出生醫學證明檔案的歸檔范圍與整理方法

王占偉+管先海+宋朝存

摘 要：文章以南樂縣檔案館為例，梳理出了出生醫學證明檔案的歸檔范圍：基本文件材料和其他文件材料；并且詳細論述了出生醫學證明檔案的整理原則和整理館藏出生醫學證明檔案時應當遵循的10個步驟：組卷、編制案卷頁碼、編制卷內文件目錄、填寫卷內備考表、案卷裝訂、填寫案卷封面和案卷號、編制案卷目錄、裝訂案卷目錄、編制檔號、裝盒。

關鍵詞：出生醫學證明檔案；歸檔范圍；整理方法

出生醫學證明檔案是指國家統一印制，以省、自治區、直轄市為單位統一編號，助產機構出具的，證明嬰兒出生狀態、血親關系，申報國籍、戶籍，取得公民身份號碼的法定醫學證明存根及相關信息、申領材料等具有保存價值的文件材料。本文以南樂縣檔案館為例，就出生醫學證明檔案的歸檔范圍與整理方法談談筆者的看法。

1 出生醫學證明檔案的歸檔范圍

就南樂縣檔案館而言，館藏出生醫學證明檔案的歸檔范圍主要包括兩個方面：一是基本文件材料，包括助產機構頒發的《出生醫學證明》存根、《出生醫學證明》申領表；二是其他文件材料，包括未按時申領《出生醫學證明》情況說明、親子鑒定證明、派出所出具的證明材料，以及其他應當保存的相關文件材料及《出生醫學證明》簽發登記本。具體來說，出生醫學證明文件材料又分為首次簽發、換發、補發三種情況。首次簽發的應有《出生醫學證明》存根、《出生醫學證明》申領表；換領的應有《出生醫學證明》存根、《出生醫學證明》申領表及原《出生醫學證明》等相關材料；補領的應有《出生醫學證明》存根、《出生醫學證明》申領表、補領《出生醫學證明》書面情況說明等相關材料。

2 出生醫學證明檔案的整理方法

2.1 出生醫學證明檔案的整理原則

就南樂縣檔案館而言，我們在整理館藏出生醫學證明檔案時遵循以下三大原則：一是以各簽發《出生醫學證明》助產機構（即各級醫院、衛生院）為檔案的獨立的立檔、立卷單位原則；二是以一個新生兒為對象作為一件進行整理原則；三是按照《出生醫學證明》編號順序排列文件原則。出生醫學證明檔案的保管期限為永久。出生醫學證明檔案在本機構保管滿五年之后，應向縣級國家檔案館移交。

2.2 出生醫學證明檔案的整理步驟

就南樂縣檔案館而言，我們在整理館藏出生醫學證明檔案時遵循以下10個步驟：

2.2.1 組卷。一般按照100個編號（100個新生兒對象）的文件材料組成一卷。按照《出生醫學證明》編號順序排列文件。

2.2.2編制案卷頁碼。對排列好的卷內文件材料用阿拉伯數字編寫頁號。

2.2.3 編制卷內文件目錄。以一個新生兒為對象作為一件進行編制卷內目錄的一個條目，《出生醫學證明》申領表為正面，把《出生醫學證明》存根、有效身份證件復印件粘貼于《出生醫學證明》申領表正面的指定區域處或反面，其他材料附于后面；填寫卷內文件目錄，卷內文件目錄要置于卷內文件首頁之前。卷內文件目錄式樣見表1，表中項目具體填寫要求是：①序號：填寫卷內文件材料排列的順序編號；②出生醫學證明編號：填寫出生醫學證明存根編號；③責任者：填寫立檔單位名稱；④新生兒：填寫新生兒姓名；⑤母親：填寫新生兒母親姓名；⑥父親：填寫新生兒父親姓名；⑦出生日期：填寫新生兒出生日期，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如2013年5月7日標注為“20130507”；⑧發證日期：填寫出生醫學證明發放日期，以8位阿拉伯數字標注年、月、日；⑨頁號：填寫每件文件首頁所對應的頁號，最后一件文件填寫該件起止頁號；⑩備注：對需要說明情況的文件材料在備注欄內標注，換、補發出生醫學證明的情況在備注欄內注明“換發”或“補發”，廢證在備注欄內注明何時作廢；如需要說明的情況在備注欄內填寫不下，則標注“*”號，并將需要說明的情況填寫在備考表中。

2.2.4 填寫卷內備考表。卷內備考表式樣見表2，表中項目具體填寫要求是：①本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；立卷后發生上述情況的，相關人員應當填寫說明并簽名、標注時間；②立卷人：由本案卷的整理者簽名；③檢查人：由本案卷質量審核者簽名；④立卷時間：填寫本案卷的立卷完成日期。卷內備考表置于卷末。

2.2.5案卷裝訂。案卷按照“案卷封面——卷內目錄——文件材料——卷內備考表——封底”的順序裝訂，裝訂卷時要先去掉文件材料上的金屬物，然后裝訂成卷。

2.2.6 填寫案卷封面和案卷號。案卷封面式樣見表3，表中項目具體填寫要求是：①全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱，全宗名稱可以直接印在封面上；②填寫該案卷出生醫學證明起止編號；③廢證編號：填寫該案卷中各廢證編號；④起止日期：填寫該案卷出生醫學證明發放的起止日期，中間以“～”連接；⑤件數、頁數：填寫該案卷立卷完成時卷內文件的總件數和總頁數，立卷后發生變化的在“卷內備考表”中說明；⑥廢證頁碼：填寫該案卷中廢證頁碼；⑦全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼；⑧類別號：填寫出生醫學證明檔案類別標識及出生醫學證明檔案所屬年度，如2013年度的出生醫學證明檔案，以“CSZ·2013”表示；⑨案卷號：填寫案卷的順序編號，案卷排列從每年1月1日開始，按照出生醫學證明編號每100個編號的文件材料組成一卷，案卷號從1卷開始，依次排卷。

2.2.7編制案卷目錄。編制出生醫學證明檔案案卷目錄，出生醫學證明檔案案卷目錄見表4，表中項目按照整理完畢的案卷相應項目填寫。

填寫案卷封面（案卷標題）。出生醫學證明檔案案卷目錄封面式樣見表5，表中項目按照整理完畢的案卷的相應項目要求填寫；“編制單位”填寫該目錄的編制單位名稱；“編制日期”填寫該目錄的編制時間。

2.2.8裝訂案卷目錄。按照把一年的案卷目錄排在前面，把每年的卷內目錄按照出生醫學證明編號順序依次排在后面。

2.2.9 編制檔號。出生醫學證明檔案檔號的編制方法如下：①檔號的結構為“全宗號—類別號—案卷號—出生醫學證明編號”；②全宗號為立檔單位標識，由檔案館確立；③類別號由出生醫學證明檔案的類別標識、出生醫學證明檔案所屬年度構成，并列成分之間用“·”分開，如2015年出生醫學證明檔案的類別號為“CSZ·2015”；④案卷號為同一全宗、類別的出生醫學證明檔案的案卷流水號，從1開始編制；⑤出生醫學證明編號既作為文件自身內容和屬性的體現，在檔號中也代替文件順序號形式存在。

2.2.10 裝盒。把裝訂好成卷的檔案按檔號順序將其裝入檔案盒，并準確填寫檔案盒正面和盒脊各個項目。裝盒時要根據案卷厚度也可將若干連續的案卷裝入同一檔案盒進行保管。

檔案盒正面式樣見表6，表中項目具體填寫要求是：“全宗名稱”填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱，也可以直接印在封面上。

檔案盒盒脊式樣見表7，表中項目具體填寫要求是：①全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼；②類別號：填寫出生醫學證明檔案類別標識及出生醫學證明檔案所屬年度；③案卷號：填寫本盒內的出生醫學證明檔案起止案卷；④起止編號：填寫本盒內出生醫學證明的起止編號；⑤盒號：填寫檔案盒的排列順序號（此項至檔案館后填寫）。

另外，就南樂縣檔案館而言，出生醫學證明檔案的封面、備考表、目錄等都是A4紙，檔案盒大小尺寸都是國家標準。目前，南樂縣檔案館正推進使用計算機管理出生醫學證明檔案，建立出生醫學證明電子檔案數據庫。

（作者單位：王占偉，宋朝存，南樂縣檔案局；管先海，濮陽市檔案局 來稿日期：2015-10-19）