企業檔案管理實現數字化探討

吳嘉燕

（云南電網有限責任公司西雙版納供電局云南西雙版納 666100）

企業檔案管理實現數字化探討

吳嘉燕

（云南電網有限責任公司西雙版納供電局云南西雙版納 666100）

近年來，隨著信息化社會的迅速發展，檔案管理直接呈現出數字化、信息化發展趨勢。但就我國大多數企業檔案管理模式而言，依舊采用傳統的管理模式進行相關工作，進而導致諸多問題的出現，在很大程度上阻礙了企業的發展。此背景下，本文首先分析了企業檔案數字化管理的重要意義，其次對企業檔案數字化管理措施進行了詳細的闡述，以供參考。

企業；檔案數字化；檔案管理

1 引言

就當前情況來看，我國大多數企業管理模式已趨于數字信息化方向，企業作為國民經濟的重要基礎，如果能夠實現檔案數字化管理，可有效縮短企業從業人員與檔案之間的距離，進而為企業提供更加快捷的、便利的服務，強化企業競爭力，推動企業的良好發展。

2 企業檔案數字化管理重要意義

2.1 有利于企業檔案的科學保管和有效利用

目前，我國大多數企業檔案管理依舊采用傳統的管理模式，即為紙質的檔案管理模式，此類模式不利于檔案的長期保存與使用。在企業檔案管理過程中，通過數字化管理模式的應用，可有效確保檔案管理工作的質量與有效性，主要原因在于：通過傳統的管理模式進行企業檔案管理工作，員工或是企業管理人員在重復借閱檔案之后，就會對檔案造成一定的損害，不僅無法較好的保存企業的檔案，也無法對企業檔案進行良好的管理。

此外，隨著現代化社會的迅速發展，企業檔案使用的頻率逐漸增大，傳統的紙質檔案管理模式已經無法滿足利用者的實際需求，這就要求不斷加快將企業紙質檔案管理模式轉為數字化管理模式的進程。在企業檔案管理工作中，通過數字化管理模式的應用，不僅能夠為檔案利用提供便利，還可減少檔案存儲的困難。

2.2 有利于提高和促進企業檔案的現代化管理水平

近年來，隨著市場經濟的高速發展，企業如果想要獲得更好的發展，必須落實有效的改革，而要想確保改革的順利落實，必須在企業檔案中詳細的登記各種新型管理方式。就當前情況來看，傳統的紙質檔案管理模式已經無法滿足企業發展需求，但通過數字化檔案管理模式的應用，企業可及時的、準確的將發生的改革以及新的管理模式詳細的記錄在檔案中，有利于企業檔案的使用。此外，通過數字化檔案管理模式的應用，還可有效提升企業檔案管理水平，并且還可及時發現檔案管理過程中存在的問題，之后積極的采取有效的、合理的措施改進，促進企業檔案管理水平的提升，推動整體企業管理水平的提高。

3 企業檔案數字化管理措施

3.1 創建檔案數字化、檔案信息網絡化

為了有效強化企業檔案管理工作的數字化建設，必須做好檔案數字化與檔案信息資源網絡化創建工作，主要措施如下：①企業檔案室應當積極利用各種信息軟件，包括檔案立卷歸檔、檔案著錄標引等，并建立專門的目錄數據庫和全文數據庫，充分運用計算機文件資料管理和查詢的便利性，為檔案管理工作服務。②企業檔案室應當建立專線，以實現一定區域內聯網目的，在本企業內部，或不同的企業之間建立互聯，從而實現檔案信息的網絡化和資源共享的目的。

3.2 建立企業檔案數據管理庫

在企業檔案數字化管理建設過程中，檔案數據庫的建立具有十分重要的作用。在進行企業檔案數據庫建設時，應做好以下事項：①建立企業檔案的目錄數據庫，主要包括企業檔案資料類別的建立，并且還要將檔案名稱等相關內容全部錄入計算機，為在電腦中建立一套完整的企業檔案目錄數據庫提供幫助。通過目錄數據庫的建立，能夠為企業員工查詢使用相關檔案資料提供便利，并且也能夠為具體的管理工作提供幫助。②做好企業檔案狀態數據庫的建立工作，該數據庫的主要作用在于企業內部各類新信息與資料，通過計算機網絡傳輸進入檔案狀態數據庫，有利于數據庫的實時更新，進而為相關工作人員提供最新的檔案數據信息。當然，其還能夠給予檔案管理人員以充分的時間，將檔案信息準確分類，然后歸檔到不同的檔案庫分類中，提升檔案數字化管理工作條理性。

3.3 全面落實檔案管理制度

通常情況下，企業檔案事業的發展需依靠檔案管理模式的發展，這就需要不斷完善并真正落實檔案管理制度，以實現企業檔案數字化管理目的。因此，在企業發展過程中，各級領導應當高度重視檔案管理工作，并深入認識檔案管理工作的重要性，以促進企業經濟效益與社會效益的提升。

檔案數字化管理是一項期限較長的、處理較繁瑣的工作，需要企業領導與員工的全面支持與重視，進而為檔案管理制度與檔案數字化管理工作的落實與發展創造有利的條件，具體措施如下：①不斷完善企業檔案管理部門組織機構的相關制度，已確保部門管理的穩定性與健全性。②要想做好檔案管理數字化工作，應當積極采用計算機技術、多媒體技術與掃描技術等現代化技術。這就要求在大量資金為經濟支持的基礎上，引入先進的技術與設備，對檔案管理工作進行嚴格的管理。針對此，相關部門必須積極構建滿足檔案管理要求的物質環境，并不斷完善檔案資金管理制度，爭取更多的資金與政策支持。③企業應配置合理的、專業的檔案管理人員，制定檔案數字化管理人員制度，確保整個管理團隊的穩定性。

3.4 強化負責人的重視程度

為了完善企業檔案數字化管理工作，應積極提升相關負責人對檔案數字化管理工作的重視程度，有利于檔案數字化管理模式的投入運用。檔案數字化管理是一項期限較長的、處理較繁瑣的工作，所以，相關單位負責人應高度重視數字化的建設工作，為數字化建設的順利創造有利的條件，強化檔案數字化建設的實施程度。

要想強化企業負責人對檔案數字化管理工作的重視程度，應真正落實以下措施：①重視企業檔案管理團隊的組織和建設。要想有效加快企業檔案的數字化管理建設，必須積極重視其檔案管理團隊的組建，即為該項工作培養，并配備專業管理人員，以全面提高企業檔案管理水平，不斷強化企業檔案的管理。②積極聘請專業檔案管理人員，高度注重原有檔案管理人員的職業素養與數字化管理技能的提升，必要的情況下，可以定期對企業檔案管理人員采取適當的培訓措施。③企業負責人應合理協調各部門之間的關系，促使各個部門能夠從旁協助檔案部門，輔助實行各項檔案的收集、整理以及數字化錄入工作等。這就需要配備適當的專業檔案管理人員，并統籌協調各部門之間關系，合理安排各項工作，要求各部門能夠支持檔案部門工作，配合獲取企業各方面的運營資料，進行數字化的整理歸檔，從而加快企業檔案數字化管理發展進程。

4 結語

綜上所述，在企業檔案管理過程中，通過數字化管理模式的應用，能夠更好的滿足現代社會發展需求。近年來，隨著市場競爭的日益激烈，企業要想獲得更好的發展，，必須轉變傳統的檔案管理模式，積極采用數字化管理模式，并且還要提升員工對檔案數字化管理的認識，完善各項檔案管理制度，重視檔案數字化建設與數據庫建設，有效提升企業管理水平，推動企業的健康、持續發展。

[1]郭璇.企業數字化檔案安全應用管理的探討[J].數字技術與應用，2014（02）：196.

[2]林慶花.探討如何提高檔案數字化管理[J].城市建設理論研究：電子版，2014（21）：112～113.

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1004-7344（2016）16-0005-01

2016-5-18