技改項目檔案管理的探索

羅華麗 河南中煙工業有限責任公司黃金葉生產制造中心

技改項目檔案管理的探索

羅華麗 河南中煙工業有限責任公司黃金葉生產制造中心

技改檔案管理對企業可持續性發展作出重大決策的重要依據.，工程檔案管理工作應貫穿整個工程項目管理，也是項目管理中最重要的一環，也反映該項業務活動開展全過程的重要憑證。檔案管理工作的總體目標是確保各項信息檔案能夠安全、有序與共享應用。

技改 項目 檔案

技改項目即指技術改造項目，是指專業部門采用先進的、適用的新技術、新工藝、新設備等對現有設備、生產工藝條件進行大型的技術改造，它具有工程浩大、建設周期長、投資金額大、專業復雜、技術含量高等特點，對企業不斷增強企業市場競爭能力，實現可持續性發展，具有重要意義。近幾年來，隨著科技日新月異，工業技術信息化、自動化、現代化水平大幅提升，各企業想要在激烈的市場競爭中站穩腳跟，就要持續勇于創新，不斷進行技術升級改造，運用新設備、新技術，不斷提升企業生產制造能力。而企業在技改工程建設活動中，最直接形成的、最具保存價值的就是技改工程檔案，包括文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。技改檔案資料無論對于本期技改，還是對于今后企業的發展、進步都具有十分重要的作用。

一、把技改檔案管理作為技改工程管理的源頭管理

檔案是歷史的真實記錄，是國家機構、社會組織及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。對技改工程而言，自技改項目開始之日，就要把技改檔案當作項目管理中的重要一環，做到檔案管理與工程建設同步進行，同步意味著項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案驗收工作，要與項目的立項、勘察設計、招標、建設施工、結（決）算和竣工驗收同步進行，從源頭開始抓，并在工程建設的各個階段不斷查漏補缺。

在實際工作中，由于施工單位的重視程度不足、人員技能水平有限等諸多問題限制，存在有些施工單位把主要的精力都投入到項目建設中，忽視檔案資料的及時收集整理，容易造成檔案資料不可逆轉的丟失；還有一些施工單位因缺乏經驗，或者檔案管理人員頻繁更換，檔案整理沒有統一標準，整理內容和順序五花八門，查閱十分不便；甚至一些施工單位由于工期較短，施工退場也未提交檔案資料，造成檔案資料缺失。為此，為確保技改檔案資料收集整理的及時性、完整性和規范性，作為業主方，在項目實施初期，要注意做好兩個方面的工作，一是制定技改檔案管理制度。技改項目涉及到土建、電氣、公用工程以及設備工藝等多個專業，在項目實施初期，應該結合本項目的特點，制定相應的規章制度，明確各級職責，包括分管檔案管理的領導、各專業的項目經理、項目負責人，以及所有參與工程建設的施工單位，明確各級檔案整理的內容、歸檔時間、歸檔流程和歸檔標準，同時，還應該明確各級檔案的保管、利用流程，確保檔案在流轉中的完好、無損。二是做好培訓。要求各施工單位、監理單位明確專職檔案管理員，并開展檔案管理培訓，交流經驗，明確標準，按照城市建設檔案館建設項目及單位檔案管理要求，整理歸檔。

二、準確把握各階段技改檔案管理的重點

在技改實施的實施不同階段，對檔案管理的重點有所不同，為把技改檔案管理工作做細做實，作為技改檔案管理人員就要明白各階段的檔案資料的重點。

一是項目立項論證階段。項目立項論證階段，即是項目建設初期，此時重點是建立檔案管理組織機構，制定規章制度，明確業主方、施工單位、監理單位等檔案管理人員及職責，建立各級檔案人員與項目技術人員的對口聯系，形成技改檔案管理網絡體系。理順檔案整理、移交、借閱等工作流程，明確檔案的流轉時效，確保檔案整理的及時性和完整性。

二是項目建設階段。隨著技改工程建設的進展，對所形成的竣工檔案從技術文字資料、工程圖紙的完整性、準確性、是否符合檔案要求等幾方面進行檢查、審核，嚴格控制檔案質量，對各個工程項目的設計、設備的安全、施工、調試等各個環節形成的工程竣工檔案及變更情況進行檢查和跟蹤管理，確保工程竣工檔案與工程現場相符。

三是竣工驗收階段。隨著技改工程項目的終結，竣工檔案的文字材料、工程圖紙收集已經完成，已整理分類完畢進行立卷前，由各相關單位的檔案人員和技術人員組織進行全面審核、檢查，進一步對工程竣工檔案的完整性、準確性和檔案方面的規范性進行檢查，即對竣工檔案的文字材料、工程圖紙的內容（是否齊全、是否符合生產實際要求等）和組卷質量（是否符合檔案法規的有關要求等）進行嚴格審查，檢查，并提出整改意見。各施工單位整改后，請專業技術人員、監理人員和檔案人員進行復查，經過復查、再一次整改、審核，直到符合要求具備移交接收的條件后，再召開竣工檔案的驗收移交會議進行移交。

四是歸檔后。檔案整理入庫后，檔案管理人員根據規定及各部門、各專業需要，發放標準版本的竣工檔案，并在檔案部門歸檔一套工程竣工檔案，并逐步錄入檔案管理信息系統，實現快速檢索和資源共享。

總之，技改檔案管理就是要做到“事前介入、事中控制、事后檢查、驗收把關”，滲透到技改項目實施的各個環節，形成完整項目檔案資料，為后續企業技術提升提供可靠依據。

羅華麗（1979.8-），女，漢族，河南鄭州人，工程師、經濟師，本科學歷，2001年7月畢業于鄭州大學自動控制專業。現工作于河南中煙工業有限責任公司黃金葉生產制造中心，主要從事工程項目綜合管理工作。