人事檔案利用服務的范圍與方式

張春鵬

（黑龍江省七臺河市桃山區人社局，黑龍江 七臺河 154600）

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人事檔案利用服務的范圍與方式

張春鵬

（黑龍江省七臺河市桃山區人社局，黑龍江 七臺河 154600）

摘要：人事檔案利用是人事檔案工作發展的動力，是衡量檔案管理質量優劣的重要標志，是人力資源合理開發和科學使用的必要條件，是檔案管理工作的中心環節。人事檔案利用工作的基本要在保障人事檔案秘密和安全的條件下，為利用者提供優質服務。人事檔案利用服務包括對內利用服務和對外利用服務。利用服務的形式包括查閱、外借、出具證明等。

關鍵詞：人事檔案；利用服務；范圍；方式

1　人事檔案利用服務的范圍

1.1對內利用服務

對內利用服務是指該人員（相對人）的所在單位或上級主管、協管單位的組織、人事、勞動部門申請利用人事檔案。其前提是必須通過利用人事檔案才能完成工作任務，以研究解決該人員的問題為主。對內利用服務范圍主要有：第一，組織對人員進行考察了解。第二，辦理人員職務、職稱呈報與審批事宜。第三，審批人員的工資、福利、待遇及辦理離休、退休手續。第四，呈報或審批人員的入黨、入團、參軍、提干、出國等事宜。第五，核實或審定人員的政治歷史、參加工作時間、入黨時間、年齡、學歷、學位以及某階段的主要表現情況。第六，紀檢、監察部門辦理黨員、工作人員違紀、違法案件及有關審查處理事宜。第七，商辦人員的調動事宜。第八，死亡后撰寫悼詞、生平。第九，編史修志工作需要提供相對人的經歷和社會實踐情況，而相對人已死亡、病重或其他原因無法提供情況的。第十，辦理與相對人有直接關系的其他事項，必須利用人事檔案的。

1.2對外利用服務

對外利用服務是指外單位和非主管單位申請利用人事檔案。一般限于以下情況：第一，相對人因違法亂紀受到法律追究，有關部門需要查閱其人事檔案的。第二，相對人是他人政治歷史問題或其他問題的主要證人，而本人已死亡或病重不能口述，不能提供證明材料的。第三，相對人與重大案件或重大事件有直接關系，而本人已死亡或病重，不便由本人直接提供情況的。第四，相對人是某史志中的重要人物或與某事件直接相關，而本人已死亡、病重或其他原因不能提供情況的。

人事檔案自形成之日起直至相對人死亡的長時期內，都在人事檔案管理機構，處于封閉期，機密性強，利用服務的范圍受限。隨著人事制度改革和社會信息化進程的提高，人事檔案利用服務范圍可能會有適當調整。

一般來講，遵循利用服務范圍和人員管理范圍相一致的原則，在人事管理權限沒有改變前，人事檔案管理部門對檔案的利用服務范圍不能變動，而且要做到內外有別。對內部的利用服務是人事檔案利用服務的主要方面，檔案管理部門對符合利用手續的，應無條件地給予提供。對外部的利用服務是在特定條件下對人事檔案的利用，檔案管理部門應根據不同情況決定是否給予提供或限制提供檔案內容。

2　人事檔案利用服務的方式

2.1查閱

人事檔案部門在提供查閱利用服務時，按照查閱的要求，可以提供人事檔案的原件或復制件，也可以提供人事檔案資料卡片或人事檔案信息。

為方便利用者查閱檔案材料，人事檔案管理部門應提供固定的查閱場所，選擇寬敞明亮、環境安靜的地方作為閱檔室，面積可根據本單位情況自定。同時應配備適當的桌椅和服務設施，為查閱創造良好的環境條件。閱檔室與檔案庫房、辦公室應“三分開”，如果混用，既不利于查閱，也不利于檔案安全。查閱有以下幾個優點：第一，查閱可以滿足大量人事工作需要，適應于普遍的利用。第二，查閱不僅有利于檔案利用，有利于檔案保密，材料不出門，可以有效防止利用中的泄密和丟失。第三，到檔案室查閱，檔案周轉速度快，有利于及時給多方面提供利用。第四，便于查閱者得到人事檔案管理人員的指導和幫助。第五，對外部提供利用時，檔案管理人員可以監督利用者查閱指定范圍的內容。

2.2外借

外借是組織、人事、勞動部門為完成某項人事工作任務，通過查閱不能滿足其需要時，必須將人事檔案或人事檔案材料借出使用而采取的利用服務方式。它是人事檔案管理部門滿足人事工作某種特殊需要而采取的一種變通的服務方式。人事檔案或人事檔案材料外借必須有正當理由，并經過主管部門負責人批準。外借一般有以下幾種情況：一是上級機關因辦理或審批有關組織、人事工作的事項需要借用人事檔案。二是單位領導或組織、人事、勞動部門因工作需要，借用本單位保管的人事檔案。三是商調工作人員需要將該相對人檔案寄到接收單位審查。四是審查和批復相對人政治歷史問題、“三齡”、學歷、學位等問題，需要對該相對人檔案中有關材料進行詳盡了解和研究。五是人事檔案的內容需要領導親自過目或需要集體討論研究有關問題。六是入黨、入團時進行審查及辦理手續中需要借用人事檔案。七是相對人受組織處理或與某案件有關，執法、紀檢、監察等部門需要詳細查閱其有關情況。八是因組織、人事、勞動工作特殊需要必須借用人事檔案。

查、借閱人事檔案需由查、借閱單位開具介紹信，將何單位、因何事去何單位查何人檔案等內容敘述清楚。干部檔案查借閱還需填寫干部檔案查借閱審批表。

《干部檔案工作條例》等都明確要求，凡查閱人事檔案，利用單位應派可靠人員到保管單位查閱室查閱，檔案一般不外借。作這種規定，是因為檔案被借離保管單位后，借用單位的保管條件沒有人事檔案部門規范和安全可靠，外借會加速檔案的磨損老化，縮短檔案壽命。人事檔案借出后，被哪些人查閱、摘抄、復制等利用情況難以及時了解和控制，容易造成失密和泄密。人事檔案屬于“孤本”，借出后就無法滿足其他利用者的查閱，若借出過多、過于頻繁，會影響正常的利用服務。

2.3出具證明

檔案證明是指人事檔案管理部門根據有關檔案用戶的申請，為核查某種事實在庫存檔案中的記載情況，根據檔案原件編制的書面材料證明。

人事檔案管理部門出具證明的服務一般是在以下幾種情況提供：一是要查證的問題與該相對人有直接關系，而相對人已經死亡、病重不能口述或其他原因不便提供材料，而該相對人的人事檔案中確實有能證明該問題的文字記載。二是該相對人子女因政治審查必須由組織出具書面材料證明其身份和有關情況。三是司法、公安、監察、紀檢等部門因工作需要了解某相對人身份和有關情況。四是其他特殊需要，經人事檔案部門主管領導批準應予開具檔案證明材料。

參考文獻：

［1］方德生.干部人事檔案工作理論與實踐［M］.北京:光明日報出版社，2015.

［2］ 朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法［M］.武昌:武漢大學出版社，2014.

The scope and manner of utilization service of personnel archives

ZHANG Chun-peng
(Human Resources and Social Security Bureau,Taoshan District,Qitaihe City, Heilongjiang Province,Qitaihe 154600,China)

Abstract:The usage of personnel archives is the driving force of personnel archives development,which is an important indicator to measure the quality of archives management,the necessary condition for rational development and scientific utilization of human resources,the central link of archives management.The basic requirements of personnel archives utilization is to ensure the secrecy and security of personnel archives for users and provide high-quality service. Personnel archives utilization includes internal service and external service.Utilization services includes consulting, loaning and issuing a certificate.

Key words:Personnel archives;Utilization service;Range;Manner

中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：1674-8646（2016）08-0142-02

收稿日期：2016-01-17

作者簡介：張春鵬（1980-），男，黑龍江七臺河人，助理館員，主要從事檔案管理工作。