事業單位檔案管理的重要性與新思路

王曉紅

（吉林省四平市特種設備檢驗中心，吉林 四平 136500）

事業單位檔案管理的重要性與新思路

王曉紅

（吉林省四平市特種設備檢驗中心，吉林 四平 136500）

在闡述事業單位檔案管理特點和重要性，對檔案管理的新思路、新理念進行描述，以期對今后事業單位檔案管理工作有一定幫助。

事業單位；檔案管理；重要性；新思路

在實際的工作當中，人事檔案的主要作用是用于考察單位相關人員的工作狀況，對單位在職人員的人事調動、就學深造等進行相關的記錄，為日后崗位派遣提供合理的依據和支撐。加強事業單位檔案管理具有十分重大的意義，提高事業單位檔案管理的科學性和規范性的需求日益迫切。

1 事業單位人事檔案管理的特點分析

1.1 事業單位人事檔案的現實性特點

事業單位的人事檔案中詳細而全面地記錄了職工的各類資料，主要包括工作經歷、學習經歷、深造經歷、入團入黨的檔案經歷、個人的獎勵和懲罰經歷。對于事業單位來說，全面掌握職工詳細資料具有十分重要的意義，只有詳細掌握各種資料，單位在進行崗位選聘和人才選舉時將有詳細的資料進行參考。從這個層面上來說，現實性是事業單位人事檔案最主要的特點之一。

1.2 事業單位人事檔案的真實性特點

一般來說，人事檔案中記錄的個人各個方面的資料都是準確無誤的。人事檔案中的資料都是按照個人真實的狀況進行記錄的，所有的信息都是經過一定的核實確保無誤的。同時，人事檔案中所記錄的內容也會根據個人的經歷而進行修改和增加，故而人事檔案能夠全面而詳細地對職工的綜合表現進行記錄，真實地反映出職工各個階段的工作經歷和性格特點。

1.3 事業單位人事檔案的動態性特點

事業單位人事檔案對在職人員全部的重要信息都會進行一定的收錄，簡要記錄職工的生平經歷。因此，人事檔案必須根據職工自身的工作經歷而進行不斷地更新發展，這樣才能夠保障檔案的真實可靠，故而事業單位人事檔案具有動態性的特點。事業單位人事檔案應當隨著職工本身經歷的發展而進行發展和補充，也就是對職工成長的大致記錄。事業單位人事檔案的動態性特點在一定程度上保障了其全面性，有效提升了人事檔案對于記錄職工工作經歷的準確性。

2 事業單位人事檔案管理的重要性闡述

2.1 事業單位進行人事管理的主要參考

長久以來，在我國事業單位任免機制中，人事調動和任免都應當充分考察個人的工作經歷，對當事人的性格特點、能力、才華進行全方位的考核。而這些內容除了從實際的工作生活中進行考察之外，職工的人事檔案資料也是重要的參考，只有將二者充分結合起來，才能夠真正做到任人唯賢、任人唯德。以此，在對單位職工進行全面的認識考核時，應當充分結合人事檔案。

2.2 事業單位進行個人評價、人事考核和任免的信息基礎

當前，我國事業單位大多擁有比較完整全面的考核機制，考核的結果同職工的直接利益有著十分密切的聯系。人事檔案中有事業單位職工個人經歷和工作經歷的忠實記錄，故而當事業單位在對員工進行個人評價和人事考核任免時，應當綜合考察員工的人事檔案，充分發揮人事檔案的信息基礎作用。

2.3 上級組織對職工進行考察的重要歷史資料

人事檔案會依據個人的工作經歷和深造情況來不斷進行更新，因此，具備了動態性的特征，正是由于人事檔案的動態性特征，其保存了職工在各個時期、各個階段的工作經歷和工作表現。因此，在上級領導對職工進行考核時，人事檔案能夠發揮很大的作用，為考察職工的各項工作表現提供重要的參考意見。同時，由于人事檔案具有時間上的跨越性，故而能夠保存完整的職工表現資料，方便組織從各個方面對該職工進行考察。

3 事業單位人事檔案管理的新思路

運用先進的管理理念和科學的管理方法，指派專門的管理人員對單位的人事檔案進行管理。在實際的管理工作中，事業單位應當思考新思路、新方法，以實現對人事檔案更加科學合理的管理。

3.1 構建穩定的檔案管理系統，實現信息化的檔案管理模式

計算機信息化已經運用到了生活的方方面面，在很大程度上改變了我們已有的生產生活習慣，為人類生活帶來更多的方便。在這種大背景之下，事業單位進行檔案管理也應當運用信息化管理技術，利用先進的計算機管理技術，建立一個完善的信息分類模式和檔案管理系統，實現對人事檔案的科學的、高效的管理，全面提高事業單位在檔案管理方面的工作效率。

3.2 加速構建全國性的檔案信息共享系統，加強檔案信息資源數據庫建設

從全局角度來講，檔案信息的管理不應僅僅是局部的，而應當是全面的。事業單位應逐步建立起完善的檔案信息管理數據庫，為實現全國范圍內的檔案資源共享打下良好的基礎、建立優越的技術支撐。事業單位在對自身職工的人事檔案進行管理時，應當與其他的檔案信息管理平臺建立一定的聯系，將自身的檔案信息納入國家資源網，使得單位的人事檔案管理工作能夠更好地為人民提供服務。

4 結語

為了實現科學化、規范化的檔案管理工作，事業單位首先要對檔案管理工作的重要性有全面的認識，切實提高自身對檔案管理的重視程度。此外，為了達到科學管理的效果，事業單位應著力建立起電子信息化的檔案管理模式，利用計算機處理數據的高效性來為檔案管理工作提供幫助。同時，應當設立專門的檔案管理崗位，并在日后的工作中逐步提高管理者的專業素養和管理效率，最終實現檔案管理的規范化和科學化。

［1］ 孫偉.淺析事業單位人事檔案管理特征與作用［J］.黑龍江史志，2014，（05）：2669-2670.

The importance of public institutions file management and new ideas

WANG Xiao-hong
（Siping Special Equipment Inspection Center ofJilin Province，Siping 136500，China）

Expounding the characteristics and importance of public institutions file management，makes some help to new ideas and newconcept of file management were described，hoping tomake some help tothe future management of archives.Key words:Public institutions；File management；Importance；Newideas

G275.3

A

1674-8646（2016）16-0120-02

2016-07-01

王曉紅（1968-），女，吉林四平人，學士，政工師，中級館員，從事檔案管理研究。