超市辦公自動化管理的應用與研究

黃壯 秦仁杜 白春波

超市辦公自動化管理的應用與研究

黃壯 秦仁杜 白春波

（西安文理學院 710065）

隨著互聯網技術的不斷普及以及超市管理水平的逐步提升，開發并實施一套適合于超市的辦公自動化系統，對于提高超市的辦公管理水平具有巨大的推動作用，它不僅能夠降低辦公人員的工作強度而且能夠適應現代化超市管理的要求，實現無紙化、信息化、協同化的工作方式。通過本文的研究，明確了超市辦公自動化管理的全部業務流程，為提升超市管理水平奠定了堅實的基礎。

辦公自動化；超市；管理

近年來，以網絡建設為主要內容，各行各業的信息化建設得到了長足發展。如何提高辦公效率和效益，降低辦公成本，引起了幾乎每個超市領導層的高度關注，辦公自動化成為一個重要的建設目標。為此，超市迫切需要利用先進的信息技術，建設高效率的網絡辦公自動化系統，為在激烈的市場競爭環境中提高競爭優勢提供至關重要的信息化基礎。

1 辦公自動化的分析與設計

超市辦公自動化系統的建立，必須經過詳細的前期分析與設計，分析主要包括可行性分析與需求分析，設計則包含總體設計及詳細設計。超市辦公自動化系統主要功能是面向行政辦公業務方面的業務管理功能，采用計算機技術處理辦公業務使超市機關內部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效的協同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協同工作。

1.1 超市辦公自動化分析

（1）可行性分析。大多數的超市在經過多年局域網經驗和計算機軟件系統的浸染，擁有著比較完善的計算機系統管理體系和制度，超市管理理念也能夠及時隨著市場環境的變化而更新，這也使得超市在接受新技術和轉變為新的管理方式的可能性大增，因此具備開發并使用辦公自動化系統的根本基礎。

（2）系統需求分析。以先進成熟的計算機和通信技術為主要手段，建成一個覆蓋整個超市各級部門及各行政部門的辦公自動化系統，為行政辦公和領導決策提供服務，實現辦公無紙化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化。

實現辦公規范化和制度化。辦公自動化系統使用工作流功能，采用計算機技術處理辦公業務使超市內部人員能夠方便快捷的共享、交流信息，高效的協同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協同工作；同時又能實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為管理和決策提供科學的依據。

1.2 超市辦公自動化系統設計

系統中核心模塊的功能描述如下：

（1）公文處理模塊。它主要的功能是將傳統的公文的人工流轉過程轉化成網絡化流轉過程。它主要是管理辦公自動化系統中的正式公文，實現了從公文的創建到公文的存檔整理個過程。通過公文管理可以實現超市內部發文、收文、請示報告等工作的無紙化、信息化辦公；支持公文的遠程辦公和移動辦公等。

（2）會議管理模塊。會議管理主要實現的是將會議申請過程轉化成電子化會議申請過程，它包含了會議室的維護、會議申請、會議通知以及周會表等內容，這些內容的組成可以完成會議從申請到通知、查詢核計整個管理過程，實現了會議管理的電子化、網絡化管理。

（3）日常辦公模塊。辦公室日常事務繁雜，除了公文辦理之外，還包括一些非正式文件類的事務協同辦理，辦理人需要一級一級向下交辦，直至事項辦完為止。如領導交辦事項或各部門之間協同辦理工作、信訪工作都可通過日常辦公模塊來完成。

（4）公共信息模塊。公共信息模塊主要是為超市員工提供常用和時事信息的服務，主要提供相關通知公告、信息簡報、領導日程、服務指南等信息，為工作提供便利。

（5）個人辦公模塊。個人辦公模塊是把與工作人員日常工作相關的功能事務進行有序管理，將個人事務進行分類，辦公人員可根據事務的重要級別來進行處理，提高工作效率。該模塊主要包括待辦事宜、日程安排、常用意見、個人群組、工作授權等子模塊。

（6）系統維護模塊。系統維護模塊是系統運行的基礎。該模塊是專為系統管理員設置，在辦公過程運行時，應該有完善的安全機制來實現對整個系統的管理和維護，保障整個辦公自動化系統的正常運轉。

2 超市辦公自動化系統實施措施

國內外無數的實際案例表明，任何信息系統的實施必須有相應的規章制度作為實施保障，只有這樣，才能從根本上保證信息系統逐步趨于規范化和標準化。針對超市的特點，應該做好以下幾點工作：

2.1 建立宏觀的超市信息化管理辦法

超市信息化管理辦法的建立必須包含以下內容：①指出超市信息化工作的深遠意義，旨在引導員工對超市的信息化工作進行理解，達到潛移默化的目的；②指定超市信息化工作的領導小組及歸口管理部門，使得超市信息化工作明確了職能管理部門，做到凡事有人負責；③明確超市各職能部門在信息化工作中的主要職責，意在指導各部門認識自身在信息化工作中應該充當的角色；④要對超市信息化工作中保護網絡、數據等的安全性做出規定，提升全體員工安全意識，防止重大事故的發生。

2.2 建立辦公自動化系統實施制度

對超市而言，辦公自動化系統的實施是一項系統工程，長期而復雜，在整個實施過程中必須按照既定的規則制度進行。實施制度包括以下內容：①實施小組及其職責，指定其負責整個項目的統籌規劃；②指定各子模塊的負責人及數據維護小組，用于實施的前期準備工作；③規定業務流程的起始點及負責人，確保實施過程中任何節點都有人負責。

2.3 建立辦公自動化系統標準化考核制度

考核制度建立的目的是為了系統上線運行的成功率。在系統實施及應用過程中，如果能夠建立比較完善的考核體系，并結合考評結果予以獎懲，可以大幅度提高操作人員的積極性，有助于項目實施成功。

3 結語

隨著辦公自動化理論研究的不斷深入和信息技術的不斷發展，辦公自動化系統將在社會的各個領域獲得更廣泛的應用。在大量閱讀和參考國內外有關理論和應用資料的基礎上，歸納、總結并研究了辦公自動化系統的關鍵技術，針對超市的特點，設計、開發、實施了超市辦公自動化系統，在這一過程中取得了一定成果，對超市辦公自動化發展具有一定的促進作用。

[1]劉祎涵.計算機在未來辦公中的作用[J].信息通信，2014，11：148.

[2]連鎖超市調查及信息化解決方案推薦[J].現代商業，2009，28：62～65.

[3]劉越.基于多層架構的電子政務超市管理系統設計[J].電腦與信息技術，2013，02：45～47.

TP317.1

A

1004-7344（2016）33-0028-01

2016-11-13