人事檔案管理工作中存在的問題及對策分析

張婷

摘 要：文章首先針對當前我國社會環境中人事檔案管理工作的現狀展開了深入的分析，而后進一步在此基礎之上就如何切實推動人事檔案管理工作進一步發展，發揮人事檔案本身價值使其成為推動我國企業以及經濟發展的積極力量進行了討論，對于切實打造更為完善的人事檔案管理工作體系有著一定的積極意義。

關鍵詞：人事檔案；管理；完善

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。人事檔案不僅僅在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等方面發揮著至關重要的憑證作用，對于企業的發展同樣意義重大。當前經濟環境之下，市場的競爭越來越激烈，企業能否有效構建起核心競爭力，實現自身的發展，從根本上說仍然要有賴于員工的力量?？梢哉f在當前環境下，企業的發展與員工的發展基本已經實現了統一。在這樣的背景之下，重新對人事檔案展開審視，就會發現雖然這一方面的工作一直都得到關注和重視，但是實際上隨著經濟和社會的發展，檔案工作的價值也在逐步實現延伸。在這個價值延伸的過程中，傳統的常規人事檔案管理工作必然會呈現出一定的不足，調整勢在必行。

一、人事檔案管理工作現狀分析

人事檔案工作一直都是企業管理體系中的重要環節，并且直接關系到企業的整體發展效率和效果。隨著近年來經濟的高速發展，企業的管理層從職能和意識上都發生著轉變，對應的認識檔案管理工作，也在這樣的背景之下呈現出諸多不適特征。并且長久以來僅僅關注信息化建設，而并未對人事檔案管理工作展開更加深刻的反思，這在一定程度上甚至成為了阻礙人事檔案管理工作進一步發展的不利因素。

想要切實推動人事檔案管理工作進步，首先需要對其現存系統中的不足有一個相對深入的了解。雖然目前存在的人事檔案管理工作體系由來已久，并且對于我國企業正常工作的展開與企業整體的發展曾經具有毋庸置疑的積極價值，但是在新得時代特征之下，必須重新對其展開審視。

首先，從人事檔案的內容構成角度開，曾經計劃經濟體制之下，人才的流動也呈現出一定的弱化現象，因此人事檔案的內容也相對簡單。目前人事檔案分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定以及考察材料、政治歷史相關情況的審查材料等。對于這些材料的收集和整理，成為人事檔案管理工作的主要內容。但是就目前的情況看，人事檔案想要切實實現對于企業發展的支持作用，就必須能夠做到客觀深刻地對相關人員的狀況實現忠實反映，這其中不僅僅要包括傳統的內容，更應當包括人員在學習和工作過程中的相關評定。但是就目前的情況看，除非人員受到過重大表彰或者處罰，否則不會記錄入檔案。這種內容的收集態度對于曾經計劃經濟環境下相對穩定的人事狀態較為適用，但是在當前人才也參與市場競爭流動的狀態則會呈現出一定的不足。

其次，人事檔案作為檔案的一種特殊形式，本身必然遵從檔案的相關屬性。一直以來我國對于檔案的管理工作都傾向于對檔案資料的收集整理，而對于檔案信息的應用則相對較弱。此種狀況同樣在人事檔案管理工作領域較為突出。通常而言，人事檔案僅在重大人事派遣和變更等環境中發揮作用，這無疑抹殺了人事檔案自身的價值實現。一個良好的檔案系統不應當僅僅包括檔案信息的收集和整理，更加需要讓相關檔案信息成為對于未來工作的有力支持，切實實現對于決策的優化。

二、切實推動人事檔案管理工作優化

考慮到人事檔案本身對于當前我國企業發展的積極意義，以及目前經濟環境中出現的新局面新特征，有必要展開具有針對性的政策和措施，來面向人事檔案工作展開再建設，以期能夠通過人事檔案管理工作來實現對于企業發展的進一步支持。具體而言，有如下兩個主要方面可以作為推動人事檔案管理工作進一步成熟的著手點：

（一）加強人事檔案內容的充實

人事檔案作為相關人員狀況的忠實反映，不能僅僅局限于某些基礎情況的記錄，應當加以進一步的完善。在信息化時代之下，相關數據的獲取比之前會更加容易并且全面，因此作為人事檔案信息的收集，也應當進一步拓寬內容，使其價值實現最大化。對于大型企業而言，相關工作人員在工作過程中的階段性總結，主要以年度總結的形式出現，都應當納入到人事檔案的范疇之內。對于這一方面的工作，人事檔案管理應當保持一種開放的態度，同時對相關工作人員應當加以培訓，使其具有一種對自己的檔案積極建設的態度。唯有如此才能建設起全面完善的人事檔案系統，才能切實確保其價值。

（二）加強信息化建設與檔案信息應用

檔案管理工作的信息化建設一直都是該領域的工作重點之一，但是這種信息化建設，就目前的情況看，主要放置于既有檔案的信息化方面，即基于檔案保存的原則對既有的紙質檔案展開電子化和數字化的工作。這種狀態對于檔案工作而言并不深刻，不足以推動其價值的實現。必須認識到檔案的價值，在于對未來工作的指導，進一步具體在人事檔案管理工作領域中，就是通過人事檔案的建立與完善，形成對于個體信息體系的充實，從而從檔案的角度形成對于個體的完整描述。而這種描述如果不能對未來決策和工作產生積極意義，仍然不是實現檔案價值的體現，因此應當進一步加強信息化建設，其工作重點不僅僅在于信息的收集和整理，更應當注重相關信息的應用，讓相關工作人員能夠擁有合理的數據接口，以合理的身份和權限對檔案信息實現訪問，從而了解到相關工作人員的特征，優化企業環境內的人員配置。

三、結論

人事檔案管理工作體系的完善與否，直接關系到當前企業工作的整體效率，對于企業綜合競爭能力的提升存在著毋庸置疑的積極價值。對此，必須明確認識到人事檔案管理工作現存的不足，并且展開不斷地優化，才能切實推動其成熟，推動企業的發展。

參考文獻：

[1]梅園等.人事檔案誠信面面觀[J].檔案學通訊， 2004（3）.

[2]王宇暉.中美檔案專業教育比較研究[J].秘書之友， 2004（5）.

[3]魯瑤.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊，2006（4）.