事業單位檔案管理中電子檔案的運用

馮曉霞

（黔江區城西街道社區衛生服務中心 重慶市黔江區 409000）

事業單位檔案管理中電子檔案的運用

馮曉霞

（黔江區城西街道社區衛生服務中心 重慶市黔江區 409000）

電子檔案管理憑借高效、快捷、節約的特點逐漸成為現代社會檔案管理的重要手段，當前我國事業單位面臨著人事制度的革新，同時一直以來也面臨著許多難題。各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，同時也是加強各行各業信息化建設的現代重要的一步。

事業單位；檔案管理；電子檔案；運用

引言

現代社會對于事業單位的運作來說，建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。在一個事業單位中，檔案管理無疑是整個事業單位協調、有序、高效運行的有效保證。因此管理好檔案就是掌握好各方面信息，這有利于加強信息資源的開發和管理。當今社會是信息化、科學化、系統化的社會，檔案管理方法的進步可以在保證有關單位有序發展的同時，推動社會的不斷發展和進步。

1 事業單位檔案工作的現狀

目前事業單位檔案問題不同程度地影響事業單位工作循序漸進的發展，影響經濟和社會服務功能的發揮。

（1）檔案工作的重要性不平衡，造成工作難以開展檔案工作。注意力是不均衡的，個人檔案意識薄弱、監管不強，不需要文件的工作，金錢，和備案時間充分保證，檔案管理工作作為一種有效的機制，對本部門的工作仍有局限性。對一些重要部門的業務檔案不及時進行整理、裝訂、歸檔、轉移的綜合記錄室，但可導致各部門立案，易丟失和缺陷。

（2）機關檔案管理工作的硬件設施不夠完善，因為領導將文件管理的重要性并不是缺錢，盡管一些單位成立了一個專家團隊的檔案管理系統，從一開始就和存儲空間聯系在一起，但是在以后的工作中會忽略更新和輸入。原始硬件設施遠遠跟不上之后更新和保管的檔案工作，從而達不到要求，即不與時俱進，導致一些單位檔案保存條件較差，大部分單位的檔案管理要求，與整潔、規范、統一的要求仍有差距。少數單位綜合檔案放進各式各樣的房間、設施老化，一些綜合檔案設施不完整，文件柜繁雜也不統一。個體單位強化檔案意識不強，設施不完善，管理制度不到位，損壞文件的一部分。

（3）檔案工作人員的服務質量相對較弱。檔案管理工作不僅是一項很強的政策性工作，是一項專業性和技術性很強的工作，檔案人員要具備良好的職業素質，才能勝任檔案管理工作。一崗多角色的人事檔案，一些單位疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，工作變動頻繁的質量和業務的不足，直接影響了檔案管理工作的連續性和穩定性。此外，檔案人員由于業務不細，導致檔案資料、分類和存放期限等問題，劃分不夠準確，未及時歸檔和不及時移交綜合記錄室的情況發生。重要性和責任意識的個人檔案人事檔案工作是不夠的，有自由處理心靈之事，必須及時對檔案信息組織的監督和指導，形成監督是不夠的，有一種很尷尬的感覺。

2 事業單位檔案管理存在的問題

（1）在檔案管理的過程中沒有適當的解決檔案的有序管理。對于任何人，該文件是一個有效的工具來證明身份或能力，但目前，仍有許多單位不知道它的重要性。目前，在許多機構，還比如檔案管理工作混亂，每年都有機構在當地機構的招聘，從而也招募了許多優秀人才，但有些機構不及時組織新的人事檔案，自然沒有及時提交，自然導致在時間過程中的檔案管理混亂。這種現象在那些大單位，仍然是比較小的，他們會及時對新員工的信息進行分類和歸檔；但對于一些小單位，往往不關心，所以混亂的情況也檔案，這是經?？吹健?/p>

（2）它沒有安排專門的檔案人員或安排一些相對較低的質量的工作人員進行檔案管理工作。工作文件看似簡單，但實際上包含了很多知識，但幾乎沒有專門的檔案管理人員在多個機構中，大多數機構還安排員工管理人事檔案，有的單位甚至安排了一些離退休人員的檔案管理工作。因此，在諸多因素中，絕大多數檔案管理人員的素質都相對較低，在檔案管理的過程中，沒有專業人員可以談論。

（3）就目前的事業單位來說，檔案管理體制仍然是陳舊、缺乏技術、缺乏科學性?，F在，受益的是更多的開發單位，單位將專門致力于發展和改革辦公室和財政部門，并對檔案管理工作的改革，一些單位直接忽視。他們認為檔案管理工作是一個簡單的文件歸檔，而不是什么技術，而是檔案管理工作的單位和它是檔案的重要組成部分，一旦失去，會給單位或個人帶來很大的損失。此外，檔案管理缺乏科學化管理，也缺乏當今世界的信息，科學技術已應用于各行各業，然而，許多管理機構卻沒有其應用、備案、備案和歸檔。由于沒有有效的利用科學技術進行處理，檔案網絡化，更新不及時處理，所以很多檔案都是免費管理的，沒有管理系統。

3 事業單位檔案管理中電子檔案管理的創新對策

3.1 建立健全電子檔案管理的各項規章制度

為了使電子檔案管理的管理走出無序的狀態，必須建立和完善電子檔案管理的規章制度，規范、科學、高效的管理。國內的工商局已經建立了企業電子檔案系統，但缺乏一個完整的管理系統，電子檔案的分散管理，電子檔案的信息缺乏接觸每一個分支，它是很難在城市集中接入實現企業電子檔案，電子檔案的循環障礙，沒有集中管理。因此，電子檔案管理系統，就是要提高電子檔案的利用效率，充分發揮電子檔案基礎的快速、高效的優勢，提高工作效率。電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、歸檔、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，機構可以根據單位的特點和單位文件的特點進行補充。如果林權檔案需要電子文件和紙質文件相結合，建立了專門的管理部門審核后的統一網上傳輸、集中管理。

3.2 加大資金投入，改善檔案管理環境

有不斷創新，利用現代技術和設備進行機構檔案的保存和分類。但各地區經濟發展不同步，導致大多數的檔案管理設備難以滿足現實的需要，因此，檔案部門應加強監督，協助相關部門向地方政府支出，改善工作條件和檔案的設備，加快檔案工作逐步推廣實現檔案管理現代化的要求。相關部門也應能夠推出一個統一通用的文件管理軟件，設計統一規劃，統一，以節省時間、人力、物力、財力，提高檔案管理工作的效率。

3.3 培養專業的檔案管理人員

專業檔案管理人員的程度決定了電子檔案的管理水平。專業的檔案管理人員的培訓應首先在合理的范圍內把移動控制，電子檔案管理是一項專業性很強的，復雜的，需要積累豐富的管理經驗，通過實踐，避免人員頻繁流動的長期，保持電子文件管理的連續性。其次，管理者要加強學習，更新知識結構，職業道德培訓，熟悉信息技術，培養自己融入人才，具有較高的綜合素質，適應電子檔案管理的發展要求。

3.4 完善電子檔案管理的軟、硬件設施

電子檔案的順利運行，基于高質量的軟件，在硬件設施的基礎上，配置成熟的技術，性能穩定，安全性高，軟件系統，是用來避免盜版和從未知的市場軟件系統。要開發良好的物理安全性，防病毒習慣，定期升級防火墻和殺毒軟件。

3.5 保證電子檔案在利用中的安全

①電子檔案管理人員及相關職能部門要對檔案中私密內容嚴格監控，禁止外流，一旦發現及時制止。②對絕密檔案的使用要控制使用時間和使用范圍。最后，設置訪客權限，開啟電子檔案管理系統自動記錄和監控功能。

4 結束語

總之，事業單位檔案工作地存在一些問題，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。在新的歷史條件下，事業單位檔案工作必須要緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求。事業單位檔案工作要創造性地開展，推進檔案工作跨越式發展的重要一步，這是時代發展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。

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[2]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2008（24）.

[3]楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路的探討[J].科技資訊，2010（34）.

G271

A

1004-7344（2016）35-0013-02

2016-9-16

馮曉霞（1975-），女，檔案館員，本科，從事檔案管理工作。