房產(chǎn)檔案信息化管理探索

徐光

摘 要：文章首先分析了房產(chǎn)檔案信息化管理的概念與特征，分別從數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸兩方面來進(jìn)行。其次對(duì)信息化管理落實(shí)過程中存在的問題進(jìn)行總結(jié)，并探討出有效的決絕方案，幫助提升房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量，員工個(gè)人技能也能有所進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；信息化；檔案管理

一、房產(chǎn)檔案信息化管理的概念及特點(diǎn)

（一）檔案資料存儲(chǔ)的數(shù)字化

房產(chǎn)檔案管理技術(shù)在不斷的發(fā)展進(jìn)步，針對(duì)傳統(tǒng)管理方法中存在的風(fēng)險(xiǎn)問題，工作人員廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)，在資料存儲(chǔ)上做出創(chuàng)新，數(shù)字化檔案在管理階段不會(huì)出現(xiàn)丟失問題。工作人員也可以根據(jù)需求對(duì)檔案進(jìn)行備份處理，確保檔案在使用過程中的安全性。

（二）檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化

在信息查閱與移送環(huán)節(jié)中也發(fā)生了明顯的變化，需要對(duì)檔案中的房產(chǎn)信息進(jìn)行查看時(shí)，可以在計(jì)算機(jī)設(shè)備上完成，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)信息共享。能夠減少檔案查找所用時(shí)間，對(duì)電子信息進(jìn)行閱讀也不會(huì)出現(xiàn)損壞或者是遺失的情況，這是信息化技術(shù)中獨(dú)有的特征，能夠減輕工作人員壓力，傳統(tǒng)管理方式中遺漏的問題也得到了很好的解決。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題

（一）重視程度不夠

房產(chǎn)檔案應(yīng)用廣泛，在社會(huì)發(fā)展中充當(dāng)著重要角色。但管理人員對(duì)這部分工作重視程度卻沒有達(dá)到需求標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于基層工作人員缺乏制度的約束，房產(chǎn)檔案管理工作開展過程中也常常會(huì)出現(xiàn)更新不及時(shí)，原始資料損壞的情況，對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用帶來了嚴(yán)重影響。老員工對(duì)先進(jìn)技術(shù)接收能力差，計(jì)算機(jī)操作技術(shù)也不夠熟練，阻礙檔案信息高效使用。

（二）缺乏先進(jìn)的房產(chǎn)檔案管理理念

檔案管理工作人員長(zhǎng)時(shí)間在固定的工作模式下，思想不容易轉(zhuǎn)變，當(dāng)工作方式需要?jiǎng)?chuàng)新時(shí)，很難在短時(shí)間內(nèi)接受新的管理方式。導(dǎo)致技術(shù)不能在基層得到落實(shí)，為檔案使用階段留下了安全隱患。信息化管理理念中，對(duì)于檔案內(nèi)的房產(chǎn)信息，也不能及時(shí)更新。

（三）檔案管理員專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理人員多數(shù)沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，工作技能是從經(jīng)驗(yàn)中總結(jié)出來的，并不具備科學(xué)依據(jù)。受員工素質(zhì)影響，信息化管理方式很難在基層開展。落實(shí)程度不足導(dǎo)致新舊管理方式共同的現(xiàn)象。崗位競(jìng)爭(zhēng)小，從業(yè)人員更是安于現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新精神，工作任務(wù)完成后不會(huì)再進(jìn)行質(zhì)量提升。這一現(xiàn)狀直接影響到房產(chǎn)檔案的管理。

三、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息化管理的對(duì)策

（一）高度重視房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)

房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，順利實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)系統(tǒng)工程關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)管理人員的重視。房產(chǎn)檔案管理信息化需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，需要建設(shè)綜合化網(wǎng)絡(luò)，需要投入大量的資金，沒有足夠的資金作保障，所有的工作都無從談起。因此，房產(chǎn)檔案管理信息化工作，必須得到行業(yè)主管部門、檔案管理部門的重視和支持。同時(shí)，房產(chǎn)檔案的各級(jí)管理人員都應(yīng)該高度重視信息化建設(shè)工作，把房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)當(dāng)作一項(xiàng)重要的工作來做好。

（二）提高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

提高房產(chǎn)檔案管理工作者的素質(zhì)，是加速房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)步伐、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，增強(qiáng)對(duì)信息的概念、作用和檔案信息化的重要意義的認(rèn)識(shí)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是信息化素養(yǎng)的培訓(xùn)。幫助他們樹立改革意識(shí)、科技意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等一系列全新的觀念。

（三）完善房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)

信息歸集系統(tǒng)是全面、準(zhǔn)確地收集房屋產(chǎn)權(quán)的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)信息，形成房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的工作系統(tǒng)。完善信息歸集系統(tǒng)主要要做到兩點(diǎn)，一是要保證信息資料的準(zhǔn)確性和全面性，二是要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)存的信息，保證房產(chǎn)檔案信息與房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)情況同步。

信息檢索系統(tǒng)是房產(chǎn)檔案輸出和利用的系統(tǒng)，建立房產(chǎn)數(shù)字檔案的目的主要就是檢索方便，利用和管理方便。要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立一個(gè)多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫(kù)存可以將房屋地址、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等與房屋產(chǎn)權(quán)管理相關(guān)的每一個(gè)要素作為檢索條件，并建立多級(jí)檢索系統(tǒng)，從而提供方便、快捷的檢索服務(wù)。

數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)是發(fā)揮房產(chǎn)檔案管理的政策咨詢功能的一個(gè)系統(tǒng)。因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案信息不僅要滿足房屋產(chǎn)權(quán)交易和咨詢的需要，而且也應(yīng)該為政府職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)，所以必須建立完整的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便對(duì)房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行多角度、多方面的分析、整理和利用，從而為政府適當(dāng)運(yùn)用宏觀調(diào)控手段，調(diào)整房地產(chǎn)市場(chǎng)的結(jié)構(gòu)、保證房地產(chǎn)市場(chǎng)的平衡，保證房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展提供準(zhǔn)確、科學(xué)的決策信息。

信息安全系統(tǒng)是保證房屋產(chǎn)權(quán)信息完整保存，不被損壞或丟失，不被非法篡改和利用的保障系統(tǒng)。數(shù)字檔案的安全保存存在許多技術(shù)上的問題。房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)充分研究房產(chǎn)數(shù)字檔案保存可能存在的諸多危險(xiǎn)因素，做到防微杜漸，并做好充分的技術(shù)保障。

（四）完善房產(chǎn)數(shù)字檔案管理的法律與制度

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和廣大人民群眾法制觀念的不斷增強(qiáng)，涉及到房產(chǎn)方面的民事案件和刑事案件不斷增多?，F(xiàn)有的檔案法律法規(guī)和有關(guān)制度，一方面存在對(duì)新興的數(shù)字檔案管理的適應(yīng)性問題，同時(shí)檔案管理事業(yè)的發(fā)展日新月異，不斷地提出法律和制度方面的要求，因而關(guān)于房產(chǎn)檔案管理工作的法律和制度建設(shè)問題擺在我們面前。房產(chǎn)數(shù)字檔案資料是由產(chǎn)權(quán)人提供的歷史記錄和依據(jù)，既具有私人權(quán)益屬性，又屬于社會(huì)財(cái)富。所以在查閱、利用方面時(shí)常出現(xiàn)一些矛盾和沖突，為此，在查閱、利用房產(chǎn)數(shù)字檔案問題上，應(yīng)盡快建立健全相關(guān)法律依據(jù)和規(guī)章制度，在完善管理措施的基礎(chǔ)上，把檔案用活，最大限度地發(fā)揮房產(chǎn)檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

四、小結(jié)

房產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。盡管目前還存在一些不容忽視的問題，但只要采取必要的措施長(zhǎng)抓不懈，必將大大提高檔案資源的開發(fā)與利用效率，提高房產(chǎn)檔案管理的信息化水平。

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