談怎樣做好地質資料檔案管理工作

翟虹霞，王 娜

（1.甘肅省地礦局第一礦產勘查院，甘肅 天水 741000；2.甘肅省地礦局第三礦產勘查院，甘肅 蘭州 730000）

談怎樣做好地質資料檔案管理工作

翟虹霞1，王 娜2

（1.甘肅省地礦局第一礦產勘查院，甘肅 天水 741000；2.甘肅省地礦局第三礦產勘查院，甘肅 蘭州 730000）

為了進一步規范地質資料檔案管理工作，提高地質資料管理水平，充分發揮地質資料的功能與作用，更好的為地勘事業發展服務，加強地質資料檔案管理工作就顯得尤為重要，本文從健全工作機構、加強檔案資料的培訓、建立制度、檔案信息電子化紙質檔案數字化等方面就如何做好地質資料管理工作進行了深入探討。

地質資料管理；地質資料信息化

科學規范的地質資料檔案管理可以不斷提升一個單位的管理水平，做好資料檔案的開發和利用工作，不但可以實現地質資料檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步作出應有的貢獻。展望未來，機遇個挑戰公存，機遇大于挑戰，只有我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義地質資料檔案管理道路，一定會實現資料檔案管理工作的規范化、科學化、信息化。地質資料檔案有地質原本檔案盒地質復制檔案兩種。地質檔案資料一般可劃分為區域地質調查檔案、固體礦產地質檔案、石油地質檔案、海洋地質檔案、物探和化探檔案、水文地質和工程地質檔案。地質檔案數據是在地質勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等,它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經濟發展的重要基礎和依據,也是單位維權的憑證和依據。基礎的地質數據文件具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點,隨著社會信息化的飛速發展,地勘單位數據文件的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化,特別是以地質找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求,而一個完整的地質項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段,要經過主管局等上級部門的審批和驗收,因此收集整理符合標準的數據文件本身就有很多工作要做,本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。

1 提高重視程度，健全工作機構

凡使用測繪成果地質資料須經主管領導批準，并予以登記后，方可提供，使用后應及時歸檔。把地質資料管理列入日常工作重要議程，加強對地質資料檔案工作的領導，建立健全管理機構，保證地質資料檔案管理的順利開展，資料室應對檔案資料的收進和借出、案卷的數量、檔案資料的利用等情況進行統計，按照有關規定，及時進行清查和整理，要求賬物相符、記錄清楚，對已經破損和字跡褪色的檔案資料，及時向上級主管部門報送結果，并復制或修復；如遇有特殊情況，應立即向上級領導報告，及時處理。

2 加強培訓，提升業務素質

定期派檔案資料管理人員參加檔案資料知識培訓，學習地質資料鑒定和分類、編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，認真學習檔案資料專業知識理論，現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，加強地質資料檔案人員的能力培養，提高檔案資料工作者素質，地質資料檔案管理人員應做到持證上崗，加強檔案資料的基礎工作，抓好每年資料歸檔工作，各類文件、材料是否齊全、完整地按期歸檔。項目結束后，總工辦及時通知資料員催交資料，資料員收到資料時嚴格按照《原始地質資料立卷歸檔規則》要求檢查驗收，填寫好資料清單和電子目錄，及時整理入柜保存，每半年應核對入庫地質資料和地質資料清單數量，抽查率不得少于10%，每半年對地質資料徹底清查一次，確保資料無遺失。對于項目正在實施未歸檔的資料，應有專人管理，不得丟失，不得外借，在生產過程中形成的資料、信息應有登記目錄，在資料歸檔后對于形成的不需要歸檔的階段性資料應全部交回資料室，經總工程師批準后方可銷毀。若發現應該歸檔資料自己保存或者轉讓者，視其情節，按照有關規定嚴肅處理。

3 建立制度,編制方案

調動全員的積極性,以完善科學的管理制度做指導,按標準建立質量管理體系,使一切工作有章可循,才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。按原始地質立卷歸檔規則如:范圍、規范性引用檔、術語與定義、歸范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等,還包括地質項目的設計資料、施工資料和竣工資料等。原始地質資料是地質勘查、科學研究工作中取得的第一手數據資料，是研究地質科學、編寫最終成果地質報告的基礎和依據。原始地質資料信息內容豐富、數據相對準確，有著成果地質資料不能替代的重要作用。應根據本單位的實際情況和具體要求,制定本單位的數據文件管理實施細則,細則應主要明確本單位數據文件的范圍,歸檔的基本要求和基本內容,數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。數據要齊全,內容要完整。要達到此目標要求,應該重視抓好資料的收集工作,堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步,堅持檔案部門與基層單位相結合,編制分類方案,正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工,齊抓共管,進一步做好基管理要及時,立卷要規范。立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰,同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理,按項目組卷,使檔案數據做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理,方便利用,保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門,嚴格交接手續,認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

4 數字化管理

地質工作信息化建設是一項復雜的系統工程,而地勘單位的信息化建設與基礎數據也就是檔案是密不可分。所謂地質資料信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式為主要物質對象，用計算機對檔案資料進行收集、篩選、加工，使之形成電子文件數據提供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機。掃描儀把紙質檔案資料數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，迅速實現檔案資料工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。加強電子文件的存儲管理，電子文件不僅需要專門管理，更重要的是需要選擇合適的存儲載體、存儲方式，以及與之相匹配的存儲系統和存儲設備。電子文件一經產生，就應按照制度嚴格要求妥善管理，確保電子文件在我們手中不散失、不損毀、不失真，歸檔的電子文件的載體應無劃痕、斑點、霉變、變形等損傷，應能在通用讀取設備上正確讀取且不攜帶病毒，電子文件所提供的信息應齊全、完整、準確。電子文件一般不加密，如果加密，應將密鑰同時歸檔，電子文件不宜壓縮存儲。我們用得較多的是只讀光盤，因為只讀光盤只能用來檢索或者播放以及記錄在盤上的信息，而且制作簡單、容量大，體積小，便于電子文件的存儲管理。對電子文件檔案資料進行有效的檢測與維護，電子檔案資料載體，特別是磁性載體，易受保存環境的影響，一般保存時間為10～20年，因此，對所保存的電子文件資料載體，必須進行定期檢測和復制，一確保電子文件檔案信息的可靠性。

5 結論

在新的形勢下，地勘單位如何加強地質資料檔案的管理，使之為地質事業科學發展服務，實現地質檔案信息資源經濟效益和社會效益最大化，具有重要的現實意義，地質檔案資料管理工作是人們圍繞地質資料所進行的一系列活動，是適應人類存儲和利用檔案資料信息，具有原始記錄性和保存價值的文字、圖像等文件資料。經過地質資料檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是地勘單位開展各項工作的見證，是反映地勘單位歷史的真實資料，也是研究改進、提高地勘事業不可多得的寶貴史料。經過近年來的努力，我們單位的地質資料檔案管理水平得到很大的提高，資料工作做到了歸檔及時、分類科學、操作規范、管理嚴格，有力的提升了地質資料檔案工作的規范化、科學化，制度化水平。

［1］ 中華人民共和國檔案行業標準（DA/T41—2008）原始地質資料立卷歸檔規則［D］.

［2］ 錢云祥，陳曉春，陳明.關于檔案管理現代化的思考［J］.2010.

C931