實例詳解演示文稿制作流程

周揚帆/湖南財經工業職業技術學院

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實例詳解演示文稿制作流程

周揚帆/湖南財經工業職業技術學院

【摘 要】本文以制作一個簡單的演示文稿-“牛牛會計師事務所”公司宣傳稿為例，通過詳盡的描述，介紹了Microsoft Office PowerPoint 2 010的有關知識和操作技能。通過學習，可以快速掌握PowerPoint 2 010的基本操作技能，熟悉制作演示文稿的完整流程，并能根據需要獨立制作出符合要求的演示文稿。

【關鍵詞】實例；演示文稿；對象；靜態；動態

一、引言

PowerPoint 2010是Microsoft Office 2010辦公套裝軟件中的一個重要組成部分，專門用于設計、制作信息展示等領域（如演講、作報告、各種會議、產品演示、商業演示等）的各種電子演示文稿。

在信息社會里，經常需要進行諸如：宣傳企業（個人）形象、展示企業（個人）風采、介紹新產品等展示和演講工作，這些工作能否取得成功，關鍵是演講人能否將其欲表達的主要內容給現場觀眾留下深刻的映像。傳統的照本宣科或即興發揮式演講難以使觀眾抓住演講重點，此時，若能將演講內容制作成演示文稿（幻燈片）簡明扼要的展示在觀眾面前，輔以必要圖片甚至視頻剪輯，再加上演講人現場激情的演講，那么這項工作必將取得成功。

但為了減少不必要的操作，我們還是要遵循一定的流程。一般演示文稿的具體制作階段，我們可以參照以下流程：

這個流程中的有些步驟順序是可以調整的。

二、實例詳解

以制作一個演示文稿為例，介紹“牛牛會計師事務所”的基本情況。現可以將演示文稿分成以下3個任務模塊，即幻燈片靜態制作、制作動態效果以及檢驗輸出效果。其中每個任務模塊下有分割成一些相對獨立的小任務。

任務1幻燈片靜態制作

任務1.1 PowerPoint 2010 的基本操作

啟動PowerPoint 2010，完成如下操作：（1）創建演示文稿框架。選擇一個自己喜歡的主題，如“流暢”，統一風格。（2）新建4張幻燈片，其主題分別為“牛牛會計師事務所”“服務宗旨”“業務范圍”“公司簡介”，具體文本內容如圖1所示。

（3）設置第1張幻燈片版式為“標題幻燈片”，設置第4張幻燈片（公司簡介）版式為“兩欄內容”，其余幻燈片版式為“標題和內容”。（4）調整幻燈片的順序。將該演示文稿中的第4張幻燈片“公司簡介”移動到第1張幻燈片后面，成為第2張幻燈片。將第1張幻燈片復制到第4張幻燈片后面，成為第5張幻燈片，覺得不合適，又將第5張幻燈片刪除。（5）保存演示文稿至“我的文檔”，命名為“牛牛會計師事務所”，最終效果如圖2所示。

圖2　任務1.1效果

本任務考察了PowerPoint 2010 的基本操作，包括了啟動、保存、退出的基本操作，板式的選擇，幻燈片的操作（包括了復制、移動、刪除等），文本的輸入與編輯。

任務1.2 文本的處理與段落格式的設置

打開“牛牛會計師事務所.pptx”文件，進行如下的設置：（1）將第1張幻燈片中的標題“牛牛會計師事務所”的字體設置為66號，加粗，其他不變。（2）將第2張幻燈片中的正文文本的行距設置為“1.25行”。（3）將第3張幻燈片中的正文文本“獨立、客觀、公正”和“優質、高效、滿意”的字體顏色設置為紅色，加粗，其他不變。（4）將第4張幻燈片中的正文文本的項目符號改為“”，大小為文本的140％。（5）以原文件名保存，效果如圖3所示。

圖3　任務1.2效果

本任務考察了文本的處理與段落格式的設置，包括了字體、字形、字號的設置，行距的設計，項目符號的設置。

任務1.3 幻燈片對象的插入與編輯

打開“牛牛會計師事務所.pptx”文件，進行如下的設置：（1）選擇第1張幻燈片，插入1張來自文件的圖片（“logo標志”），效果如圖4所示。（2）選擇第2張幻燈片（公司簡介），在該張幻燈片中插入圖表。調整數據點格式：填充顏色分別綠色、紅色、黃色。效果如圖5所示。（3）添加一張新幻燈片，作為第5張幻燈片，版式為“標題和內容”，主題為“辦公場所”。在該張幻燈片中插入3張來自文件的圖片（“辦公場所1”“辦公場所2”“辦公場所3”），將所有圖片大小設置為200％，稍微調整3張圖片的位置，效果如圖6所示。（4）添加一張新幻燈片，作為第6張幻燈片，版式為“標題和內容”，主題為“聯系我們”。在該張幻燈片中插入2列4行的表格，輸入相應的文字，并對表格進行適當的調整（如表格大小、文字大小、對齊方式等），效果如圖7所示。（5）在第1張幻燈片中插入音頻文件（“茉莉花.MP3”）。（6）對第3張幻燈片運用“轉換為SmartArt圖形”命令，將其效果設為：布局選擇“循環-六邊形射線型”、樣式選擇“三維嵌入”，效果如圖8所示。（7）完成操作后以原文件名保存。

圖4　第1張幻燈片效果

圖5　第2張幻燈片效果

圖6　第5張幻燈片效果

圖7　第6張幻燈片效果

圖8　第3張幻燈片效果

本任務考察了各類對象的插入與編輯，包括了圖表、圖片、表格、音頻、SmartArt圖形。

任務1.4 演示文稿的修飾

打開“牛牛會計師事務所.pptx”文件，進行如下的設置：（1）將圖片文件（“辦公場所4”）設置為第4張幻燈片的背景，并對偏移量進行適當調整：左40％，右10％，上20％，下10％。（2）添加頁眉和頁腳，要求幻燈片顯示固定日期，在除首頁外的幻燈片上顯示幻燈片的編號，頁腳要求顯示“牛牛會計師事務所”字樣，并應用于所有幻燈片。（3）對已插入圖片進行優化。（4）為了統一風格，設置所有版式的母版標題“頁腳”部分字體為加粗、24號字；設置版式凡是為【標題和內容】的幻燈片的頁面的右上角添加logo圖標。

本任務考察了演示文稿整體效果的處理，涉及到背景、頁眉頁腳、母版等操作。

任務2 制作動態效果

任務2.1 超級鏈接的使用

打開“牛牛會計師事務所.pptx”文件，進行如下的設置：要求在播放演示文稿“牛牛會計師事務所.pptx”時，單擊第1張幻燈片的“團隊一流專業一流服務一流”時，就能直接轉換到第3張幻燈片“服務宗旨”；當單擊第3張幻燈片上某一標記時，能直接返回到第1張幻燈片。

本任務考察了演示文稿超級鏈接的使用。

任務2.2 設置對象動畫效果

打開“牛牛會計師事務所.pptx”文件，對第5張幻燈片（辦公場所）中三張圖片的動畫效果。第1張圖片：飛入，自左側，快速（1秒）；第2張圖片：輪子、8輪輻圖案，中速（2秒）；第3張圖片：浮出、上浮，速度默認。

本任務考察了設置演示文稿中對象動畫效果。

任務2.3 幻燈片切換

打開“牛牛會計師事務所.pptx”，設置第2張幻燈片圖片出現的效果為設為“百葉窗，風鈴聲，持續時間2.00秒”。

本任務考察了設置演示文稿中幻燈片切換效果。

任務3 檢驗輸出效果

打開“牛牛會計師事務所.pptx”，進行錄制旁白和排練計時操作。對前5張幻燈片進行排練計時，記錄排練計時的時間；在幻燈片的切換中，使用每隔排練計時的時間作為幻燈片的切換時間間隔；給第3張幻燈片錄制旁白，并保存錄制旁白的時間。

本任務考察了排練計時和錄制旁白的操作。

三、結束語

文章以制作“牛牛會計師事務所”公司宣傳稿為例，詳盡描述了制作演示文稿的完整流程，同時點評了涉及到的Microsoft Office PowerPoint 2010的有關知識和操作技能。

參考文獻：

[1]左偉志，曾濤.計算機基礎項目教程（Windows 7+Office 2010）[M].北京:人民郵電出版社，2013.

[2]教育部考試中心.全國計算機等級考試一級教程——計算機基礎及MS Office應用（2013版）[M].北京:高等教育出版社，2013.

周揚帆：（1982.12-），女，漢，湖南衡陽人，碩士，講師，主要研究方向為計算機、高職教育。

作者簡介：