淺談城建檔案管理新模式的探索

李 菱

十堰市城建檔案和地下管線信息管理中心

淺談城建檔案管理新模式的探索

李 菱

十堰市城建檔案和地下管線信息管理中心

檔案是一個(gè)城市的重要信息資源，因此，檔案管理也就越來越受到政府管理層的高度重視和關(guān)注。重視和加強(qiáng)城建的檔案管理，充分發(fā)揮城建的檔案管理工作，對(duì)于促進(jìn)城建檔案健康事業(yè)的發(fā)展，以及城建檔案長(zhǎng)期、更高水平的發(fā)展等方面都有著相當(dāng)?shù)姆至亢筒豢杀葦M的意義。

城建；檔案；管理

一、當(dāng)前城建檔案管理模式的現(xiàn)狀分析

城建檔案館為了適應(yīng)發(fā)展，一直十分注重運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，致力于將最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案工作，無論是早期只能對(duì)館藏檔案進(jìn)行目錄管理的單機(jī)運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)，還是對(duì)城建檔案館內(nèi)各項(xiàng)工作和檔案資料進(jìn)行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)，都在很大程度上解決了檔案管理上信息共享、自動(dòng)化處理以及數(shù)字化檔案的初步要求，但它僅僅是實(shí)現(xiàn)了一些新技術(shù)的運(yùn)用，這些檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計(jì)算機(jī)技術(shù)加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)質(zhì)是傳統(tǒng)檔案管理模式運(yùn)用新技術(shù)的改進(jìn)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬。并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質(zhì)實(shí)體檔案進(jìn)行的，對(duì)知識(shí)的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會(huì)對(duì)其新的需求。

二、從改變管理思想上進(jìn)行變革

(一)改變傳統(tǒng)管理思想

傳統(tǒng)城建檔案管理仍是圍繞紙質(zhì)實(shí)體檔案進(jìn)行的，對(duì)知識(shí)的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會(huì)對(duì)其新的需求。由于現(xiàn)代化社會(huì)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息化社會(huì)，我們只有通過具有特色的館藏來提升競(jìng)爭(zhēng)力，強(qiáng)化收集力度，才能夠擴(kuò)大信息源。所以，我們要改變傳統(tǒng)思想，要確立以利用、服務(wù)為中心的城建檔案指導(dǎo)思想，重視研究提高城建檔案為城市建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益，要逐步改變傳統(tǒng)思想，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)不斷開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，為城市建設(shè)整體發(fā)展提供借鑒和參考。

(二)從根本上真正改變管理方式

如今，檔案理論也沖破傳統(tǒng)的檔案學(xué)的束縛，擺脫了傳統(tǒng)的“檔案實(shí)體”的狹小的實(shí)踐范圍，進(jìn)入到信息與信息系統(tǒng)領(lǐng)域。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，城市化的進(jìn)程也在加速。而城建檔案在城市建設(shè)中起著越來越重要的作用，已經(jīng)成為城市建設(shè)與發(fā)展的重要資源。信息化是城建檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)目標(biāo)離開城建檔案工作，建設(shè)工作跨行業(yè)協(xié)調(diào)的行政成本將顯著增加，工作效能將顯著下降，建設(shè)工作將打亂仗。特別是基層建設(shè)管理工作如建設(shè)工程質(zhì)量和安全監(jiān)督、區(qū)縣建設(shè)管理等工作將無法落實(shí)，出了質(zhì)量和安全問題將無據(jù)可查。

(三)強(qiáng)化城建檔案宣傳

城建檔案管理工作從原來的無到今天的有，從以前的單一到現(xiàn)在的全面，從原本的簡(jiǎn)單到現(xiàn)代的復(fù)雜，大部分人都能夠?qū)Τ墙n案管理工作有所了解。因此，我們要加強(qiáng)城建檔案管理宣傳力度，城建檔案宣傳工作是檔案工作的重要組成部分。我們要在“立足檔案、面向社會(huì)、增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)，為發(fā)展城建檔案事業(yè)服務(wù)”方針的指引下，以新思路、新觀念、新方法來加大城建檔案宣傳工作。但是依然存在部分人員無法全面的認(rèn)識(shí)與了解城建檔案，這就需要我們?cè)谛麄鳌⒔逃ぷ魃霞右詮?qiáng)化，要讓人們明白假如檔案社會(huì)意識(shí)過于薄弱，就會(huì)導(dǎo)致建設(shè)管理工作與利益之間出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。因此，面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，城建檔案如何適應(yīng)社會(huì)需求，開拓創(chuàng)新，是擺在我們面前的首要任務(wù)。

三、加強(qiáng)新形勢(shì)下城建檔案管理的改革與創(chuàng)新

(一)適應(yīng)社會(huì)需求，開拓創(chuàng)新

首先，將城建檔案館的工作納入到建設(shè)事業(yè)發(fā)展的具體規(guī)劃中，明確具體的分管領(lǐng)導(dǎo)，制定出各類相關(guān)的政策措施，并且加以完善，并且做好城建檔案管理機(jī)構(gòu)的建立健全，賦予其管理與保管的職能。其次，開展業(yè)務(wù)工作創(chuàng)新。我國(guó)城建檔案工作是檔案實(shí)體管理與業(yè)務(wù)工作管理并舉，而以業(yè)務(wù)工作管理為重，已與建設(shè)行政程序融合在一起，創(chuàng)新形成了諸如建設(shè)工程檔案編制報(bào)送“一書兩證”制度、與工程質(zhì)量和安全監(jiān)督工作融合的工程檔案?jìng)浒钢贫取⒐こ虣n案編制現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)檢查和監(jiān)督制度等工作制度，通過抓建設(shè)工程檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性，保證了“高水平、可操作”的建設(shè)行政管理，。第三，城建檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，建立以城市建設(shè)檔案館（室）為中心，各有關(guān)單位檔案館（室）為基礎(chǔ)的城建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。凡形成城建檔案的部門或單位，均須按規(guī)定移交城建檔案及有關(guān)資料，維護(hù)城建檔案的完整統(tǒng)一與安全，確保城建檔案的準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用。

(二)提升創(chuàng)新能力

首先，檔案管理工作是帶有研究性的服務(wù)工作，檔案管理人員只有真正理解自身的責(zé)任，才能適應(yīng)社會(huì)的需求，才能做到愛崗、敬業(yè)、奉獻(xiàn)。創(chuàng)新是促進(jìn)檔案事業(yè)進(jìn)步的必然要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。要善于從工作中、學(xué)習(xí)中、其它專業(yè)的知識(shí)中吸取有益的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用在檔案管理工作中，檔案管理人員只有具備了創(chuàng)新能力，才能在檔案管理工作當(dāng)中開創(chuàng)出新局面。其次，創(chuàng)新模式。新的管理模式將采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配置，積極營(yíng)建城建檔案資源共享的策略與環(huán)境。

(三)提高檔案人員管理素質(zhì)

城建檔案管理人員的素質(zhì)提高是時(shí)代的呼喚，檔案管理工作者在檔案管理崗位上必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接會(huì)影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、質(zhì)量和水平。城建檔案管理人員的整體素質(zhì)如何，是做好檔案管理工作和保證檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素。因此，盡快建設(shè)一支高素質(zhì)和具有創(chuàng)新精神的檔案人才隊(duì)伍至關(guān)重要。因此，需要檔案部門的高度重視和統(tǒng)籌規(guī)劃，更需要檔案管理工作人員的高度自覺和勤奮鉆研，不斷加強(qiáng)自身理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，開拓進(jìn)取，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

總之，我國(guó)城建檔案工作源自建設(shè)事業(yè)發(fā)展，服務(wù)于建設(shè)事業(yè)發(fā)展，離不開建設(shè)事業(yè)管理體制。因此，我們要進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案工作法規(guī)制度建設(shè)穩(wěn)定城建檔案工作隊(duì)伍，，健全城建檔案工作機(jī)構(gòu)，充實(shí)城建檔案工作專業(yè)技術(shù)力量，才能不斷提高城建檔案工作現(xiàn)代化管理水平。

［1］周玉敏.檔案管理人員應(yīng)提高自身素質(zhì)［J］.工會(huì)博覽：下旬，2010，05.

［2］張志敏，高宏山，王淑珍.《再論數(shù)字城建檔案館及其建設(shè)》城建檔案2013.5