理的應用[J].才智，2014，29：325.

[2]蔡喆，吳征.試論檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用[J].丹東紡專學報，2000，03：29-30.

[3]張莉莉.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析[J].辦公室業務，2014，17：77.