人力資源視角下人事檔案管理工作優化

張婷

摘 要：文章首先針對當前階段，我國企業環境中人事檔案管理工作的現狀以及不足展開必要的分析，而后進一步在此基礎之上，就如何切實推動人事檔案管理工作的建設與優化，使其成為人力資源管理系統，乃至于整個組織管理工作體系的重要支持力量加以討論，對于推動檔案自身價值的實現同樣意義重大。

關鍵詞：人力資源；人事檔案；管理；優化

當前時代市場競爭日益激烈，企業想要實現自身的發展，歸根結底還是要將動力落在人這一重要資源元素之上。只有企業環境中人的發展，才能推動企業的發展，也才能有效塑造企業的核心競爭力，因此人力資源管理工作的核心，也正在于此。人事檔案管理和人力資源管理從職能層面看是一個有機的整體，二者相輔相成共同發展。一直以來，人事檔案工作都承擔著為人力資源管理提供必要依據的重要職責，并且成為企業環境中知識管理的重要支柱。但是在新的時代環境之下，人事檔案并未實現有效的與時俱進，也因此成為企業管理工作體系中的短板。

一、當前人事檔案管理工作現狀分析

現階段，人事檔案管理工作相對而言存在諸多不足，這些不足通常并非人事檔案管理工作自身的退化，而更多表現為不能保持與企業整體環境共同進步。尤其是在人力資源管理的視域之下，這種不足就顯得尤為突出，而同時也必須承認，正是這種不足，成為推動人事檔案管理工作縱深發展的重要力量。總體而言，有如下幾個方面問題，成為人事檔案管理工作領域，阻礙人力資源工作深入的突出表現。

首先，人事檔案的發展更多是一種傳承，這種傳承的狀態決定了人事檔案管理工作仍然圍繞管理與控制而展開，這對于當前組織環境而言明顯已經不再適用。人事檔案的管理工作目前更多僅僅是負責檔案的保管，以一種被動的姿態實現檔案的接收，而對于檔案的利用并沒有加以重視。但是當前企業環境中，檔案作為一種重要的資料，其自身的價值只有在不斷的利用過程中才能體現出來，但是當前人事檔案并沒有實現其應有的價值，更多體現出一種“只進不出”的特征。

其次，人事檔案管理工作沒有與人力資源管理體系保持一致。人力資源管理工作一方面以組織的利益作為中心，另一個方面將人自身的發展視為重要的目標進行推動，而人事檔案管理工作通常表現為僅服務組織需要，而對于人自身的發展需要保持一種相對的漠視態度，從而對于人的發展沒有發揮應用的推動作用。

最后，從機構的設置角度看，負責人事檔案管理工作的部門相對而言比較獨立，與其他相關人力資源部門以及工作人員的聯系并不緊密。這種狀況同樣來源于對傳統的傳承，但是卻會因此造成人事檔案管理工作與企業管理工作體系的脫節，進一步影響到檔案本身的價值發揮。

二、切實推動人事檔案管理工作發展

一直以來認識檔案都是企業管理工作中不容忽視的重要元素，其價值的深入發揮，直接關系到企業的發展與人的發展，因此必須給予充分的重視。在這樣的思路之下，有如下兩個方面的工作亟待引起關注：

（一）建立開放人事檔案體系

只有開放的態度，才能推動人事檔案管理工作發展，也才能發揮人事檔案自身的價值。對于開放而言，首先應當從檔案信息的收錄方面保持開放。傳統的人事檔案管理工作通常僅僅包括比較少的信息，諸如培訓以及崗位變動，以及重大處分和獎勵等才會記錄在內。但是當前社會環境之下，組織環境中的員工無論是學習還是工作，都會更加具有主動意識，對應的檔案信息也應當保持開放態度積極將相關信息納入到檔案體系中來，唯有如此才能通過檔案實現對于一個人的盡量完整的反映，也只有這樣的檔案才是具有積極價值的檔案體系。其次，從應用的角度看，人事檔案管理工作一直都將檔案信息放置于相對閉塞的環境中，只有少部分管理人員可以看到。這種狀態一方面失去了對于檔案信息以及相關工作的監督，更為重要的在于無法在實際的工作過程中有效發揮檔案的價值。在當前信息環境之下，應當視檔案信息的敏感程度適當開放，便于相關工作人員以及檔案主人查詢，一方面實現相關信息準確程度的提升，另一個方面也能夠有效體現其應有價值。

（二）建立完整完善的人事檔案管理體系

對于檔案管理工作的進一步完善，是人事檔案管理工作的必然發展方向，在這一層面同樣存在兩個方面的主要問題。其一在于需要讓人事檔案管理工作與人力資源管理工作保持高度的契合狀態，協同發揮作用；其二則在于需要以科學的眼光看待人事檔案管理工作的發展，使其符合事物發展的一般規律，從而幫助實現檔案的自身價值。對于前者而言，應當從企業發展的角度明確人力資源管理工作的價值和整體發展目標，并且以此作為指導人事檔案管理工作深入開展的重要武器。而對于后者，則需要以科學的發展觀看待人事檔案管理工作，以發展的態度看待當前檔案管理領域的形勢，結合社會和組織的發展，進一步落實人事檔案未來的發展方向，避免出現發展過程中的偏差。

三、結論

人事檔案管理工作對于企業而言，有著不容忽視和替代的價值，只有深入分析其現有狀況，并且以科學的眼光看待其發展，才能找到人事檔案管理工作的方向，才能推動其實現發展。實際工作中，只有不斷發現認識檔案管理工作中存在的不足和問題，并且切實提出對應的建議和措施，注意加以落實，積極收集反饋信息，才有可能獲取到良好的效果。

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