關于網絡條件下虛擬檔案館的建設探究

韓繼霞

摘 要：計算機的應用或者說網絡時代的到來，為檔案工作及檔案館的建設提出了新的變革要求，帶來了許多新的變化，突出的表現就是虛擬檔案館的產生，如何建設虛擬檔案館本文對此進行研究和探索。

關鍵詞：網絡條件；虛擬檔案館；檔案館建設

一、網絡時代計算機技術對傳統檔案館的影響

檔案是的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的。“今世賴之以知古，后世賴之以知今”。有專家指出，建立檔案是一特殊的任務。特別是對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。那么管理人員怎么把檔案管理起來呢？計算機技術的應用需要一種適應其工作的環境，這種環境具有高度數字化和虛擬化的特點。它的廣泛應用，將不同的信息資源以其特定的方式存貯，這必將給檔案工作和檔案館帶來影響。

（一）檔案術語內涵和外延的變化

傳統的檔案（理論指出）指記載人類社會活動的各種載體，檔案文件體現著知識性與物質性的完整統一，是實態文件，其載體形式有棕櫚葉、簡牘、紙張、膠片等，而隨著計算機網絡技術的啟用，辦公系統自動化發展，能被計算機識別處理，存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳遞的代碼序列——電子大量文件涌現，由此而產生電子檔案這一概念。電子文件具有依賴性，雖然它現在還離不開磁盤、光盤等存儲介質，但我們可以前瞻性地認識到，當計算機網絡技術可臻完善時，這種原始記錄將會脫離這種介質。

（二）檔萊館館藏的變化

網絡時代電子文件的大量涌現，使得傳統的醫院館藏內容正由以前的傳統檔案向以傳統檔案為主電子檔案并存的方向發展。這是網絡信息時代檔案工作發展的客觀需要。而且事實上無論從國外還是國內來看，一些檔案館都已經開始接受一些電子檔案入館。

（三）對檔案館形態的影響

電子文件的產生，必然要有其區別于紙質等傳統檔案的歸檔方式，由于電子文件的信息都是以數碼方式存在，因此不再具有傳統意義上的原始性。我們現在看到的是在計算機和網絡技術日漸成熟時，電子文件將以數據的方式在網絡中傳遞、歸檔、這時檔案館藏將變為“虛擬館藏”，而檔案館也將成為“虛擬檔案館”。而目前，我們在積極發展邁進的是“物理實體檔案館+虛擬檔案館”，這就與傳統檔案館構成了檔案館形態的發展過程。

二、虛擬檔案館呼之欲出

（一）虛擬技術與虛擬檔案館

虛擬技術，也稱虛擬現實技術，虛擬檔案館是虛擬技術與網絡技術的結合，筒言之，它是通過網絡技術和特定軟件，將時空舊分散的檔案館、室連結一體，使之成為一個有機的信息系統，對每個用戶窗口而言，該系統就相當于信息量巨大，使用方便的單個檔案館，而渾然不覺原本存在的時空障礙。現實的分隔被虛擬的單一所替代。與其說虛擬檔案館是一種檔案館形態，不如說它是一種信息環境。

（二）建設虛擬檔案館的原因

1.現代社會中形成的大量的電子文件使用權得傳統模式下的館藏無法承載。

2.伴隨著計算機網絡的發展，許多機構間的交流更多地通過電子化來實現，這具有速度快，簡便的優點。

3.有利于利用者跨部門、跨地區、跨國家地共享信息資源。

4.國家信息化政策為其提供客觀保證。

5.國家通訊網絡建設及迅速增長的互聯網用戶為其奠定了網絡基礎和用戶基礎。

6.各級各類檔案館的現代化建設成就為其奠定了現實基礎。

（三）當前條件下虛擬檔案館與傳統檔案館的關系。

1.傳統檔案館及其館藏檔案文件是虛擬檔案館形成的基礎。虛擬檔案館作為一種信息環境，離不開各個具體的傳統檔案館的支持。虛擬檔案館的形成有三個要素：用戶、檔案信息資源和通訊網絡。目前，虛擬檔案館還不可能完全包容全部檔案信息資源，要把傳統的檔案館館藏全部轉換為全文數據庫后上網，不可能在短期內完全實現這種轉換。因此，傳統檔案館仍然要做好檔案文件實體的管理與提供工作。

2.虛擬檔案館的出現有特殊要求。要求傳統檔案館自覺主動地將自己納入地區、專業、全國甚至全球的檔案信息網絡中，使各傳統檔案館上網的檔案信息資源各具特色，互不重復，走專業化、特色化、地區化的道路。

3.虛擬檔案館環境也為傳統檔案館提供了新的管理和服務機制。傳統檔案館是一種實體化，過程化和機構化的系統體制，以用戶需求為中心而組織的虛擬檔案館藏和虛擬檔案信息系統，打破了傳統檔案館及其館藏的物理界限，使檔案館成為在網絡上能夠靈活方便地搜尋，選擇，聯結檔案信息資源的動態信息系統。

總之，傳統檔案館和虛擬檔案館現階段二者不是完全替代關系，而且相互依賴，相互促進的關系。沒有傳統檔案館虛擬檔案館將成為無水之源；反之，如果沒有虛擬檔案館提供的信息環境，傳統檔案也就不能突破原有工作的局限而進一步發展。

三、一些應注意的問題

（一）虛擬檔案館的建設是一個長期目標，醫院管理人員要把它作為檔案界一項重大的工程來抓，進行統籌規劃。

（二）要根據虛擬檔案館的特點，制定一套相關的法律規范來明確檔案館的監督指導職能及權限，保障檔案形成者及公民的合法權。

（三）加大對計算機網絡技術的吸收，改進和創新力度，不斷完善電子檔案原始性真實性保障體系。

（四）加強對檔案館工作人員的業務培訓，拓展他們的知識面，培養更高業務素質的網絡和檔案信息更復合人才。