基層機關事業單位文件材料歸檔存在的問題及解決辦法

丁 輝

綿陽市城市綠化中心

基層機關事業單位文件材料歸檔存在的問題及解決辦法

丁 輝

綿陽市城市綠化中心

本文對基層機關事業單位文件材料歸檔工作中所產生的問題進行分析，并提出相應的策略，僅供參考。

機關事業單位；文件材料歸檔；問題與解決措施

前言

文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。完整、規范的文件歸檔工作可以較為真實地記錄單位活動的發展過程，提高檔案利用的效率，更好地為單位工作及個人工作生活服好務。在實際工作中，基層機關事業單位文件材料歸檔還存在著一些問題，如只歸檔紅頭文件、文件缺失、記錄過程不完整等，給檔案收集、整理、利用工作增加了難度，如何較好地解決基層機關事業單位文件材料歸檔所存在的問題，應引起各級領導、檔案工作者的重視。

一、基層機關事業單位文件材料歸檔存在的問題

機關檔案是國家檔案資源的重要來源。如果各機關歸檔文件質量不高，今后移交進檔案館，就要導致檔案館館藏質量的下降，不能完整反映某一段歷史時期國民經濟和社會發展的面貌。目前我國基層機關事業單位文件材料歸檔存在著較為明顯的問題，首先是文件材料收集的不完整性，大多數單位只重視對紅頭文件的收集歸檔，會議及活動的文件歸檔皆是以紙質文件為主，但對照片、影像、實物等載體的檔案未進行收集、歸檔管理，缺乏對事態發展進程的直接、真實表現資料。其次，單位對檔案工作沒有給予足夠的重視，檔案人員更換頻繁且缺乏必備的專業素質，導致工作銜接不到位，對應該歸檔的文件沒有進行及時的收集與整理，致使檔案的收集不齊全、整理不規范。

二、基層機關事業單位文件材料歸檔優化策略

1.材料收集。單位辦公室應加強對文件材料的收集工作，按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》制定相應的規章制度，要求各部門和個人對在公務活動中形成的有保存價值的各種文字、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、實物等不同載體的歷史記錄要及時移交歸檔，任何個人不得丟失、自行銷毀或據為己有，這樣收集來的文件材料才能較為齊全完整，有利于檔案作用的發揮。

2.區分歸檔。在對文件資料進行歸檔時應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，同時應注意區分不同載體、不同保管期限、不同問題、不同部門、不同密級等要素，進行全面、綜合性的判斷，才有利于今后檔案的查找、利用工作方便快捷高效。

3.去除重件、不歸檔文件。對所收集的文件材料進行電腦的清單列舉，再將現有資料按照文件名稱或是序號進行有序排列，逐步篩選出重復的文件材料和不需要歸檔的文件材料，進行剔除，同時對文件列表中缺失的文件進行及時的收集，保證歸檔文件齊全完整。

4.劃分保管期限、機構。對歸檔文件的保管期限及機構應進行準確的劃分。在對文件保管期限進行劃分時應充分考慮文件的重要程度及資料的相互關聯性，假如一份文件的保管期限為10年，但與另外幾份30年的文件有著不可拆分的聯系，則可以將其保管期限從10年調整為30年或更長。同一部門、相同問題的文件資料歸檔在一起，便于工作的查考和利用。

5.補充收集材料。檔案人員通過對各部門移交的文件材料進行比對，列出缺失文件清單，并將其交給相關部門進行材料的補充收集，力求確保全部文件材料歸檔。

6.修整、裝訂。文件多為紙質，經不起長時間的存放及翻閱，特別是熱敏紙傳真件的保存，因此對歸檔文件的修整及裝訂就顯得尤為重要。對翻閱過程中產生的卷邊、折頁、破損等情況應進行有效的修整，盡可能地保持原有材料的狀態，對于無法修復的應及時進行復印，保證文件的完整性。

根據保管期限不同，確定裝訂方式。永久、30年保存的歸檔文件要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂制品，采用線裝法裝訂，不使用不銹鋼夾或封套；短期保存的歸檔文件不必去掉金屬物。

7.蓋歸檔章、編號。每份歸檔的文件都需要蓋檔號章，檔號章包括全宗號、年度、件號、機構或問題、保管期限、頁數6個要素。

通過對文件進行編號可以有效加強文件管理，對后期的文件利用工作起著重要的作用。在編號時不應考慮分盒問題，即裝盒后最低一級類目中各盒內的文件編號是連續的，如第一盒從1-18號，第2盒從19號開始編起。如果是以年度-保管期限分類，一個單位在一個年度內永久編一個流水號，定期30年編一個流水號，定期10年編一個流水號。對遺留的帳外文件的歸檔，可以采取將其排列在相應年度相應類別歸檔文件的最后。

8.裝盒。將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒；不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限、不同密級的歸檔文件不應放入同一檔案盒；分機構(問題)的情況下，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

9.填寫備考表。備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內文件情況說明主要填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；整理人指負責整理歸檔文件的人員姓名；檢查人指負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名；日期填寫歸檔文件整理完畢的日期。

10.編目。對文件材料的歸檔過程中的最后一步就是對整理好并裝入盒的資料進行目錄的編寫及蓋印。按照歸檔文件的要求對歸檔文件內容進行目錄制作并進行打印，放在文件盒的首頁位置，便于文件的翻閱與查看。同時按照國家對文件歸檔的標準，不同年限的有效文件應建立多套復印文檔，避免資料的丟失。

三、結束語

面對基層機關事業單位的眾多文件材料，做好相應的歸檔工作尤為重要。檔案工作者要按照新頒布的《歸檔文件整理規則(DA＿T22-2015)》的相關規定，讓文件材料的歸檔更加齊全完整、準確，使查詢的過程更加方便快捷，更好地促進基層機關事業單位工作效率和質量的提升，為單位工作的順利開展和社會政治、經濟、文化的發展提供強大的基礎。

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