淺談信息化對(duì)交通管理檔案工作影響和對(duì)策

唐山市普通收費(fèi)公路運(yùn)營(yíng)處 夏利宏

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淺談信息化對(duì)交通管理檔案工作影響和對(duì)策

唐山市普通收費(fèi)公路運(yùn)營(yíng)處 夏利宏

【摘要】交通管理檔案作為交通事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)條件之一, 對(duì)推動(dòng)交通事業(yè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展起著重要的作用。以知識(shí)和信息為主要特征的新時(shí)代，對(duì)交通檔案管理工作提出了新的要求，信息化成為交通檔案管理發(fā)展的必然方向。對(duì)交通檔案實(shí)行信息化管理是適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加快檔案管理現(xiàn)代化、提高服務(wù)水平，促進(jìn)交通事業(yè)發(fā)展的客觀要求。本文了首先闡明了信息時(shí)代對(duì)交通檔案工作的影響，其次根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況提出積極推進(jìn)交通管理檔案的數(shù)字化進(jìn)程、加速交通管理檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化步伐、建立交通管理檔案信息化的安全機(jī)制和重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】信息化；交通管理檔案；對(duì)策

檔案信息化是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一規(guī)劃組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行管理和為社會(huì)服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。交通檔案工作作為交通事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作，必須牢牢抓住國(guó)家大政方針，緊跟國(guó)家檔案信息化建設(shè)的步伐，積極加快信息化建設(shè)進(jìn)程，更好發(fā)揮信息化國(guó)家在政治、經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)等各方面的作用。

1 信息化對(duì)傳統(tǒng)交通管理檔案工作的變革和影響

從政府交通管理職能看，交通管理檔案是指各級(jí)交通行政部門(mén)在依法行政過(guò)程中形成的，對(duì)本單位和社會(huì)有保存價(jià)值以備查考利用的各種聲音、文字、圖表、影像等不同形式的歷史記錄。一般包括公路、航道、運(yùn)輸管理、港口、海事、鐵路、航空、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)等多個(gè)管理?xiàng)l線所組成的檔案。

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)字化信息革命的浪潮正在大刀闊斧地改變著人類的傳統(tǒng)工作方式和生活方式。在信息化的時(shí)代浪潮下，檔案工作的載體對(duì)象發(fā)生了一系列變化，原來(lái)傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案形式逐步開(kāi)始向數(shù)字化形態(tài)過(guò)渡，隨即檔案管理的環(huán)境也開(kāi)始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。檔案工作的管理方法、管理流程、管理理念等多方面也隨之發(fā)生了明顯的變化。隨著檔案管理的發(fā)展，信息化在管理工作中逐步運(yùn)用并成為主流，傳統(tǒng)情況下的以手工操作為主的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新的信息環(huán)境，需要在歸檔、館藏建設(shè)、目錄編制、檔案信息開(kāi)發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)進(jìn)行發(fā)展創(chuàng)新，才能逐步適應(yīng)現(xiàn)代信息化的發(fā)展。利用計(jì)算機(jī)軟件，我們可以進(jìn)行輔助立卷、全文的檢索、存貯與借閱等還可以對(duì)檔案工作進(jìn)行調(diào)整和管理，這大大提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也在一定程度上解放了勞動(dòng)力，從而可以創(chuàng)造出更多的價(jià)值。

檔案信息化具體表現(xiàn)在哪些方面呢？通常所說(shuō)的文檔一體化、館室一體化、電子文件管理的前端控制等都屬于檔案信息化的范疇，這些都直接促進(jìn)了檔案積累、移交模式的變革創(chuàng)新。檔案信息化的運(yùn)用給檔案的檢索和利用帶來(lái)了新的便利，使得檔案管理工作時(shí)間大大縮短，效率大幅提高。開(kāi)發(fā)各種形式的檔案網(wǎng)站，改變了檔案信息的編寫(xiě)和研究形式以及檔案展示形式。建設(shè)檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，改變了檔案的目錄形式和檔案檢索方式。這些變化對(duì)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作提出了挑戰(zhàn)，使得檔案管理呈現(xiàn)出一派明朗的新氣象，因此在信息化環(huán)境下出現(xiàn)了完全不同于傳統(tǒng)管理環(huán)境的“虛擬空間”。

2 切實(shí)提高交通管理檔案信息化水平的對(duì)策

近幾年，全國(guó)交通系統(tǒng)各級(jí)檔案管理部門(mén)不斷加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)，使交通檔案信息化建設(shè)取得了一定進(jìn)步，但與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)交通檔案的需求還存在不小的差距。當(dāng)前急需從以下幾方面加強(qiáng)：

（1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，用信息管理取代傳統(tǒng)管理模式。從實(shí)體紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源和要素的管理，對(duì)信息管理形成的各種門(mén)類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。目前各級(jí)交通系統(tǒng)急需對(duì)現(xiàn)存的大量傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行信息數(shù)字化處理。也就是利用先進(jìn)的信息技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)交通檔案中所包含的文字、圖像、音頻、視頻等信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形成計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字化信息，并通過(guò)信息技術(shù)手段進(jìn)行存儲(chǔ)和管理的一種信息處理方式。交通檔案數(shù)字化將為實(shí)現(xiàn)交通信息資源的社會(huì)共享提供前提條件。目前交通檔案數(shù)字化的方式主要有掃描、視頻與音頻轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)錄入、光學(xué)字符識(shí)別轉(zhuǎn)換等方式。從我市交通運(yùn)輸系統(tǒng)來(lái)看，目前市局及11個(gè)縣市區(qū)局，已有部分縣（市）局完成了這個(gè)階段的任務(wù)?，F(xiàn)已初步實(shí)現(xiàn)了實(shí)體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變。

（2）加速形成交通檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化體系。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。實(shí)踐證明，現(xiàn)代化程度越高，就越需要標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)施交通檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化就是要科學(xué)地制訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，使交通檔案工作逐步走向合理化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。交通檔案往往具有綜合性、成套性等特點(diǎn)，更要強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化。沒(méi)有檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，也就很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。要共享交通檔案信息和數(shù)據(jù)，就必須嚴(yán)格按照其相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，制作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的交通檔案數(shù)據(jù)。一般來(lái)說(shuō)制作檔案數(shù)據(jù)起碼要做到三個(gè)統(tǒng)一：統(tǒng)一著錄項(xiàng)目、統(tǒng)一著錄格式和統(tǒng)一檢索語(yǔ)言。同時(shí)，還要也要確保數(shù)據(jù)的完整性、精確性、實(shí)用性可靠性。具體來(lái)說(shuō)，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化的目標(biāo)，就必須建立一整套檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，并且建立切實(shí)有效的檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，也要依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)。

（3）建立交通檔案信息化的安全機(jī)制。想要交通檔案信息化管理流程順利實(shí)施，必須建立和完善各類信息資源安全保障體系，為檔案信息的安全提供保障，實(shí)行檔案信息化管理后，將改變傳統(tǒng)的辦公模式，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文件的傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享。但是，在享受網(wǎng)絡(luò)給我們帶來(lái)便利的同時(shí)，我們也不能忘記網(wǎng)絡(luò)的安全隱患，我們要時(shí)刻注意各種有可能會(huì)產(chǎn)生安全問(wèn)題的隱患，提高警惕，防患于未然，一但發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事故，我們要注意采取有效措施保護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息的安全，確保我們的工作不會(huì)受到干擾和影響。

（4）重視交通檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。21世紀(jì)最重要的是人才，人才是保證檔案信息化建設(shè)取得成功并持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。因此，必須對(duì)交通檔案信息化進(jìn)行專門(mén)的人才培養(yǎng)，以解決信息化建設(shè)過(guò)程中的人才缺失問(wèn)題。 檔案信息化將使檔案機(jī)構(gòu)所管理的信息資源的形式特征、服務(wù)模式及各種相關(guān)工作內(nèi)容都發(fā)生很大的變化，因此檔案人員的社會(huì)角色也將發(fā)生極大轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代交通檔案管理人員不但要掌握檔案管理的基本知識(shí)，能夠勝任最基礎(chǔ)的工作，而且要多方面涉獵交通檔案管理的專業(yè)知識(shí)，更要緊跟信息化的時(shí)代潮流，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的基本技能。同時(shí)，交通檔案管理人員也應(yīng)該意識(shí)到，自己將不再是僅以保管好現(xiàn)有檔案為主要職能，而且要主動(dòng)了解利用者對(duì)交通檔案信息的需求，并利用現(xiàn)有知識(shí)與信息進(jìn)行分析、綜合、加工成利用者所需信息的內(nèi)容，再通過(guò)信息技術(shù)發(fā)布或采用其他服務(wù)方式提供利用。所以在檔案信息化建設(shè)中，檔案人員不僅要具有完成館(室)藏檔案信息資源建設(shè)任務(wù)的素質(zhì)，而且要具有與檔案信息化建設(shè)需求相對(duì)應(yīng)的信息管理、信息組織、信息檢索、信息發(fā)布與服務(wù)等技能。為此，建議交通檔案主管部門(mén)，要花大力氣，加強(qiáng)對(duì)在職檔案人員培訓(xùn)，以適應(yīng)新時(shí)期工作的需要。

總之，加快交通檔案信息化建設(shè)的步伐，是提高交通運(yùn)輸管理水平的重大舉措，也必將對(duì)促進(jìn)交通事業(yè)健康、快速發(fā)展起到有力的促進(jìn)作用，從而全面推進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的全面進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]交通部、國(guó)家檔案局交通檔案管理辦法.

夏利宏 （1975—），女，河北唐山人，大學(xué)本科，現(xiàn)供職于唐山市普通收費(fèi)公路運(yùn)營(yíng)處，館員，主要從事管理工作。

作者簡(jiǎn)介：