淺談圖書檔案數字化管理

張麗哲

（國網黑龍江省電力有限公司技能培訓中心牡丹江分部，黑龍江牡丹江157011）

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淺談圖書檔案數字化管理

張麗哲

（國網黑龍江省電力有限公司技能培訓中心牡丹江分部，黑龍江牡丹江157011）

摘要：社會的不斷發展帶動了國家經濟的進步，在這樣的大環境下，辦公自動化的程度越來越高。當前的數字化對社會生產所帶來的影響是非常大的，對圖書檔案管理的影響也非常明顯，因此，要重視對圖書檔案的數字化管理，加強對圖書電子文件的歸檔與接收、圖書電子檔案的存儲及備份、提高圖書紙質檔案的再利用及圖書電子檔案的檢索和利用。

關鍵詞：圖書檔案；數字化；管理

隨著計算機技術以及網絡技術的不斷發展，人們在圖書管理過程中建設了數字化的檔案管理體系，管理體系可以共享圖書檔案等信息資源，使得現代化的管理質量得到顯著提升，而相對比較傳統的檔案管理模式在實際操作過程中逐漸出現了一些問題，由此可見，建立數字化檔案管理體系已經成為當前急需解決的問題之一。

1圖書檔案

將圖書檔案管理系統分為四個模塊：圖書管理、信息查詢、流通作業、系統維護。通過圖書管理系統可以很好的實現圖書征訂、新進圖書的登記以及圖書編目等功能，可以更好的規范圖書的進庫工作，而在圖書館中，進行借書和還書工作則屬于流通作業的范疇，這樣，圖書管理系統就可以將圖書管理工作進行劃分管理，使得各區域的工作量都非常的明確，除此之外，由于采用的是新技術圖書管理系統，所以，廣大讀者可以對圖書進行實時的信息查詢，這樣，查詢平臺就可以在不同的條件下保證讀者能夠查詢到自己需要的圖書。而圖書管理系統維護則可以很合理的運用這一系統，及時的解決隨時出現的問題，而且這一管理系統還支持最先進的條形碼掃描，經過條形碼掃描過的圖書就等于有了身份，在網絡上就可以查詢到這一圖書的相關信息，這樣，可以極大地降低錄入人員的工作量，而且錄入的精準度也會得到極大的提升。

2圖書電子文件的歸檔與接收

在圖書檔案管理中，電子檔案的原始檔案是紙質文件，一般紙質檔案都是借助傳統的方法來處理、鑒定文件，與此同時，還采用一系列的技術手段來促進庫存檔案的數字化發展，當對圖書庫存檔案進行了數字化管理之后，傳統的紙質文件與之相比，電子原件可以作為紙質文件的副本來使用，同時，在網絡上傳文檔和復制文檔的過程中，人為因素的影響是比較大的，一旦人為因素影響了整個圖書電子文件的歸檔，就沒有辦法確定圖書資源的有效性和原始性。所以，在形成圖書檔案電子文件的時候，要將電子文件中的靜態數據和動態數據涵蓋過來，確保電子文件擁有相對齊全的信息，而且查詢起來也非常方便，并且在很大程度上也提升了電子文件的利用率。與此同時，電子文件的數據信息也需要人為干預，如果檔案管理人員發現了問題，可以發回歸檔人，讓歸檔人員重新編排處理。

3圖書電子檔案的存儲及備份

由于圖書電子檔案在歸檔整理的過程中都是利用計算機進行的，那么，它的穩定性不會很好，一旦計算機的硬件設施和軟件設施不夠穩定，就可能會出現問題，此時，需要我們采用科學有效的方法來備份電子檔案，除此之外，要嚴格的根據技術的發展要求來選擇圖書歸檔文件的存儲形式，像圖書文本文件、圖像文件、音頻視頻文件，等等，還可以選擇不同的方式來存儲電子原件，比如圖書的數據庫存儲，等等，至于如何選擇，我們還需要考慮到用戶的實際需求。因為計算機的穩定性是沒有辦法直接確定的，因此，在檔案的管理中，對圖書電子檔案的備份和恢復也是極其重要的，這項工作的執行可以有效的保證檔案管理系統的安全和穩定，除此之外，還要做好圖書的網絡備份、圖書系統備份以及圖書的數據庫備份，在第三方介入的時候，要注意存儲問題，可以設立專門的電腦來存儲圖書數據，這些數據都是圖書的關鍵信息，而且，這臺電腦不可以連接外網，只有這樣，圖書檔案管理系統的整體安全性和穩定性才能得到一定的保障，即便出現了意外情況，也可以借助這臺電腦中的備份信息恢復圖書管理系統。

4圖書紙質檔案的再利用

在圖書庫藏紙質檔案方面，電子檔案這一方式的出現有效地促進了數字化圖書檔案的實現，在一定程度上減輕了紙質檔案的利用損耗率，而對圖書檔案信息進行合理的歸納可以有效的提升數據檔案的使用效率，這樣，能夠進一步實現電子檔案管理系統代替傳統的檔案管理模式。

電子技術現如今已經是社會發展的關鍵技術手段之一，隨著電子文件的逐漸增多，對電子檔案的收集和鑒定管理工作也就成為當前人們關注的重點，因此，要求工作人員要不斷的增強自身的素質水平和專業水平，適當的借鑒其他國家和地區的經驗，更好的開展圖書檔案的數字化管理，不斷地提升圖書檔案管理的質量和效率。

5圖書電子檔案的檢索和利用

圖書檔案開展數字化管理主要是為了更好的服務于使用者，其目的也是為了讓廣大讀者更好的方便檢索和使用電子檔案，在實施圖書共享檔案管理系統的時候，檔案使用者在查找相關資料的時候，能夠更加準確便捷的將信息化的優勢體現出來。電子檔案與傳統的檔案管理模式相比，電子檔案在形式上的變化是非常明顯的，而且電子檔案對檔案的利用和查找方式也起到了一定的影響作用，這些改變都會很好的服務于我們的檔案利用者，使得圖書檔案中的信息資源能夠得到充分的利用。與此同時，圖書檔案中的電子檔案維護管理也逐漸引起人們的重視，在圖書檔案的管理維護上，我們主要利用的方式是用戶權限來對其進行限制，一般圖書檔案維護管理包含了多方面的內容，在整個管理過程當中，要重視對數據庫的管理，像查詢瀏覽電子原件內的動態數據，等等，雖然這一工作相對簡單，但是，這一工作在整個圖書檔案管理中是非常關鍵的組成部分。所以，圖書檔案管理人員要加強對圖書檔案的數字化管理。

6　結語

隨著社會的不斷壯大，經濟建設的不斷加強，對圖書檔案管理工作的要求也越來越高，目前，我國圖書檔案管理工作主要借助的是先進的科學技術手段，這些技術手段可以對圖書檔案的使用方法進行適當的改革和完善，更加有利于服務我們的檔案使用人員。社會是不斷進步的，而對圖書檔案的數字化管理也要不斷的適應社會的發展速度，利用數字化管理可以更加科學有效的管理圖書檔案，這樣，能夠在一定程度上推動社會經濟的可持續發展。

參考文獻：

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［4］孫曄晗，楊建民.開展醫院檔案數字化建設的實踐與思考［J］.人力資源管理，2013，（03）：96- 97 .

［5］羅宏.圖書館傳統管理與數字化管理模式的協調［J］.文學教育(中)，2014，（03）：81- 83.

Discussion on Digital Management of Books and Archives

ZHANG Li-zhe
(State Grid Electric Power Co., Ltd. of Heilongjiang Province, Skills Training Center, Mudanjiang Sub-branch, Mudanjiang 157011, China)

Abstract:The continuous development of society has led to the country's economic progress, which makes the level of office automation increase. Digitization has a great impact on books and archives management, therefore, people should put focus on digital management of books and archives, so as to strengthen electronic document filing and receiving, electronic archives storage and backup, and improve the retrieval and use of electronic archives.

Key words:Books and archives; Digitization; Management

收稿日期：2016- 01- 15

中圖分類號：G25

文獻標志碼：B

文章編號：1674-8646（2016）03-0118-02