國際工程項目文控管理工作探析

周雪（中國石油天然氣第七建設公司， 山東 青島 266300）

?

國際工程項目文控管理工作探析

周雪（中國石油天然氣第七建設公司， 山東 青島 266300）

摘要：近年來，在我國建設市場蓬勃發展的背景下，出現了越來越多的國際工程項目管理團隊。文控部門在國際工程項目管理團隊中是負責收集和發散信息的部門，它的工作涉及范圍非常廣泛，與各個部門之間都有業務往來，貫穿于整個工程項目建設的始終，在項目中發揮著不可替代的重要作用。本文主要針對國際工程項目文控管理工作進行了探討，希望對這方面工作有所助益。

關鍵詞：國際工程項目；文控管理；建設

現如今，工程項目建設環境正日益發生著變化，國際工程項目管理模式在工程建設項目中起著越來越重要的作用。文件控制管理工作是工程項目建設中的一項重要工作內容，只有做好文控管理工作，才能夠做好工程項目管理。因此，如何做好國際工程項目文控管理工作，以使其更好地為國際工程項目服務，是目前業內所亟需研究的課題。以下筆者就結合實際來淺要談談國際工程項目文控管理工作。

1 文控管理工作在國際工程項目管理中的作用

國際工程項目管理中的文控管理工作的實質就是利用文件傳遞來保證工程管理工作。工程文件是工程建設項目的重要信息，它具有很強的針對性與時效性，對工程進度、工程質量以及工程造價都具有非常深遠的影響。尤其是隨著近年來國際工程規模的不斷擴大及工程建設項目越來越多地采用系統論的管理手段，即邊設計、邊施工、邊修改的“三邊工程”，導致國際工程項目的參建單位越來越多，從而造成了大量的文件信息。在此背景下，文件控制管理工作顯得愈發重要。

2 國際工程項目文控管理的方法及步驟

（1）文件識別及分類 文控人員首先要對各個部門所遞交上來的文件資料進行準確識別，以確定其類別及存放位置。由于文件資料的識別需要根據實際情況而來，所以文控人員必須要對各個部門的流程及各類文件的情況具有詳細的了解。再者，若文件與其他單位或個人之間有所聯系，還需要確定本項目以外的流程，并將其匯總整合成為網狀圖形，再根據流程圖與網狀圖及工作量進行具體的工作分配和安排。例如，對于施工建設部門的文件來說，遞交流程依次是：施工建設部門、文控部門、文控部門業主、施工建設部門業主、文控部門業主、文控部門、施工建設部門，直至經業主審批通過后再分類存檔。

（2）文件記錄 文控人員應當對各類文件資料做好記錄，包括文件編號、文件名稱、文件專業、文件類型、文件版次、文件提交人、文件提交時間、文件傳送編號以及文件返回時間、傳送編號、意見、備注等等。為了高效率地做好文件記錄工作，需制定相關文件記錄及傳送表格以控制文件流程、動態。此外，文控人員必須要熟練掌握WORD文檔、EXCEL表格等軟件的應用方法和技巧，并在記錄之時注意將文件信息記錄詳細，以便隨時查找。

（3）文件掃描歸檔 文控人員應當對各類文件資料進行掃描，從而將硬件文件轉化為軟件文件進行拷貝存檔。應制定詳細的電子文件命名細則，文件的名稱不宜過長，最好是用文件編號進行命名，因為若掃描文件名稱過長則容易在計算機中丟失；另外在識別后應當盡快確定文件的存檔方式，從而減少后期修改的工作量。

3 文控部門與其他各部門之間的關系

項目部門所有工作的完成都需要得到各部門的支持和配合，而文件則是項目管理溝通過程中的主要信息紐帶，可以說，文控管理水平直接影響著項目管理溝通的有效性。因此，在實際項目管理過程中，必須要確定及肯定文控部門的權威性，既要賦予其相應的權力，又要將其覆蓋到各個部門。也即是說，要將文件分類、文件編號、文件掃描、文件傳遞、文件存檔等等工作都統一歸并到文控部門進行操作。而正是因為文控部門與其他各部門之間的這種關系，導致文控管理工作受其他部門工作的影響很深，若其他任何一個部門的工作出現了問題，例如采購環節缺失、施工出現問題等等，都會在一定程度上增加文控部門的工作量，因此各個部門的工作都必須要認真對待。

4 國際工程項目文控管理工作的要點

（1）設計部門文件的控制管理要點 設計部門的文件種類雖然比較單一，主要是設計圖紙、施工圖紙以及竣工圖紙等，但是文件數量卻非常多，并且所有文件都至少需要批復三次。所以，文控人員在管理設計部門的文件時必須要耐心且細心，并要積極與設計人員及業主進行交流溝通，盡可能地減少文件審批次數，集中處理各項問題，從而縮短文件審批時間。

（2）采辦部門文件的控制管理要點 采辦部門的文件種類非常繁多，并且很多都需要與其他部門進行合作。因此，文控人員在管理采辦部門的文件時必須要先確定各部門之間的網絡關系圖，并加強與各部門之間的溝通能力，熟悉各部門的工作流程，以便順利完成工作。

（3）施工建設部門文件的控制管理要點 國際工程項目的施工建設階段是整個工程項目最漫長也是最重要的階段，因此對施工建設部門文件的控制管理亦十分重要。施工建設階段非常注重“三控、兩管、一協調”，其中“三控”指的是控制進度、控制質量、控制費用，“兩管”指的是管理信息、管理合同，而這一系列控制手段最終都需要以文件的形式呈現出來。因此，文控人員必須要通過對這些文件的追溯來詳細了解工程項目在施工過程中的各項情況，從而給施工建設提供科學的依據。

5 結語

綜上所述，文控管理工作在國際工程項目管理中發揮著不可替代的作用，是項目管理溝通過程中的主要信息紐帶，因此必須要明確文控部門與其他各部門之間的關系，把握好文控管理工作的要點，高效率地做好文控管理工作。

參考文獻：

［1］趙穎，張國華，韓小紅，考麗，李曉芳，耿東攀.淺談國際EPC項目文控工作［J］.中國高新技術企業，2012，18：23-24.

［2］蔡同偉，王俊峰.解析國際工程項目管理模式下的文控工作［J］.中國檔案，2010，01：58-60.

作者簡介：周雪 （1989- ），女 ，遼寧鞍山人，本科，助理工程師。