學校檔案資料管理工作的方法研究

謝美蘭

摘 要：檔案資料是自形成之日起具有文件性質和參考價值的原始信息，對于學校而言，檔案資料具有非常重要的價值和作用。為了使其價值和作用能夠得以最大限度的發揮，學校必須對檔案資料的管理工作予以足夠的重視，并采取合理可行的方法提高檔案資料的管理效率和質量。基于此點，本文首先簡要闡述了學校檔案資料的重要價值和作用，并在此基礎上提出學校檔案資料管理的有效途徑和方法。

關鍵詞：學校；檔案資料；管理方法

一、學校檔案資料的重要價值和作用

對于學校而言，檔案資料的價值和作用具體體現在如下幾個方面：

（一）是學校發展史的見證

學校的檔案資料是對學校不同時期開展的各種活動的真實記錄，是對學校整個發展階段的見證，它對學校的發展具有積極的推進作用。檔案資料涉及的內容多且廣，具體包括：學校建設、文件資料、教育教學資料、優秀課堂教學實踐以及與學生有關的資料等等，可以說檔案資料是一所學校最為重要的信息資源，其本身的價值及在學校中的地位是非常高的，所以必須重視檔案資料的管理，只有這樣，才能使其作用與價值得以最大程度地發揮。

（二）是教學實踐的總結

學校的檔案資料當中匯集了大量的知識成果，這些成果對于學校而言具有較大的開發利用價值，通過對檔案資料的深入分析，能夠全面了解并掌握學校在教育教學工作中取得的成績和改革情況，由此能夠為新時期學校的建設發展提供參考依據，不僅有助于促進學校外在形象的提升，而且有利于推動學校價值觀的發展。

（三）是對學校進行評價的依據

學校的檔案資料能夠為上級教育部門對本校進行審查時，提供詳實、準確、可靠的評價依據。審查人員通過學校的檔案資料能夠對學校的發展情況有一個大體的了解，并在此基礎上，針對學校發展中存在的不足之處，提出改進的建議，有助于促進學校的改善及后期發展。

二、學校檔案資料管理的有效途徑和方法

由于學校的檔案資料具有非常重要的價值和作用，因此，必須采取有效的方法加強對檔案資料的管理，以此來確保檔案資料的作用能夠得以最大程度的發揮。

（一）建立健全檔案資料管理的制度體系

為了確保學校檔案資料管理工作的有序開展，學校應當建立健全與檔案資料管理有關的制度體系，使管理工作有章可循、有制度可依。首先，學校應當設定科學合理的檔案管理目標，在此基礎上構件符合本校檔案資料管理需求的規章制度，如檔案資料管理實施細則、檔案資料管理人員工作職責、檔案室管理規章制度等等。其次，相關規章制度建立完畢后，必須保證制度的有效落實，尤其是在檔案資料的日常管理工作中，管理人員應當嚴格按照制度的規定要求開展工作，這樣才能使制度發揮出應有的作用，也才能促進檔案資料管理水平和質量的提升。

（二）檔案資料網絡化管理

在當前的新形勢下，學校應當對現有的檔案資料管理模式進行創新，積極采用網絡化的管理方式，這有助于促進管理效率的提高。首先，為實現檔案資料的網絡化管理，學校應當加快檔案資料數據庫的建設速度。在設計數據庫的過程中要全面綜合考慮，不能簡單地將單機數據庫向網絡中轉移，而是要對單機數據庫中不合理的地方進行優化改進。其次，當數據庫建立完成后，可將工作的重點放在檔案資料電子文本的收集上，并采取紙質文本與電子文本的同時收集，由此不但能夠解決現有檔案資料再次數字化的問題，而且還能節省相關的資源。再次，應用云技術。這是以計算機網絡為依托的先進技術，借助云計算信息處理平臺，可對本地信息資源的建設加以規范，并實現資源最大程度的共享。學校可以按照檔案資料管理的工作重點，將一些較為重要且保密級別較高的檔案資料上傳至校內的公共云中，這樣既能提高檔案資料的安全性，而且還便于長期保存。

（三）加大檔案資料管理隊伍建設力度

檔案資料管理人員應當熟練掌握計算機、網絡、信息等技術的操作使用，以便更快、更好地開展檔案資料管理工作。鑒于此，學校必須不斷提升檔案資料管理人員的綜合素質和專業水平。首先，學校應當對檔案管理隊伍進行結構優化，在人才的選聘上，要多引進一些具有文化專業知識和專業技能的人才，借此來為檔案資料管理隊伍注入新鮮的活力。其次，在人才的使用方面，應當積極嘗試使用具有專業技術特長的年輕人才，并通過教育的方式引導他們改掉自身的缺點、完善不足，從而發揮出自身的長處和優點，提高檔案資料管理的工作效率和質量。再次，因檔案資料管理工作具有連續性強、環節多等特點，所以學校要穩定檔案資料管理隊伍，尤其是要避免管理人員的頻繁調動，以免影響檔案管理工作的有序開展。最后，要加強對在職檔案資料管理人員的培訓和職業道德教育，使其不斷提高自身的專業技術水平，并能夠在工作中做到盡職盡責，有助于檔案資料管理效率和質量的進一步提升。

三、結論

綜上所述，學校檔案資料管理是一項較為復雜且系統的工作，由于檔案資料涉及的內容、范圍較廣，從而給管理工作增添了一定難度。為此，學校應當建立健全與檔案資料管理有關的制度體系，并對現有的管理方式和方法進行創新，積極采用先進的現代化技術，同時，還要不斷提高檔案管理人員的素質和專業水平，只有這樣，才能確保檔案資料管理工作有序開展，也才能使其作用得以充分發揮。

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