大數(shù)據(jù)條件下高校圖書館檔案管理機(jī)制創(chuàng)新研究

劉　靜

（咸陽(yáng)師范學(xué)院校網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)生管理科，咸陽(yáng)，712000）

大數(shù)據(jù)條件下高校圖書館檔案管理機(jī)制創(chuàng)新研究

劉靜

（咸陽(yáng)師范學(xué)院校網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院學(xué)生管理科，咸陽(yáng)，712000）

本文重點(diǎn)分析了高校檔案管理中存在的問題，探討出一些改進(jìn)對(duì)策以提供一些理論依據(jù)促進(jìn)檔案管理工作的完善。

圖書館； 檔案管理；創(chuàng)新研究

1　高校圖書館檔案管理工作的具體內(nèi)容

高校的檔案管理工作從檔案的性質(zhì)看來，包括三方面的管理，分別是文件、文本與設(shè)備。從檔案的類別劃分，可分為財(cái)產(chǎn)檔案、人事檔案、讀者檔案、借閱檔案、文獻(xiàn)典藏檔案、情報(bào)交流檔、人事檔案等多類型的檔案，涵蓋了高校的各個(gè)業(yè)務(wù)管理。圖書館日常的檔案管理工作包括了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。首先是，管理員要建立完善合理的檔案管理規(guī)定，其次是加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得管理能力得到較大提升。掌握一定的計(jì)算機(jī)操作水平，完成檔案的編目、查詢、歸檔整理、收集與保存工作。

2　高校圖書館檔案管理工作的不足

2.1檔案管理者素質(zhì)有待提高。圖書館的檔案工作難度較大，管理范圍較寬，因此，很多檔案管理者必須不斷學(xué)習(xí)，提高整體素質(zhì)以適應(yīng)在信息化時(shí)代下的圖書管理工作。此外，管理者的整體素質(zhì)關(guān)乎著圖書館的文化建設(shè)，影響著檔案管理工作的質(zhì)量與服務(wù)。如果管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)技能、缺乏計(jì)算機(jī)操作技能、個(gè)人素質(zhì)較低，將阻礙用戶對(duì)檔案的搜索、使用，降低圖書館的整體服務(wù)水平。管理人員的素質(zhì)不高，間接制約了圖書館的管理工作，對(duì)檔案管理的創(chuàng)新也起阻礙作用。

2.2缺乏制度化管理方式。我國(guó)有絕大部分的院校在檔案管理方面有所欠缺，缺乏制度化的管理體系，對(duì)圖書館的檔案資源沒有科學(xué)化管理，制度上的缺陷是導(dǎo)致檔案管理工作散漫、檔案利用率低、服務(wù)水平不高的本質(zhì)原因。加強(qiáng)檔管理工作質(zhì)量，必須建立合理的管理制度，設(shè)立專門的管理隊(duì)伍，對(duì)檔案的使用進(jìn)行規(guī)范。

2.3圖書館檔案的使用程度較低。高校圖書館更加重視對(duì)檔案的收集整理，對(duì)檔案的使用程度并不是很重視，缺乏對(duì)檔案的使用研究。高校的檔案種類繁多，內(nèi)容真實(shí)豐富，師生對(duì)這些檔案資料的加以運(yùn)用，能夠了解各個(gè)方面的問題，運(yùn)用人事檔案，能幫助用戶了解學(xué)校的組織結(jié)構(gòu)、人員數(shù)量、師資力量或教師待遇，使用者查閱課題跟蹤的有關(guān)檔案，可以檢索出課題的名稱、課題發(fā)展情況、研究狀況或研究方向。圖書館檔案對(duì)高校有著獨(dú)特的作用，而管理員自身重視不足，對(duì)使用者的引導(dǎo)不夠，從而缺乏正確的使用方法，高校師生使用檔案存在一定的難度，不能對(duì)一些有效檔案進(jìn)行查閱，以致于部分檔案被閑置。

2.4電子管理檔案運(yùn)用范圍有限。由于種種因素，電子檔案在圖書管理中并沒有得到充分運(yùn)用，雖與傳統(tǒng)的手工管理方式相比，數(shù)字化管理檔案具有可直讀性、高查準(zhǔn)率、高查全率、高便捷度等優(yōu)點(diǎn)，但是在高校圖書館中使用狀況不如預(yù)期理想。部分高校沒有建立電子檔案，部分高校雖實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理檔案，但在管理檔案的方式、手段不夠創(chuàng)新，電子檔案管理水平較低。高校在電子管理檔案時(shí)，往往重視不夠，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全保護(hù)力度不強(qiáng)，可能造成檔案的原始資料丟失、系統(tǒng)受到病毒攻擊。

2.5檔案的構(gòu)成比例不科學(xué)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，高校的圖書館關(guān)于會(huì)議性記錄的文書檔案較多，占整個(gè)檔案文件中較高的比重，而對(duì)業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)性檔案、學(xué)生感興趣的檔案保存有限，內(nèi)容不夠豐富。一些有價(jià)值的檔案，如設(shè)備檔案容易被忽視，不能被很好地保存歸檔。可見，圖書館對(duì)檔案的組成設(shè)置不合理，導(dǎo)致檔案不夠豐富完善無法被有效利用。其次，圖書館以紙稿進(jìn)行檔案的記錄，檔案主要以紙質(zhì)稿為主，少部分運(yùn)用電子管理檔案。檔案的組成比例以及記錄載體都得不到合理的安排，影響了檔案的收集、管理與應(yīng)用。

3　創(chuàng)新圖書館檔案管理機(jī)制的對(duì)策

3.1提高重視程度，樹立創(chuàng)新管理理念。目前，檔案管理工作中存在問題首先來自于管理者觀念上的不重視。要改變檔案管理的現(xiàn)狀，必須提高管理者的重視程度，樹立全新的管理理念。檔案作為一種與圖書資源同等重要的文獻(xiàn)，理應(yīng)受到重視、完善保存。因此，圖書館應(yīng)將檔案管理放在日常工作的重點(diǎn)部分，設(shè)立專門的職位主管檔案管理工作，在圖書館管理會(huì)議中，將檔案管理作為討論要點(diǎn)，不斷加強(qiáng)管理。

3.2建立規(guī)范的檔案管理體系。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，尤其是在管理工作中，必須建立一套規(guī)范的體系指導(dǎo)實(shí)際的管理工作。我國(guó)根據(jù)檔案管理工作發(fā)布了《檔案法》，對(duì)檔案的歸檔、保管、保密、使用、員工管理等各個(gè)方面都做出了具體的要求。因此，高校應(yīng)該按照檔案法的相關(guān)規(guī)定，再結(jié)合具體的管理現(xiàn)狀，建立一套合法、合理、行之有效的管理系統(tǒng)。

3.3創(chuàng)新使用電子檔案。圖書檔案在傳統(tǒng)的手工管理下，管理效率較低，工作量特別大，檔案損傷、丟失情況嚴(yán)重。因此，高校的檔案管理工作依然存在很多問題。圖書檔案管理引入電子管理方式將借助信息技術(shù)與先進(jìn)設(shè)備，轉(zhuǎn)變檔案的存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)信息化的管理。用戶也可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問共享檔案資源，而不需要受時(shí)間與空間的限制。電子管理方式極大地節(jié)省了人力與物力，節(jié)省管理成本，為用戶提供更好的服務(wù)。而深化數(shù)字化檔案管理首先要引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，然后建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立客戶端系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與用戶的對(duì)接。在電子管理檔案時(shí)，圖書館應(yīng)注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)，安排專業(yè)的電腦人才對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)監(jiān)控。

3.4加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案存取嚴(yán)格管理。檔案管理人員是直接接觸檔案，進(jìn)行檔案管理的一系列過程。管理人員如果缺乏責(zé)任意識(shí)，對(duì)文檔處理隨意化，不嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行借閱，長(zhǎng)期以往將破壞檔案的管理制度，造成檔案管理上的疏漏。管理者為管理好檔案，必須明確職責(zé)，在工作中認(rèn)真耐心，對(duì)檔案及時(shí)處理。再者，圖書館應(yīng)貫徹落實(shí)責(zé)任追究制，根據(jù)檔案法或檔案部門對(duì)工作人員的要求，具體實(shí)施，禁止員工泄漏檔案信息，禁止員工違規(guī)借閱、防止員工玩忽職守造成重大損失，對(duì)員工的行為規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一管理。這樣，才能引導(dǎo)檔案管理向更好的局面發(fā)展。

4　結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是圖書館工作中的重要分支，傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人員、時(shí)間、成本，且無法完全處理好檔案管理工作，因此，高校應(yīng)創(chuàng)新引入電子檔案管理模式，轉(zhuǎn)變管理觀念，建立全新的管理制度來應(yīng)對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的難題與挑戰(zhàn)。

［1］薛匡勇.重大突發(fā)事件中的檔案應(yīng)急管理研究［J］. 檔案學(xué)通訊，2013，05：86-89.

［2］張燕.基于突發(fā)事件的高校檔案應(yīng)急管理策略分析［J］. 蘭臺(tái)世界，2010，10：44-45.

［3］薛匡勇.突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理機(jī)制探析［J］. 檔案與建設(shè)，2015，01：17-20.

File Management Innovation Mechanism of University Library under conditions of large data

Liu Jing
（Xianyang Normal University School of Network and Continuing Education Student Management Division，Xianyang，712000）

This paper analyzes the college archives management problems to explore some improvement measures to provide some theoretical basis for the promotion of sound archives management.

Library；records management；Innovative Research