檔案管理信息化初探

孫星星 孫燕南 關(guān) 放 王 娜 戰(zhàn)曉昕

（中國人民解放軍96630部隊）

檔案管理信息化初探

孫星星 孫燕南 關(guān) 放 王 娜 戰(zhàn)曉昕

（中國人民解放軍96630部隊）

在科技飛速發(fā)展的今天，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域。檔案管理在企業(yè)建設(shè)中發(fā)揮著重大的作用以及對企業(yè)長遠發(fā)展具有深遠影響。實現(xiàn)檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的必然趨勢。本文對現(xiàn)階段檔案管理信息化存在的問題進行了分析并提出了相應(yīng)對策。

檔案管理；信息化；體系優(yōu)化

1 引言

檔案信息是單位建設(shè)發(fā)展必不可少的信息資源。目前，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式方法陳舊、觀念單一，已經(jīng)無法適應(yīng)科技的高速發(fā)展，也不能滿足日常工作的實際需求，因此將計算機網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)融入檔案管理實現(xiàn)信息化，儼然已成為新形勢下檔案管理的必然趨勢和必要手段。就目前為止，檔案管理信息化雖取得了一定成效，但還存在諸多問題，沒有形成成熟的體系，需要我們繼續(xù)深入研究、探索。

2 現(xiàn)階段檔案管理信息化存在的問題

2.1 思想觀念陳舊，沒有意識到檔案管理的重要性，缺乏專業(yè)人才

個別單位，尤其是領(lǐng)導層次人員，缺乏對檔案管理的正確認識或認識存在一定偏差，忽略了檔案管理對單位的長遠發(fā)展所起的重要意義，對檔案管理工作的理解僅僅是停留在存儲資料的層面上，認為檔案管理工作就是檔案的接收、收集、整理、電子化掃描、歸檔和保管，忽略了其對人員信息管理、歷史數(shù)據(jù)收集、探索單位發(fā)展前景和人員調(diào)配等方面起到的作用，因而對檔案管理工作掉以輕心、不夠重視。與這種現(xiàn)象相伴隨的結(jié)果，便是檔案管理人才隊伍建設(shè)的不足，人員素質(zhì)層次不齊，缺乏專業(yè)的精通信息管理技術(shù)的檔案管理人員，難以高效率地處理各種檔案信息，大大降低了檔案管理的效率，影響了檔案管理信息化的成果，從而進一步弱化了檔案管理在單位日常工作中的地位。

2.2 客觀條件限制，沒有提高管理效率的有效途徑，缺少針對性

檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，但目前存在兩種情況制約著檔案管理實現(xiàn)全面信息化。一是資金不足，限制了檔案管理效率的提升。單位為保障自身檔案管理工作的正常運行，雖然配備了計算機、掃描儀等設(shè)施來協(xié)助檔案管理工作的實施，但是并未設(shè)立專項資金用來加快檔案管理信息化進程，缺乏行之有效的具有針對性的專業(yè)軟件保障檔案管理信息化；二是系統(tǒng)實用性不夠，降低了檔案管理信息化的積極性。目前有的單位雖然已經(jīng)開始運用現(xiàn)代化手段對檔案進行管理，采購了有關(guān)檔案管理信息化的專業(yè)軟件，但是并未結(jié)合單位實際情況，未考慮到采購的軟件存在操作繁瑣、涵蓋不全面，甚至出現(xiàn)有些功能與單位日常辦公系統(tǒng)無法兼容的情況，使得管理人員未能效提高工作效率，同時又要面臨新產(chǎn)生的問題。

2.3 管理制度不嚴，沒有形成統(tǒng)一的標準和質(zhì)量，制度不夠完善

一份檔案的生成，過程絕不是單一的，需要經(jīng)過很多部門和個人的會簽才得以形成。目前，檔案管理的制度化體系還未完全建立，特別是針對一些部門較多的基層單位，并沒有形成一套統(tǒng)一的標準和要求，導致出現(xiàn)“只求過得去，不求過得硬”的現(xiàn)象。要想推動檔案管理信息化發(fā)展，首先必須解決這一問題，建立完善的檔案管理制度，明確檔案的統(tǒng)一標準和質(zhì)量，將責任落實到個人，哪個環(huán)節(jié)出了問題，就將“板子”落在分管責任人身上，鞭策經(jīng)手人更好地履職盡責。

2.4 借閱途徑單一，沒有實現(xiàn)部門間資源共享，效率低下

檔案管理信息化，目的是通過互聯(lián)網(wǎng)，將檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，最終實現(xiàn)檔案資源的共享，從而合理配置和有效利用各種資源。但目前，信息資源只能通過兩種途徑實現(xiàn)分享和查閱：一種是登記借閱資料，即通過填寫登記個人信息，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料從資料員手中接過，人工進行翻閱和查找，缺點是長期如此，原始資料容易損壞和缺失并且效率低下；二是通過檔案管理員的計算機進行資料的查閱，即通過管理員專設(shè)計算機準確定位查找資料，在計算機上瀏覽，缺點是無法實現(xiàn)資料的流通，并且一旦計算機出現(xiàn)問題，很容易造成資料流失。無論是綜上所述兩者之中的哪一種，都沒有充分發(fā)揮好檔案管理信息化的優(yōu)勢，無法實現(xiàn)信息的快速和便捷的流通分享，人為地降低了檔案管理的效果。

3 提高檔案管理信息化的幾點建議

3.1 提高重視程度，強化檔案管理員人才隊伍建設(shè)

要想實現(xiàn)檔案管理信息化，必須意識到電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案管理是兩個截然不同的理念，檔案管理員的能力將是影響檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵性因素，對檔案管理員也必然有更高的要求。單位檔案管理人員的配備應(yīng)當考慮到以下兩方面：

（1）檔案管理人員必須設(shè)專人專職，同時精通信息化技術(shù)，能夠運用信息化手段將各種檔案資料進行收集、整理、儲存和共享，充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理的效果，確保做到人盡其才。

（2）單位檔案管理人員應(yīng)當定期接受信息技術(shù)培訓，增強其計算機應(yīng)用水平，熟練掌握最新技術(shù)手段，為單位實現(xiàn)檔案管理信息化提供有力的人才支撐。

3.2 有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)檔案管理軟件

（1）要在資金投入上有所考量。檔案部門首先要與財務(wù)部門協(xié)商做出預(yù)算，向管理部門申報是否批準，還需要多方面發(fā)展籌資渠道，爭取精益求精。對于將信息技術(shù)引進用于檔案管理信息化，要對財務(wù)狀況進行全盤考量，資金必須專款專用，避免隨便挪用、占用，更要減少資金浪費。同時應(yīng)注意，對于一些信息技術(shù)在原有設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)上進行技術(shù)擴展，是值得鼓勵和提倡的。

（2）必須意識到一套完整的適用于檔案管理信息化的系統(tǒng)應(yīng)用軟件應(yīng)當同時具備三個條件：一是擁有獨立且成熟的目錄檢索系統(tǒng)，通過檢索，能夠快速準確定位到書籍、紙質(zhì)資料、光盤和影像資料對應(yīng)的儲存位置；二是擁有足夠大內(nèi)存的云存儲系統(tǒng)，實現(xiàn)各類資料的復(fù)制、存儲以及長期保存；三是要具備良好的兼容性和可擴展性，確保使用過程中不會與其他在用軟件或系統(tǒng)產(chǎn)生沖突，引發(fā)數(shù)據(jù)的丟失造成不必要的麻煩。

（3）要根據(jù)檔案管理人員的電腦操作水平和必要的技術(shù)處理性能來配置計算機，在財力允許的情況下，可以根據(jù)需求對于信息技術(shù)以及設(shè)備一次性引進。如果財力有限，則需要制訂長遠建設(shè)計劃，根據(jù)需要有計劃性地添置一些必要的軟件或設(shè)備然后逐年添加。后者有一個好處就是信息技術(shù)更新的速度非常快，少則一個月多則半年就會推陳出新，采用逐步引進或逐年升級的方式可以使軟件或設(shè)備隨著信息產(chǎn)品的更新?lián)Q代實現(xiàn)同步，使之得到更好的運用。這么做不但節(jié)約了資金，而且還獲取了最大使用效益。

3.3 制定檔案管理制度，明確主體責任

一份原始資料形成檔案需要縝密的檢查、核對并在移交人、監(jiān)交人和接收人三方見證下才得以完成。檔案一旦收歸檔案室后，檔案管理員將是直接責任人，檔案的歸檔過程顯得尤為重要。因此合理有效的檔案管理制度應(yīng)當包含兩個部分：第一個部分是制定相關(guān)政策，明確檔案收集、整理、移交的統(tǒng)一標準和質(zhì)量，并且確定相關(guān)責任人，做好標準、質(zhì)量雙重保險；第二個部分是制定借閱規(guī)定，區(qū)分檔案管理員和借閱者在借閱資料過程中所應(yīng)承擔的責任，杜絕出現(xiàn)問題互相推諉現(xiàn)象的發(fā)生。同時應(yīng)注意以下三點：

（1）移交人、接收人和監(jiān)交人三方必須是獨立的個體，身份對應(yīng)分別是產(chǎn)生材料經(jīng)手人、檔案管理人員和單位分管保密的分管領(lǐng)導。三者形成一個整體，缺一不可。

（2）制定檔案管理制度，必須嚴格執(zhí)行。在檔案收交前的復(fù)查環(huán)節(jié)，必須嚴格把關(guān)，嚴格按照標準，不可以打折扣、圖省事，影響檔案收交的正常程序和秩序。

（3）資料管理人員應(yīng)牢記管理員行為準則，借閱人員嚴格遵守借閱規(guī)定，做到管理員盡責，借閱人愛惜手中珍貴的信息資源。

3.4 轉(zhuǎn)變思想觀念，優(yōu)化檔案管理功能

信息化條件下的檔案管理，不僅是對各種信息的收集和儲存，更重要的是如何提高信息的共享和使用效率，要將檔案管理的定位從儲存管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒎窒砉ぷ鳎钦{(diào)配各種資源的重要輔助性工作，意識到其對整個單位的重要作用，這就需要做到三點：

（1）單位應(yīng)當配備專門的工作室，建立資源共享中心，形成服務(wù)共享系統(tǒng)。通過建立一個區(qū)域性或內(nèi)部性的資源共享中心，使其內(nèi)部成員都能通過網(wǎng)絡(luò)鏈接，進入檔案中心查找所需資料。權(quán)限僅限于憑有效證件瀏覽檔案庫，不可下載外攜，防止資料的外泄，降低風險性，從而減少原始檔案的損耗率，并省去繁瑣環(huán)節(jié)，大大提高工作效率。

（2）必須樹立服務(wù)利用是現(xiàn)時檔案信息化建設(shè)的最終目的這一觀點。認識到檔案資源是寶貴的信息資源，利用服務(wù)是檔案管理信息化工作的最終目的和實現(xiàn)檔案價值的重要途徑。如果只是單一地封存保管檔案，便失去其重要意義。檔案管理信息化建設(shè)的最終目的應(yīng)是通過開展檔案服務(wù)，充分利用現(xiàn)有檔案信息，充分發(fā)揮檔案信息資源的利用效益。要充分發(fā)揮檔案信息資源利用效益，做好服務(wù)利用的同時，還應(yīng)做好各環(huán)節(jié)工作，不能將檔案管理信息化建設(shè)單純停留在建好、管好這個單一層面上，而應(yīng)把著眼點放在服務(wù)利用上。

（3）檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容的復(fù)雜多樣化，使得電子檔案管理工作者能主動了解單位長遠發(fā)展建設(shè)對檔案管理信息的需求，積極為單位提供及時有效的信息服務(wù)，為單位領(lǐng)導運籌帷幄和科學決策提供必要的現(xiàn)實情況和詳實的歷史資料。同時做好現(xiàn)存檔案的歷史價值研究和對分散的檔案資料進行系統(tǒng)整理，加大檔案編研工作的力度，深入發(fā)掘現(xiàn)存檔案的歷史價值，為單位現(xiàn)代化建設(shè)提供更系統(tǒng)更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4 結(jié)束語

檔案管理信息化建設(shè)是一個長期而又繁瑣的過程，為實現(xiàn)單位科學發(fā)展和有效管理，必須與時俱進，依托網(wǎng)絡(luò)為主要途徑，逐步建立結(jié)構(gòu)合理、涵蓋內(nèi)容廣、管理科學的檔案信息化管理模式，從而更好地為廣大人員服務(wù)，為單位長遠發(fā)展謀利。

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[3]程巧玲．事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J]．科技創(chuàng)新導報，2011(2 0)：19 8-19 8．

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File Management Informatization

Sun Xingxing Sun Yannan Guan Fang Wang Na Zhan Xiaoxin
(Army 96630 of PLA)

With the rapid development of science and technology,information technology has been widely used in various fields. File management plays an important role in the company construction and has profound influence on the long-term development. The informationization of file management has become an inevitable trend in the new situation.This paper analyzes the current problems existing in the file management,and puts forward the corresponding countermeasures.

file management;informationization;system optimization

G271

A

1008-6609(2016)10-0082-03

孫星星（19 9 0-），女，江蘇連云港人，碩士，助理工程師，研究方向為資料信息化保障。