電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理

陳薇薇

(中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司，四川 成都 610021)

電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理

陳薇薇

(中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司，四川 成都 610021)

信息技術的運用給檔案管理工作帶來了機遇也帶來了挑戰，電子檔案作為數字化的產物，對紙質檔案管理造成影響，紙質檔案與電子檔案并存的管理模式已經形成。在此背景下，如何處理好二者的關系，共同為企業生產經營服務，成為電力設計企業檔案管理工作的重要課題。

紙質檔案；電子檔案；管理。

隨著信息化技術的快速發展和應用普及，檔案管理工作也發生著深刻的變化。數字化工作的推進使得電子檔案大量產生，這在對管理工作帶來便捷的同時，也對傳統的紙質檔案造成了沖擊：經過數字化的紙質檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關系也成為了電子設計企業檔案工作的重要課題。

1 紙質檔案和電子檔案的特點

紙質檔案、電子檔案都是對人類經濟社會發展的原始記錄，具有相同的本質屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。

1.1 紙質檔案的特點

紙質檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質檔案的優點在于載體穩定，使用了符合要求的紙質載體、書寫材料后，在合理的保存環境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業生產經營與發展提供充分的查考依據。在優點突出的同時，紙質檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質檔案占用庫房面積大，易受外界環境的影響，反復使用會造成紙質檔案的磨損，而現有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費；在利用方面，在同一時段，紙質檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。

1.2 電子檔案的特點

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，在保存環境等與紙質檔案有差別的同時，其也具有自身的特點。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機直接處理，對電子文件的信息進行分類、匯總等，將這些信息轉換成所需的形式，省去了傳統檔案工作中的手工操作環節。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現異地網上信息檢索查詢、案卷借閱，網上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質檔案利用排它性的局限，使其重復利用率及共享性高。電子檔案的缺點在于，存在對技術的依賴性、載體的不穩定性和面臨多重安全風險，雖然借閱了保存的空間，但對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀

在實際管理過程中，由于紙質檔案的內容和載體的緊密結合使其充分體現了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設計企業的生產過程中，紙質檔案充分的發揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發生工程事故時提供分清事故責任的最佳證據等多種價值。紙質檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設計企業每年約入庫設計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。

而對于電力設計企業而言，同類型的工程設計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業為例，同類型工程設計圖紙套用率大多在15%以上，使用人工調曬底圖，平均4 min/1張，而使用計算機輔助下載電子檔案，現有技術已實現按項目、專業以及案卷批量下載，約2.5 s/1張，且直接發接至藍(白)圖打印機出圖，大大提高了工作效率，節省了大量的人力與時間。

3 紙質檔案和電子檔案并行管理的思考

從紙質檔案和電子檔案特點和在電力設計行業檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優點和存在的價值，既有相對性和獨立性，又有統一性，二者相輔相成，優勢互補。電子檔案的產生和發展并不意味著紙質檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關聯。

首先，根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存、相互兼容、協調發展的狀況將持續相當長的一段時期。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，現有技術無法支撐環境通過數字證書、電子印章等先進技術來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應轉化為紙質文件一并歸檔管理。

其次，筆者認為在現有技術條件下，電力設計企業從自我保護的角度出發，應采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時轉化成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理，以滿足企業信息資源共享的需求。

再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學管理檔案便利的同時，也應清醒的認識到電子檔案管理中的難點，如電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網絡安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設發展帶來了諸多問題，檔案管理部門應主動加強計算機管理系統的開發，構建優質的檔案管理平臺，為涉密檔案進行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權限進行限制，采用先進的網絡技術和病毒防御技術，確保數字檔案館數據庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數據安全的知識型數字檔案館。

4 結語

電力設計企業檔案記錄了中國電力設計水平及電力設計企業發展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設計企業的重要資源，還為電力設計發展及科學研究提供憑證和參考，因此更應該提高檔案的信息開發和服務水平，使讓電力設計企業檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質檔案和電子檔案在電力設計企業檔案中優劣互補。在實際管理過程中，必須通過合理的應用方式，充分發揮紙質檔案和電子檔案的優點，讓電力設計企業檔案不僅只是停留在參考的層面，更進一步的開發其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業的資訊與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與企業的知識成為企業智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，為電力設計企業的生產經營發展提供更加全面、便捷的服務。

[1] 紀曉群，等．電子檔案與紙質檔案的和諧共存與集成管理[J]．蘭臺世界．2013，(29)．

[2] 薛雯，仲杰．數字化背景下檔案雙套制管理模式的再思考[J]．辦公室業務， 2016，(9)．

[3] 陳元明，孟祥芳，谷樂．淺談科研單位電子檔案管理和紙質檔案數字化策略[J]．四川檔案，2010，(4)．

Management of Paper and Electronic Archives in Parallel for Electric Power Design Enterprises

CHEN Wei-wei
(Southwest Electric Power Design Institute Co.,Ltd., Chengdu 610021, China)

The use of information technology has brought file management brings both challenges and opportunities, as a product of digitization, electronic file impact the management of paper files, paper archives and electronic archives management mode has been formed. In this context, how to deal with the relationship between the two, for enterprise production and business operation services,becomes an important subject power design enterprise file management.

paper files; electronic archives; management.

F406

C

1671-9913(2016)06-0078-03

2016-07-08

陳薇薇(1972- )，女，四川成都人，副研究館員，從事檔案管理工作。

2016年度國家檔案高科技項目(2016-X-04)