氣象局文書檔案數字化處理

楊雪昆++張虹

摘 要：數字文書檔案是在傳統文書檔案的基礎上通過信息技術發展起來的，隨著人們對信息需求的增加，加快氣象局文書檔案共享的進程，改變氣象局文書檔案管理落后的現狀，文書檔案數字化處理是未來檔案管理發展的方向。

關鍵詞：文書檔案；數字化；處理

氣象局的檔案室自成立以來發展到現在已經存儲了大量的文書資料。紙質檔案的存儲幾乎占據檔案室的全部。在氣象局檔案室中除了大量的文書檔案外還有少量的音頻錄像檔案。這些檔案在氣象局各個部門發揮著重要的作用。隨著經濟的發展科技的進步，我們已經步入了信息化時代，氣象事業的快速發展以及網絡的普及，使得紙質檔案已經無法滿足人們和社會的需求。在氣象局中各個部門已經完成了無紙化辦公，使得文書檔案的數字化處理也更加的迫切。

一、文書檔案數字化的重要性

（一）在氣象局工作進程中文書檔案在其中發揮著非常重要的作用。氣象局的檔案管理室已經成立了很多年，隨著時間的推移，檔案文件積累越來越多。一些時間相對較長的紙制文件已經發生了老化的現象，紙質越來越脆弱，也越來越不便于查閱。同時隨著資料的大量積累為調閱工作帶來了不便。隨著經濟的發展科學的進步，檔案室的紙制材料已經無法滿足工作的需求。數字化的文書檔案已經成為檔案室發展的必然趨勢。隨著氣象事業的快速發展，檔案室的利用率越來越高，隨著管理力度的加大在審計、工作會議以及突發事件中對于檔案的使用越來越頻繁，大量檔案室文書的調閱為檔案室的工作帶來了很多困難。尤其是在天氣多變以及汛期多發的時候，對于歷史時期同階段的檔案調閱更加的頻繁，這就要求檔案室提供的文書檔案速度快，文字清晰。最早期氣象局檔案室的文書目錄是由工作人員手工整理記錄的，這使得文書檢索程序復雜，而且工作量也很大，同時還占據了庫房大量的空間。隨著信息化的建設，雖然已經通過計算機建立了信息化的目錄檢索，但是對于原始文件的閱覽仍然需要到檔案室庫房去查詢，這也造成了調閱速度慢，并且也會進一步損壞原始文件。而且一些時代久遠的原始資料，紙制已經非常脆弱，并且存在字跡模糊的現象。最早期的紙制資料并沒有統一的格式，文件紙張和格式不同，用筆也各種各樣。所以為了提高氣象局檔案室資料的利用率，提高工作效率，保存原始資料，數字化處理文書檔案勢在必行。而且隨著科技的進步，為文書檔案數字化的管理工作提供了科學基礎，并且可實施性很高。文書檔案的數字化處理，不但能夠有效的保護原始文件，同時也提高了工作效率，也提升了檔案的資源共享。

（二）文書檔案管理現代化是新形勢的必然要求黨的十六大提出了全面建設小康社會，加快推進社會主義現代化，為開創中國特色社會主義事業而奮斗的目標，鄂爾多斯氣象部門隨之提出“加速發展，強局興業，爭創四個一流，共奔全面小康，率先基本實現氣象現代化”的奮斗目標。檔案管理現代化是一項復雜而艱巨的系統工程，其現代化進程依賴于管理者的思路創新和硬件投入。推進檔案管理現代化，不僅有利于提高氣象文書檔案的利用率和社會效益，也有利于促進氣象事業持續健康發展。

二、文書檔案數字化處理的指導思想和原則

氣象局在進行文書數字化建設的時候一定要結合實際情況和氣象局發展的需要進行。在原有文書檔案信息化的基礎之上著手進行。以節省時間和成本為前提，推進氣象局檔案資源數字化的建設進程。利用現有的網絡服務基礎，提高文書檔案數字化的實效性。在以上基礎的作用下還要遵守以下幾項原則。

（一）必須符合氣象局實際需求的原則

在數字化檔案建設中，國外有很多成功的參考方案，同時國內的數字化建設項目也很多。氣象局在進行檔案數字化建設的時候一定要多借鑒和參考這些成功的經驗，但是不能夠完全按照他們的方案來進行，要符合氣象局檔案室的實際情況，突出自己的文書檔案數字化特點。

（二）以資源建設為本，以服務為主

在文書檔案數字化建設的過程中，主要完成目標是將現有的原始紙制資料進行數字化處理，實現傳統紙制資料的電子檔案自動化。通過信息技術的處理，使檔案目錄以及內容更加的合理和規范化，便于調閱和查詢。也就是說數字化的根本目的是便于服務，提高利用率。文書檔案數字化為氣象局各部門的工作提供了更加快速的共享平臺，但是資源建設是根本。不然的話，文書檔案數字化只是空談，無法實現。

（三）技術標準要統一

正所謂無規矩不成方圓，氣象局在文書檔案數字化的過程中一定要建立一個統一的技術標準。不能今天一個要求明天一個要求，這樣工作根本無法開展，也無法順利進行。國外的相關制度標準已經很完善了，國內的相關技術建設的制度雖然還不健全，但是我仍然要采用國內的標準，但是可以以國外的制度為參考。這是因為，國內的技術標準是根據國內情況來制訂的，更加便于實施。

三、文書檔案數字化成果應用

伴隨著信息化建設的快速發展，氣象局的工作跟隨現代化腳步也更加的信息化，文書檔案數字化處理的建立，能夠實現檔案的快速歸檔，查詢和調閱。并且能夠提高檔案的利用率和共享，同時也利于原始紙質資源的保護，使得文書檔案信息化進程更加的完善，緊跟時代的步伐，提高氣象局檔案的管理水平，為氣象局的工作帶來便利。

四、結束語

氣象局的工作在現代化的經濟建設中越來越重要，氣象局的信息化進程也越來越快速，文書檔案在我局中的作用非常的重要，建立完善的數字化文書檔案體系，不僅能夠實現檔案工作的綜合管理，提高檔案室工作人員的效率，同時為科研人員調閱和檢索資料帶來便利，也能夠為其它單位檔案數字化提供參考和經驗。我局文書檔案數字化處理保護了紙質的原始資料，也為信息的資源共享作出了貢獻，使得我局整體信息化的步伐向前邁進了一大步。

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