淺析檔案的現代化管理

程亞新

（牡丹江市衛生和計劃生育委員會，黑龍江 牡丹江 157001）

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淺析檔案的現代化管理

程亞新

（牡丹江市衛生和計劃生育委員會，黑龍江 牡丹江 157001）

檔案管理實現現代化是檔案管理發展的趨勢，但是，從目前的檔案管理來看，在現代化的管理過程中還存在著檔案標準化程度低、缺乏專業人員的問題，有的地區對檔案管理的投入不足，因此，有必要通過加強檔案管理的標準化來培養專業人才。

檔案管理；現代化；分析

1　檔案現代化管理

檔案現代化管理是以當前的管理科學為指導，利用現代化的管理模式，先進的管理技術和管理設備來發揮檔案管理人員的積極性和主動性的一種管理形式。現代化的檔案管理形式還可以對傳統的檔案管理進行改革，這樣，可進一步實現檔案的智能化管理，而且現代化的檔案管理還可以完善傳統的檔案管理方式，進一步實現檔案管理的系統化和智能化。除此之外，檔案的現代化管理還具有存儲信息量大、占用空間小、速度快等特點，從而提高了檔案的使用效率。電子文件的出現，必定會成為一種全新的載體出現在檔案管理中，并且，隨著這種管理模式的發展而取代紙質檔案的管理。

檔案的現代化管理是社會發展的結果，現代化管理不僅體現在檔案管理中，在其他的管理領域也是非常關鍵的。隨著電子計算機的普及和發展，電子軟件等相關技術的品種逐漸增多，而檔案管理實現計算機化已成為了現代化檔案管理的一個非常重要的途徑，檔案現代化管理具有速度快，資源共享等性能。現代化的檔案管理是一個動態的概念，它是隨著社會的變化而發展的，在發展的同時與動態的管理需求相統一。

2　檔案現代化管理中存在的問題

2.1標準化程度低

對檔案進行現代化管理是當前檔案管理工作實現標準化的一個非常關鍵的條件，我國開始實行檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，但是，由于我國檔案管理自身存在的復雜性，導致我國的檔案管理體系變得極其復雜，再加上一些歷史性的原因，使得我國的檔案管理逐漸走向了各自為政、自給自足的發展道路，檔案管理的各個單位也根據自己的經濟實力來選擇合適的硬件設備。現階段，我國研發的檔案系統軟件是非常多的，但是，絕大多數軟件都沒有很好的遵循國際標準，整體的檔案標準化水平偏低，檔案數據也不是特別的完整，大部分的檔案沒有主題標引，直到現在，我國也沒有形成統一的發展規律和發展標準，使得檔案的管理工作存在著很大的盲目性。這種情況一直持續下去的話，將會給我國的檔案管理和檔案的資源共享造成非常大的損害，而檔案管理軟件的標準化程度過低，也會嚴重的影響到檔案現代化管理的發展進程，而且還會造成大量的重復性建設，導致網絡檔案管理系統仍停留在輔助管理的位置上。

2.2缺乏專業的管理人員

當前，檔案現代化管理人員基本分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理人員。其中，高級檔案管理人員所具備的政治覺悟和政策水平都是非常高的，而且現代管理技術水平也是非常高的，這一部分專業人員可以設計出檔案科學發展的規劃，同時還具備較強的組織協調能力和決策能力，并且在學術理論研究上有著極高的造詣。隨著社會的不斷發展，人們對檔案管理人員的素質要求越來越高，但是，在實際檔案管理工作當中，管理人員的學歷層次普遍較低，普遍缺乏現代化的檔案管理人員，由于檔案管理人員的整體素質偏低，導致一些新的管理技術和管理方法很難在檔案管理工作中得到應用，沒有辦法從根本上解決實際工作中遇到的問題，此時，檔案管理人員在配置上也不合理，從而導致整個檔案管理人員的素質偏低，上述這些情況都會影響到各單位各項工作的順利開展。

2.3檔案管理投入欠缺

在所有的檔案管理中，經費缺乏問題始終是非常重要的部分，同時，也是我國檔案管理向現代化管理模式轉變的障礙。在實際的檔案管理當中，嚴格的資金投入比例是非常重要的，但是，從實際的檔案管理工作來看，很多單位沒有經濟能力購買現代化的檔案管理設備，一些基層單位的檔案管理室建設非常簡陋，安全措施也沒有落到實處。總體來看，資金投入不足已經成為當前檔案現代化發展的障礙。

3　檔案現代化管理的相關舉措

3.1改善標準化建設

檔案管理的標準化是我國檔案現代化管理的基礎，檔案現代化管理是建立在先進的技術基礎上的，而檔案信息的共享與網絡溝通在很大程度上是依賴于規范標準的，各種檔案數據之間的交換，檔案信息與信息之間的傳遞都要制定現代化檔案管理標準來形成檔案管理標準體系，只有將這些標準都準備充足之后，才可以保證實現現代化檔案的管理工作，與此同時，在檔案管理中，我們常常還會遇到一些單位，用一特殊的理由來更改管理的方式，這種做法對于檔案的管理是非常不利的，因為檔案的現代化管理所制定的標準都是根據實際情況合理制定的，一旦進行更改，勢必會耗費大量的人力、物力、財力，這不僅會涉及檔案管理數據的格式問題，還會受到運行環境等多方面因素的限制，所以，檔案管理本身就是一項極其復雜的課題，我們要做到集中力量、統一領導，只有這樣，才能不斷推進檔案管理發展的標準化。

3.2培養復合型人才

在培養檔案管理人才時，要求檔案管理人員要具備檔案管理方面的理論知識和實踐知識，還要求檔案管理人員具備一定的經濟、技術等方面的知識，要以提高檔案工作人員的素質為基礎，不斷加強檔案管理隊伍建設，培養優秀的檔案管理人才，將具備復合型知識的人才有效的融入到檔案的現代化管理當中，不斷優化現代化檔案管理人員的知識結構，培養出現代化的技術操作管理人才。在現代化檔案管理進程中，要求我們的檔案管理人員具備勇于奉獻、全心全意為人民服務的意識，還要做好現代化檔案管理工作中所需要的知識結構和現代化管理能力，多組織開展一些多層次的教育培訓活動，加快檔案現代化管理的步伐，進一步促進現代化檔案事業的發展。

3.3強化檔案管理意識

首先，進一步做好現代化檔案管理工作，加大現代化檔案管理的資金投入力度，配置全新的檔案管理設備，不斷培養創新型的高素質的檔案管理人才，將現代化的檔案管理有效的納入到工作當中。其次，要求各級部門領導高度重視檔案管理工作，及時了解檔案管理工作的現狀，并針對所出現的問題進行分析和探討，及時解決檔案管理工作中存在的問題，有效的指導檔案管理部門更好的開展工作。再次，檔案現代化工作的經費要預算好，尤其要預算好檔案維護工作所需的費用，這樣，才能有效保障現代化檔案管理工作的順利開展。最后，各單位還要按照自身的實際情況來設定與之相適應的標準和要求，建設好規范化的檔案室，配備好相應的檔案管理設施，以此來保證現代化檔案管理的安全性和穩定性。

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1674-8646（2016）01-0082-02

2015-10-25

程亞新（1974－），女，黑龍江牡丹江人，主任，主要從事檔案研究與管理工作。